PXM a zgodność z regulacjami

Wprowadzenie

Product Experience Management (PXM) to podejście i zestaw narzędzi służących do centralnego zarządzania wszystkimi danymi i treściami o produkcie w celu zapewnienia spójnych, atrakcyjnych doświadczeń produktowych klientów we wszystkich kanałach sprzedaży. PXM łączy funkcjonalności systemów takich jak Product Information Management (PIM), Digital Asset Management (DAM) i Master Data Management (MDM), aby gromadzić, wzbogacać i dystrybuować informacje o produktach w sposób dostosowany do kontekstu i potrzeb odbiorców. Dzięki PXM firmy mogą dostarczać klientom spersonalizowane i aktualne informacje o produktach, niezależnie od rynku czy kanału komunikacji, co przekłada się na lepsze zrozumienie oferty i wyższy poziom zaufania klientów.

EU Digital Product Passport (DPP) (pol. Cyfrowy Paszport Produktu) to nowe wymogi regulacyjne Unii Europejskiej wprowadzane w ramach Europejskiego Zielonego Ładu i rozporządzenia o ekoprojekcie dla zrównoważonych produktów (Ecodesign for Sustainable Products Regulation, ESPR). Wymagają one, aby niemal każdy fizyczny produkt sprzedawany na rynku UE posiadał cyfrowy paszport – czyli elektroniczny zapis kluczowych informacji o produkcie na temat jego pochodzenia, składu, wpływu na środowisko i innych cech istotnych z punktu widzenia zrównoważonego rozwoju​. Paszport ma formę unikalnego identyfikatora (np. kodu QR lub NFC) przypisanego do produktu, po zeskanowaniu którego uzyskuje się dostęp do szczegółowych danych o całym cyklu życia produktu – od surowców i procesu produkcji, przez użytkowanie, aż po utylizację lub recykling​. Celem tej inicjatywy jest zwiększenie transparentności łańcucha dostaw, przeciwdziałanie m.in. zjawisku greenwashingu (czyli fałszywego przedstawiania produktów jako ekologicznych) oraz promowanie gospodarki o obiegu zamkniętym​.

Temat DPP jest obecnie wyjątkowo aktualny i istotny dla firm prowadzących sprzedaż na rynku europejskim. Przepisy dotyczące cyfrowych paszportów produktów zostały uzgodnione politycznie w 2023 r., a ich stopniowe wdrażanie rozpocznie się już w 2026 roku​. Docelowo do 2030 roku wymóg posiadania cyfrowego paszportu obejmie praktycznie wszystkie branże i produkty wprowadzane na rynek UE​. Oznacza to, że przedsiębiorstwa – zarówno te z siedzibą w UE, jak i spoza niej, ale eksportujące do Europy – muszą w krótkim czasie dostosować swoje systemy gromadzenia i udostępniania informacji o produktach do nowych standardów. Dla decydentów biznesowych, specjalistów ds. marketingu produktowego, compliance i liderów IT wdrożenie DPP stanowi z jednej strony wyzwanie regulacyjne (konieczność zapewnienia zgodności, aby móc nadal legalnie sprzedawać produkty), a z drugiej strony szansę na usprawnienie procesów zarządzania danymi produktowymi oraz podniesienie konkurencyjności poprzez transparentność i zrównoważony rozwój.

Wymagania EU Digital Product Passport

Cyfrowy Paszport Produktu (DPP) określa minimalny zestaw danych o produkcie, które firmy będą musiały gromadzić i udostępniać zgodnie z regulacjami UE. Dane obejmują przede wszystkim:

• Pochodzenie i identyfikację – miejsce, data produkcji, producent, źródła surowców oraz unikalny identyfikator produktu.
• Skład i materiały – użyte komponenty, udział materiałów z recyklingu, informacje o substancjach niebezpiecznych (Substances of Concern).
• Wpływ na środowisko – emisje CO₂, zużycie zasobów, ocena zrównoważenia w całym cyklu życia.
• Dokumentację i zgodność – certyfikaty zgodności z normami UE, instrukcje użytkowania, gwarancje, okres żywotności oraz dostępność serwisu i części zamiennych.
• Cechy cyrkularne – łatwość naprawy, demontażu, instrukcje i wskaźniki reparowalności.
• Zarządzanie odpadami – informacje o odpowiednim sposobie utylizacji lub recyklingu.

DPP dotyczy niemal wszystkich produktów (z wyjątkiem m.in. żywności i leków), zaczynając od branż z największym wpływem na środowisko (np. baterie, elektronika, tekstylia), a do 2030 obejmie wszystkie kategorie produktów. Firmy, które nie spełnią tych wymogów, nie będą mogły sprzedawać swoich wyrobów w UE, narażając się na poważne konsekwencje biznesowe i reputacyjne.

Kluczowym rozwiązaniem do efektywnego zarządzania tak dużym zakresem danych może być strategia PXM oraz powiązane z nią technologie.

Jak PXM może ułatwić spełnienie wymogów DPP

Wdrożenie cyfrowych paszportów produktowych oznacza konieczność przetwarzania ogromnych ilości danych o produktach oraz udostępniania ich różnym interesariuszom (konsumentom, regulatorom, partnerom biznesowym) w standardowy, łatwo dostępny sposób. Dla wielu firm jest to skok jakościowy w porównaniu do dotychczasowego sposobu zarządzania informacją produktową, który bywa rozproszony po różnych działach i systemach (np. dane techniczne w systemie ERP, dane marketingowe w arkuszach Excel lub w systemie CMS, certyfikaty w PDF-ach na serwerze plików itd.). Product Experience Management (PXM) dostarcza narzędzi, które mogą znacząco ułatwić sprostanie wymogom DPP poprzez centralizację, ustrukturyzowanie i automatyzację zarządzania danymi produktowymi. Oto, jak konkretne technologie w ramach PXM mogą pomóc firmie w osiągnięciu zgodności:

• PIM (Product Information Management) – System zarządzania informacją produktową jest fundamentem PXM i kluczowym narzędziem w kontekście DPP. PIM stanowi centralne repozytorium wszystkich danych produktowych, działające jako „pojedyncze źródło prawdy” o produkcie​. Wszystkie informacje – od specyfikacji technicznych, przez dane logistyczne, po opisy marketingowe – są przechowywane w jednym miejscu, co eliminuje problem rozproszenia danych i niespójnych wersji. W kontekście DPP, PIM pozwala zdefiniować i przechowywać wszystkie wymagane pola danych paszportu cyfrowego (np. składniki, parametry środowiskowe, certyfikaty) przypisane do każdego SKU. Co istotne, dobry system PIM umożliwia walidację kompletności danych – braki w wymaganych atrybutach są automatycznie wykrywane i sygnalizowane użytkownikom​. Dzięki temu firma może zapewnić, że dla każdego produktu zebrano pełen zestaw informacji wymaganych przez przepisy; jeśli czegoś brakuje (np. brak wpisanej zawartości recyklingowanej), system wskaże ten brak do uzupełnienia. PIM dba także o jakość i spójność danych – wymusza jednolite formaty (np. jednostki miar, format daty produkcji), co jest ważne przy standaryzacji danych dla paszportów. Ponadto, centralny PIM ułatwia aktualizację danych na bieżąco – gdy zmienia się skład produktu lub nowe regulacje dodają wymóg kolejnej danej, można jednorazowo zaktualizować informacje w systemie, a zmiany te zostaną automatycznie rozpropagowane do wszystkich kanałów korzystających z tych danych​. Jak podkreślają eksperci, kluczowym zadaniem przy wdrażaniu DPP jest wybór miejsca gromadzenia danych – warto rozważyć wdrożenie nowoczesnego systemu PIM do zarządzania informacją produktową​, który zapewni odpowiednie zaplecze organizacyjne i techniczne dla cyfrowych paszportów.
• DAM (Digital Asset Management) – Paszport produktu to nie tylko pola tekstowe i liczby, ale również powiązane dokumenty i pliki multimedialne. Przykładowo, częścią wymagań DPP jest udostępnienie instrukcji obsługi, kart charakterystyki, certyfikatów zgodności czy zdjęć produktu potwierdzających jego cechy​. System DAM, zintegrowany z PIM w ramach strategii PXM, pozwala centralnie przechowywać i zarządzać wszystkimi takimi zasobami cyfrowymi. Dzięki temu do rekordu produktu w PIM można podpiąć np. plik PDF z certyfikatem CE, skan świadectwa jakości, film instruktażowy montażu czy zdjęcie tabliczki znamionowej. DAM zapewnia wersjonowanie i kontrolę dostępu do tych plików – mamy pewność, że np. aktualna instrukcja (i tylko ona) jest powiązana z paszportem. Gdy konsument lub inspektor zeskanuje kod DPP i wybierze np. opcję pobrania instrukcji bezpieczeństwa, system odsyła najnowszy plik z DAM. Integracja PIM/DAM w ramach PXM gwarantuje więc, że wszystkie elementy składowe paszportu – zarówno dane, jak i zasoby plikowe – są zebrane w jednym miejscu i mogą być sprawnie udostępniane.
• MDM (Master Data Management) – Wymagania DPP sięgają często poza zakres typowych danych produktowych – obejmują np. informacje o dostawcach surowców, danych z łańcucha dostaw, czy śladzie węglowym procesu produkcji. Część z tych informacji może pochodzić z różnych systemów wewnętrznych (ERP, systemy zakupy dostaw, PLM do zarządzania cyklem życia produktu) lub od partnerów zewnętrznych. Rozwiązania MDM umożliwiają integrację i synchronizację danych z wielu źródeł, zapewniając ich spójność. W kontekście PXM, MDM może połączyć dane z systemu finansowego (np. kraj pochodzenia komponentów lub numer partii dostawcy) z danymi w PIM, tak aby paszport zawierał kompletny obraz produktu od poziomu surowców po wyrób finalny. Dzięki MDM, jeśli np. zmieni się dostawca komponentu na innego z innym certyfikatem środowiskowym, aktualizacja tej informacji w jednym miejscu (master data) automatycznie przeniesie się do wszystkich powiązanych produktów i ich paszportów.
• Integracje i interfejsy danych – Technologia PXM charakteryzuje się otwartością na integracje (API, konektory). Może to być kluczowe przy wdrażaniu DPP, ponieważ firmy będą musiały komunikować się z centralnym rejestrem DPP UE oraz udostępniać dane paszportowe poprzez skanowalne kody. Nowoczesne systemy PIM/PXM oferują API oraz moduły do automatycznej dystrybucji danych produktowych do różnych kanałów – dotychczas wykorzystywane np. do syndykacji opisów na marketplace’y czy stronę WWW, a teraz mogą posłużyć do zasilania rejestru DPP. Przykładowo, po utworzeniu paszportu produktu w PIM, system może wygenerować kod QR i umieścić go w projekcie etykiety produktu. Gdy kod zostanie zeskanowany, aplikuje/telefon może poprzez API pobrać informacje z systemu PIM lub z bazy DPP. Ważne jest, że dobre narzędzia PXM zapewniają zgodność ze standardami wymiany danych – wiele z nich obsługuje np. formaty JSON/CSV zgodne z wymaganiami regulatorów lub potrafi integrować się z systemami GS1, co ułatwi standaryzację wymiany informacji w ramach DPP. Innymi słowy, PXM może stać się „infrastrukturą danych”, która łączy wewnętrzny świat danych firmy z zewnętrznym ekosystemem DPP w sposób płynny i zautomatyzowany.

W praktyce wykorzystanie technologii PXM do spełnienia wymogów DPP już się rozpoczyna. Firmy wdrażające zaawansowane systemy PIM odnotowują, że rozwiązania te upraszczają zapewnienie zgodności z DPP, zwiększając jednocześnie transparentność i możliwość śledzenia danych produktowych w całym łańcuchu dostaw​. Przykładem może być pewien producent wyrobów z branży drzewnej, który zdecydował się zastąpić ograniczony, rozproszony system zarządzania danymi nowoczesną platformą PIM SaaS. W efekcie zyskał jedno zintegrowane źródło danych dla wszystkich kanałów sprzedaży, co znacznie uprościło dostosowanie informacji produktowych do wymogów DPP (dane są uzupełniane tylko raz, a następnie wykorzystywane wielokrotnie)​. Ponadto integracja wszystkich danych umożliwiła automatyczne aktualizacje informacji na stronie internetowej i w katalogach po zmianie danych w PIM, co wyeliminowało ręczne, czasochłonne poprawki i zmniejszyło ryzyko błędów​. Wdrożenie PIM poprawiło też współpracę między zespołami – dział jakości, zrównoważonego rozwoju, marketingu i IT pracują na tym samym zestawie danych, mając jasno określone obowiązki w ich uzupełnianiu i weryfikacji, co zwiększyło efektywność i przygotowanie organizacji na nowe wymagania regulacyjne​. Warto zaznaczyć, że nowoczesne platformy PXM coraz częściej wspierają także monitorowanie wskaźników środowiskowych (np. ślad węglowy per produkt) i mogą generować raporty na potrzeby wewnętrznych analiz zrównoważonego rozwoju. To oznacza, że inwestycja w PXM nie tylko pomaga spełnić formalne wymogi DPP, ale też dostarcza firmie narzędzi do lepszego zarządzania wpływem środowiskowym oferowanych produktów.

Reasumując, technologie PXM – zwłaszcza systemy PIM zintegrowane z DAM i MDM – stanowią naturalne wsparcie w realizacji EU Digital Product Passport. Umożliwiają one zebranie wszystkich potrzebnych danych w jednym miejscu, kontrolę ich jakości i kompletności, a następnie łatwą dystrybucję tych informacji do formatu paszportu cyfrowego. W świecie, gdzie zgodność regulacyjna będzie wymagała udostępniania danych produktowych na niespotykaną dotąd skalę, firmy dysponujące wydajną infrastrukturą PXM znajdą się o krok do przodu, sprawniej i taniej spełniając nowe obowiązki.

Korzyści biznesowe integracji strategii PXM z wymogami DPP

Dostosowanie się do wymogów Digital Product Passport nie musi być traktowane jedynie jako kosztowny obowiązek regulacyjny. W rzeczywistości, podejście strategiczne zakładające integrację wymogów DPP z szerszą strategią Product Experience Management może przynieść firmie szereg wymiernych korzyści biznesowych. Wykorzystanie wdrożenia DPP jako katalizatora do usprawnienia zarządzania informacją produktową pozwala nie tylko uniknąć kar, ale też poprawić wewnętrzne procesy, zwiększyć zaufanie klientów i umocnić pozycję konkurencyjną na rynku europejskim. Poniżej omawiamy kluczowe zalety płynące z powiązania strategii PXM z realizacją DPP:

• Optymalizacja procesów i efektywność operacyjna: Wdrożenie PXM w kontekście DPP wymusza dokładne przyjrzenie się temu, jak dane o produktach są zbierane, weryfikowane i udostępniane w firmie. Uporządkowanie tych procesów (np. scentralizowanie danych w PIM, zautomatyzowanie aktualizacji) prowadzi do znacznej poprawy efektywności. Pracownicy mniej czasu tracą na poszukiwanie informacji w różnych miejscach czy ręczne przepisywanie danych do kolejnych arkuszy, a więcej na ich analizę i wykorzystanie. Przykłady firm pokazują, że centralizacja danych produktowych i automatyzacja publikacji (np. na strony e-commerce) redukują pracochłonne zadania administracyjne i skraca time-to-market dla nowych produktów​. Co więcej, systemy PIM często pozwalają na większą automatyzację procesów wzbogacania danych (product enrichment) poprzez reguły biznesowe czy integracje – to oznacza, że zamiast ręcznie wprowadzać te same informacje w wielu miejscach, robimy to raz, a system sam replikuje je tam, gdzie potrzeba. Wszystko to przekłada się na oszczędność zasobów (ludzkich i czasowych), a tym samym redukcję kosztów operacyjnych związanych z zarządzaniem informacją produktową.
• Poprawa jakości danych i redukcja ryzyka błędów: Integracja strategii PXM z DPP wymaga ustanowienia wysokich standardów jakości danych – w końcu dane te będą publicznie dostępne i weryfikowane przez regulatorów. Zainwestowanie w mechanizmy kontroli jakości danych (walidacje w PIM, workflowy akceptacji, audyty wewnętrzne) skutkuje ogólnym wzrostem wiarygodności informacji produktowych w firmie. Lepsza jakość danych to mniej pomyłek w opisach, specyfikacjach czy etykietach. Ma to bezpośredni wpływ na ograniczenie kosztownych błędów biznesowych, takich jak wprowadzenie do sprzedaży produktu ze źle oznaczonym składnikiem lub parametrem, co mogłoby skutkować wycofaniem partii z rynku. Co więcej, dokładniejsze i bogatsze dane produktowe zwiększają satysfakcję klientów, którzy otrzymują rzetelne opisy i mogą dokonywać bardziej świadomych wyborów. Przykładowo, firma, która dzięki