**Jak w Holzpiloten usprawniliśmy procesy dzięki nowemu CRM?**

Zautomatyzowane zarządzanie zamówieniami dla producenta mebli na wymiar

Wytwórca unikalnych mebli z drewna i stali

Holzpiloten to niemiecki producent mebli z litego drewna na wymiar. Firma specjalizuje się w tworzeniu unikalnych, personalizowanych mebli, które łączą drewno i stal. Dzięki szerokiej gamie konfigurowalnych produktów, Holzpiloten oferuje klientom tysiące możliwych kombinacji, aby sprostać ich indywidualnym potrzebom i preferencjom.

Wyzwanie

Holzpiloten stanęło przed koniecznością zintegrowania złożonego procesu zamówień w jednym, efektywnym systemie. Potrzebowali CRM, który mógłby obsługiwać zamówienia, zarządzać płatnościami, logistyką oraz integrować dane z Pimcore - ich platformy e-commerce. Kluczowym elementem była również możliwość edytowania zamówień oraz generowania faktur i dokumentów dostawy poprzez integrację z systemem księgowym.

Brzmi znajomo?

Rozwiązanie

Firma LemonMind wdrożyła kompleksowy system CRM oparty na platformie Pimcore oraz autorskiej aplikacji webowej. System ten został zintegrowany z EasyBill, co usprawniło procesy sprzedażowe i logistyczne Holzpiloten.

Jak przebiegał projekt?

Integracja z Pimcore

W pierwszym etapie system CRM został w pełni zintegrowany z istniejącą platformą Pimcore. Dzięki temu każde nowe zamówienie złożone w sklepie internetowym automatycznie trafiało do CRM. Równocześnie wszystkie dane dotychczasowych klientów zostały przeniesione do nowego systemu.

Sprawdzenie i edycja zamówień

Następnie, CRM został wyposażony w funkcję edytowania zamówień. Użytkownicy mogli modyfikować atrybuty produktów, a wszelkie zmiany były rejestrowane, zapewniając pełną historię edycji. Po weryfikacji zamówień generowane były faktury poprzez EasyBill.

Statusy płatności

System CRM zaczął śledzić statusy płatności, umożliwiając łatwą identyfikację zamówień z otwartymi płatnościami, zaliczkowymi oraz w pełni opłaconych. Lista statusów była konfigurowalna i mogła być aktualizowana ręcznie przez pracowników.

Zarządzanie dostawami

Kolejny krok obejmował generowanie zamówień do dostawców zewnętrznych oraz przygotowywanie dokumentów dostawy. Gdy produkty docierały do magazynu, system umożliwiał rejestrowanie przyjętych produktów oraz dodawanie komentarzy i zdjęć.

Obsługa klienta i komunikacja

Na końcu, CRM został wzbogacony o moduł zarządzania komunikacją e-mailową i komentarzami, co umożliwiło przechowywanie pełnej historii kontaktów z klientami. Funkcja "Happy Call" pozwalała monitorować satysfakcję klientów po dostawie.

Rezultaty

Wdrożenie systemu CRM przez LemonMind przyniosło Holzpiloten liczne korzyści. Automatyzacja wielu procesów zredukowała czas i koszty operacyjne związane z obsługą zamówień. Możliwość śledzenia i edytowania zamówień w czasie rzeczywistym wpłynęła na poprawę dokładności i szybkość realizacji zamówień. Centralizacja komunikacji i historii zamówień pozwoliła na bardziej spersonalizowaną obsługę klienta. Bezproblemowa integracja e-commerce i CRM z EasyBill umożliwiła efektywne zarządzanie różnymi etapami realizacji zamówień. Dzięki temu, firma mogła skupić się na dostarczaniu wysokiej jakości produktów, jednocześnie zwiększając satysfakcję klientów.

Zwiększona efektywność

Lepsza kontrola

Poprawa jakości obsługi klienta

Integracja z zewnętrznymi systemami

Podsumowanie

Wdrożenie CRM przez LemonMind dla Holzpiloten stanowiło kluczowy krok w optymalizacji procesów sprzedażowych i logistycznych. Nowy system pozwolił na skuteczniejsze zarządzanie zamówieniami i komunikacją z klientami, co przyczyniło się do wyższej satysfakcji klientów i poprawy efektywności operacyjnej. Integracja z zewnętrznymi systemami usprawniła płynność operacji, minimalizując błędy i opóźnienia. Dzięki temu, Holzpiloten może teraz lepiej odpowiadać na potrzeby rynku, jednocześnie rozwijając swoją ofertę produktów. To wdrożenie stanowi doskonały przykład, jak technologia może wspierać i rozwijać tradycyjne rzemiosło, przynosząc wymierne korzyści zarówno firmie, jak i jej klientom.

Najczęściej zadawane pytania: Wdrożenie CRM w firmie B2B

Trello i Excel to świetne narzędzia, ale nie zostały zaprojektowane do budowania relacji. Nie przechowują historii komunikacji (e-maili, telefonów), nie przypominają automatycznie o follow-upach i nie pozwalają na zaawansowane raportowanie lejków sprzedaży. Wdrożenie profesjonalnego CRM, takiego jak HubSpot, pozwala przejść od "zarządzania zadaniami" do "zarządzania procesem", co przy skali kilkudziesięciu leadów miesięcznie jest kluczowe dla zachowania płynności sprzedaży.

Przykład firmy Holzpiloten pokazuje, że tak. Branże tradycyjne często zyskują na cyfryzacji najwięcej, ponieważ ich procesy są zazwyczaj oparte na "ręcznym sterowaniu". CRM pozwala uporządkować specyficzne dla B2B etapy, takie jak długie negocjacje, ofertowanie czy obsługa powtarzalnych zamówień, niezależnie od tego, czy sprzedajesz oprogramowanie, czy tarcicę.

W przypadku podstawowej konfiguracji (migracja bazy kontaktów, ustawienie lejków sprzedaży, podpięcie skrzynek mailowych), wdrożenie MVP (Minimum Viable Product) zajmuje zazwyczaj od 2 do 4 tygodni. Pełna automatyzacja procesów marketingu i sprzedaży to proces ciągły, ale pierwsze efekty operacyjne widoczne są już w pierwszym miesiącu użytkowania.

Zdecydowanie tak. Jedną z głównych korzyści z migracji z narzędzi typu Trello jest dostęp do analityki. W CRM automatycznie generują się raporty dotyczące wartości lejka sprzedaży (Pipeline Value), skuteczności poszczególnych handlowców oraz źródeł pozyskania klientów. Dzięki temu decyzje biznesowe podejmujesz w oparciu o twarde dane, a nie intuicję.

Tak, HubSpot posiada otwarte API i bogatą bibliotekę gotowych integracji. Jako LemonMind często łączymy CRM z systemami PIM (Product Information Management). Dzięki temu handlowcy widzą w CRM dokładnie te same, aktualne dane produktowe, co klienci w sklepie internetowym, co ułatwia tworzenie precyzyjnych ofert handlowych bezpośrednio z poziomu systemu CRM.

Zapytaj co możemy zrobić dla Twojej firmy

Martin Broda

[email protected]

+48 723 395 567