Wyobraź sobie firmę „IndustrialPartsCo”, hurtowego dostawcę komponentów przemysłowych. Ich platforma e-commerce B2B, kiedyś nowoczesna, dziś nie nadąża za rozwojem biznesu. Strona działa wolno, integracje z ERP zawodzą, a klienci oczekują personalizacji, której system nie jest w stanie zaoferować. Konkurencja odjeżdża, oferując lepsze doświadczenia. Brzmi znajomo?

To sygnał, że nadszedł czas na replatforming – strategiczną zmianę platformy e-commerce. To jednak znacznie więcej niż projekt IT. To transformacja, która dotyka procesów sprzedaży, logiki cenowej i doświadczeń klienta. Jak przeprowadzić ją sprawnie i skutecznie? Oto praktyczny przewodnik dla firm B2B.

Krok 1: Zdefiniuj problem i określ cele biznesowe

Zanim zaczniesz szukać nowej technologii, odpowiedz na fundamentalne pytanie: dlaczego to robimy i co chcemy osiągnąć?

Typowe sygnały, że potrzebujesz replatformingu:

• Słaba wydajność: Strona działa wolno, zwłaszcza przy dużym ruchu lub skomplikowanych zamówieniach.

• Brak kluczowych funkcji B2B: Nie możesz wdrożyć indywidualnych cenników, wielopoziomowych kont użytkowników czy skomplikowanych reguł zamawiania.

• Problemy z integracją: Połączenie z systemem ERP, CRM czy PIM jest niestabilne lub niemożliwe.

• Wysokie koszty utrzymania: Zespół IT spędza więcej czasu na "gaszeniu pożarów" i obchodzeniu ograniczeń systemu niż na jego rozwoju.

• Niezadowolenie klientów: Użytkownicy narzekają na trudności w wyszukiwaniu produktów, skomplikowany proces zakupowy i porzucają koszyki.

Jak zdefiniować mierzalne cele (KPI)?
Zamiast ogólnego "chcemy, żeby było lepiej", określ konkretne, mierzalne cele. Na przykład:

• Skrócenie średniego czasu składania zamówienia o 30%.

• Zwiększenie współczynnika konwersji o 15%.

• Zmniejszenie liczby zapytań do działu obsługi klienta o 20% dzięki lepszej informacji produktowej.

• Umożliwienie strategii omnichannel poprzez integrację z nowymi kanałami sprzedaży.

Krok 2: Powołaj interdyscyplinarny zespół projektowy

Replatforming to nie jest zadanie wyłącznie dla działu IT. Sukces zależy od ścisłej współpracy biznesu i technologii.

Kto powinien znaleźć się w zespole?

• Product Owner / Kierownik Projektu (Biznes): Osoba, która zna procesy sprzedażowe, potrzeby klientów i jest odpowiedzialna za realizację celów biznesowych.

• Architekt IT / Lider Techniczny: Ekspert znający obecną architekturę, jej ograniczenia i możliwości technologiczne.

• Specjalista ds. Danych Produktowych (PIM/PXM): Kluczowa rola, jeśli firma zarządza skomplikowanym katalogiem produktów.

• Przedstawiciele kluczowych działów: Sprzedaż, marketing, obsługa klienta, logistyka – ich głos zapewni, że nowa platforma rozwiąże realne problemy operacyjne.

Pro Tip: Jeśli w firmie brakuje kompetencji do prowadzenia tak złożonego projektu, rozważ zaangażowanie zewnętrznego partnera wdrożeniowego, który specjalizuje się w e-commerce B2B.

Krok 3: Przeprowadź audyt i uporządkuj dane produktowe

Zanim zbudujesz nowy dom, musisz dokładnie ocenić fundamenty i posprzątać bałagan.

Audyt Techniczny i Użytkowy:

• Technologia: Oceń architekturę obecnego systemu (monolit vs. headless), jakość kodu i tzw. "dług technologiczny".

• Integracje: Zmapuj wszystkie połączenia z systemami zewnętrznymi (ERP, CRM, WMS) i oceń ich stabilność.

• Doświadczenie Użytkownika (UX): Przeanalizuj ścieżkę zakupową klienta. Gdzie napotyka problemy? Co go frustruje? Wykorzystaj dane analityczne i bezpośrednie rozmowy z klientami.

• Procesy wewnętrzne: Porozmawiaj z pracownikami, którzy na co dzień korzystają z systemu. Jakie zadania sprawiają im trudność? Gdzie są wąskie gardła?

Kluczowy Element: Zarządzanie Informacją Produktową (PIM/PXM)
Chaos w danych produktowych (niespójne opisy, błędy w specyfikacjach, brakujące zdjęcia) może zniweczyć najlepszy projekt replatformingu.

• Problem: Firmy często przechowują dane w wielu miejscach (Excel, ERP, foldery), co prowadzi do błędów i niespójności.

• Rozwiązanie: Rozważ wdrożenie dedykowanego systemu PIM (Product Information Management), np. Pimcore lub Akeneo, jeszcze przed lub równolegle z replatformingiem.

• Korzyści z PIM:

  • Jedno źródło prawdy: Centralizuje wszystkie dane produktowe (opisy, atrybuty, multimedia, dokumenty).

  • Lepsza jakość danych: Firmy korzystające z PIM notują nawet o 40% mniej zwrotów dzięki dokładniejszym informacjom.

  • Płynna migracja: PIM może zasilać danymi jednocześnie starą i nową platformę, zapewniając ciągłość biznesową.

  • Fundament dla PXM: Uporządkowane dane to podstawa dla Product Experience Management (PXM) – strategii dostarczania klientom spersonalizowanych i kontekstowych doświadczeń produktowych.

Krok 4: Wybierz nową platformę i zaplanuj architekturę

Mając pełen obraz potrzeb, możesz przystąpić do wyboru technologii.

Jaką platformę wybrać?
W B2B najlepiej sprawdzają się platformy zaprojektowane z myślą o tym sektorze lub oferujące silne moduły B2B. Oceń kandydatów na podstawie kryteriów:

• Funkcjonalność B2B: Czy platforma natywnie wspiera indywidualne cenniki, zamówienia hurtowe, role użytkowników, integracje z systemami e-procurement?

• Model licencyjny: SaaS vs. Open-Source – co lepiej pasuje do Twoich potrzeb i zasobów?

• Elastyczność i skalowalność: Czy platforma pozwoli na przyszły rozwój i customizację?

• Ekosystem: Czy istnieje aktywna społeczność deweloperów i dostępni są partnerzy wdrożeniowi?

• Przykłady platform: Rozważane mogą być rozwiązania takie jak OroCommerce, Adobe Commerce (Magento), Sylius, a w pewnych scenariuszach Shopware czy Salesforce B2B Commerce.

Jak zaplanować architekturę (Monolit vs. Headless)?

• Monolit: Tradycyjne podejście, gdzie front-end i back-end są ze sobą ściśle powiązane. Prostsze we wdrożeniu, ale mniej elastyczne.

• Headless / Composable Commerce: Nowoczesna architektura, w której warstwa prezentacji (front-end) jest oddzielona od logiki biznesowej (back-end). Zapewnia ogromną elastyczność, ułatwia sprzedaż omnichannel i pozwala na szybsze wdrażanie innowacji.

Krok 5: Stwórz szczegółowy plan migracji i harmonogram

Diabeł tkwi w szczegółach. Precyzyjny plan to klucz do minimalizacji przestojów i ryzyka.

Plan migracji danych:

• Co migrujemy? Katalog produktowy, dane klientów, historię zamówień, indywidualne cenniki.

• Jak migrujemy? Zdefiniuj metodę (pliki CSV, skrypty, API) i przeprowadź migracje testowe.

• Kiedy migrujemy? Rozważ migrację iteracyjną (stopniową) zamiast jednego "wielkiego wybuchu" w dniu startu.

Plan projektu:

• Harmonogram: Określ kamienie milowe (development, testy, szkolenia, go-live) i uwzględnij bufor na nieprzewidziane opóźnienia.

• Przekierowania 301: Przygotuj mapę przekierowań starych adresów URL na nowe, aby nie stracić wypracowanego SEO.

• Budżet: Oszacuj pełne koszty: licencje, wdrożenie, utrzymanie i zaangażowanie własnego zespołu.

Krok 6: Przeprowadź testy, szkolenia i zarządzaj zmianą

Przed startem nowej platformy nic nie może być pozostawione przypadkowi.

Wieloetapowe Testy:

1. Testy funkcjonalne (QA): Sprawdzenie, czy wszystkie moduły i integracje działają zgodnie z założeniami.

2. Testy migracji danych: Weryfikacja, czy wszystkie dane zostały przeniesione poprawnie i kompletnie.

3. Testy wydajności i bezpieczeństwa: Symulacja dużego ruchu i audyt bezpieczeństwa.

4. Testy akceptacyjne użytkowników (UAT): Zaangażuj wybranych klientów i pracowników do przetestowania nowej platformy w praktyce. To najlepszy sposób na wychwycenie problemów z użytecznością.

Szkolenia i Zarządzanie Zmianą:

• Szkolenia: Przygotuj dedykowane szkolenia dla różnych grup pracowników (administratorzy, obsługa klienta, marketing).

• Komunikacja: Wyjaśnij zespołowi i klientom, dlaczego wprowadzana jest zmiana i jakie korzyści przyniesie. Dobra komunikacja buduje zaangażowanie i minimalizuje opór.

Krok 7: Uruchom platformę i planuj ciągłą optymalizację

Moment startu to początek nowego etapu, a nie koniec projektu.

W Dniu Uruchomienia (Go-Live):

• Monitorowanie: Śledź kluczowe wskaźniki (wydajność, błędy, konwersja) w czasie rzeczywistym.

• Wsparcie: Zapewnij wzmożone wsparcie techniczne i biznesowe, aby szybko reagować na ewentualne problemy.

• Plan awaryjny: Miej przygotowany scenariusz na wypadek poważnych problemów.

Po Wdrożeniu:

• Zbieraj feedback: Słuchaj głosu klientów i pracowników, aby identyfikować obszary do dalszych ulepszeń.

• Optymalizuj: Analizuj dane i regularnie wprowadzaj usprawnienia (tzw. "quick wins").

• Realizuj roadmapę: Wdrażaj kolejne funkcjonalności zgodnie z długoterminową strategią rozwoju (np. nowe rynki, aplikacja mobilna, moduły AI).

Dobrze przeprowadzony replatforming B2B to inwestycja, która odblokowuje potencjał firmy, poprawia efektywność operacyjną i buduje przewagę konkurencyjną na lata.