PXM a zgodność z regulacjami

Wprowadzenie

Product Experience Management (PXM) to podejście i zestaw narzędzi, które znacząco wspiera zarządzanie informacją produktową w kontekście zgodności z regulacjami UE, w tym wdrożenie Cyfrowego Paszportu Produktu (DPP). PXM umożliwia centralne zarządzanie danymi i treściami produktowymi, zapewniając spójne i atrakcyjne doświadczenia klientów we wszystkich kanałach sprzedaży. Łączy funkcje systemów takich jak Product Information Management (PIM), Digital Asset Management (DAM) oraz Master Data Management (MDM), co pozwala gromadzić, wzbogacać i dystrybuować dane w sposób dostosowany do kontekstu i wymagań DPP. Dzięki wdrożeniu PXM, firmy mogą łatwiej spełnić wymogi Digital Product Passport oraz dostarczać aktualne, zgodne z regulacjami treści produktowe – co wspiera zrównoważony rozwój i zwiększa zaufanie klientów.

EU Digital Product Passport (DPP), czyli Cyfrowy Paszport Produktu, to kluczowy element nowych wymogów regulacyjnych Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Zielonego Ładu oraz rozporządzenia ESPR. DPP ma na celu zapewnienie pełnej zgodności z regulacjami UE dotyczących transparentności produktu. Od 2026 roku niemal każdy fizyczny produkt sprzedawany w UE będzie musiał posiadać cyfrowy paszport – elektroniczny rejestr zawierający dane o pochodzeniu, składzie, wpływie na środowisko i cechach produktu związanych ze zrównoważonym rozwojem. Taki paszport, oparty np. o kod QR, umożliwia dostęp do kompletnych informacji zgodnych z Digital Product Passport, obejmujących cały cykl życia produktu – od surowców po recykling. To narzędzie ma zapobiegać greenwashingowi i wspierać strategię PXM zorientowaną na przejrzystość łańcucha dostaw oraz gospodarkę o obiegu zamkniętym.

Temat Cyfrowego Paszportu Produktu (DPP) nabiera kluczowego znaczenia dla firm prowadzących sprzedaż w Unii Europejskiej, ponieważ zgodność z regulacjami UE w zakresie DPP stanie się warunkiem niezbędnym do obecności na rynku. Przepisy zostały uzgodnione w 2023 r., a pierwsze obowiązki wejdą w życie już w 2026 roku, obejmując stopniowo niemal wszystkie branże do 2030 roku. Firmy – zarówno te działające na rynku UE, jak i spoza niej, ale eksportujące do Europy – muszą szybko przygotować się do spełnienia wymogów DPP. W tym kontekście wdrożenie strategii PXM oraz systemów PIM/DAM/MDM staje się nie tylko odpowiedzią na wyzwania regulacyjne, ale także narzędziem zwiększającym efektywność zarządzania informacją produktową. Dla kadry zarządzającej, marketingu produktowego, compliance i IT, jest to także okazja do budowy przewagi rynkowej poprzez automatyzację danych produktowych zgodnych z DPP, większą transparentność i wsparcie zrównoważonego rozwoju.

Wymagania EU Digital Product Passport

Cyfrowy Paszport Produktu (DPP) precyzuje zestaw informacji, które każda firma planująca sprzedaż produktów w UE musi gromadzić i udostępniać w celu spełnienia wymogów Digital Product Passport.

Dane te obejmują m.in.:

• pochodzenie i identyfikację produktu (miejsce produkcji, producent, źródła surowców, identyfikator),
• skład materiałowy (w tym informacje o substancjach niebezpiecznych i materiałach z recyklingu),
• wpływ środowiskowy (emisje CO₂, zużycie zasobów), 
• dokumentację i zgodność z normami UE,
• cechy cyrkularne (naprawialność, demontaż),
• dane o utylizacji i recyklingu.

Obowiązek ten obejmie niemal wszystkie branże – w pierwszej kolejności sektory o dużym wpływie ekologicznym, a do 2030 r. wszystkie produkty na rynku UE. Firmy, które nie dostosują się do regulacji DPP, utracą możliwość legalnej sprzedaży w UE. Aby temu zapobiec, niezbędne jest wdrożenie strategii PXM i systemów zarządzania informacją produktową, takich jak PIM, DAM i MDM, które pozwalają na centralizację i automatyzację danych produktowych zgodnych z DPP.

Jak PXM może ułatwić spełnienie wymogów DPP

Wdrożenie cyfrowych paszportów produktowych oznacza konieczność przetwarzania ogromnych ilości danych o produktach oraz udostępniania ich różnym interesariuszom (konsumentom, regulatorom, partnerom biznesowym) w standardowy, łatwo dostępny sposób. Dla wielu firm jest to skok jakościowy w porównaniu do dotychczasowego sposobu zarządzania informacją produktową, który bywa rozproszony po różnych działach i systemach (np. dane techniczne w systemie ERP, dane marketingowe w arkuszach Excel lub w systemie CMS, certyfikaty w PDF-ach na serwerze plików itd.). Product Experience Management (PXM) dostarcza narzędzi, które mogą znacząco ułatwić sprostanie wymogom DPP poprzez centralizację, ustrukturyzowanie i automatyzację zarządzania danymi produktowymi. Oto, jak konkretne technologie w ramach PXM mogą pomóc firmie w osiągnięciu zgodności:

• PIM (Product Information Management) – System zarządzania informacją produktową jest fundamentem PXM i kluczowym narzędziem w kontekście DPP. PIM stanowi centralne repozytorium wszystkich danych produktowych, działające jako „pojedyncze źródło prawdy” o produkcie​. Wszystkie informacje – od specyfikacji technicznych, przez dane logistyczne, po opisy marketingowe – są przechowywane w jednym miejscu, co eliminuje problem rozproszenia danych i niespójnych wersji. W kontekście DPP, PIM pozwala zdefiniować i przechowywać wszystkie wymagane pola danych paszportu cyfrowego (np. składniki, parametry środowiskowe, certyfikaty) przypisane do każdego SKU. Co istotne, dobry system PIM umożliwia walidację kompletności danych – braki w wymaganych atrybutach są automatycznie wykrywane i sygnalizowane użytkownikom​. Dzięki temu firma może zapewnić, że dla każdego produktu zebrano pełen zestaw informacji wymaganych przez przepisy; jeśli czegoś brakuje (np. brak wpisanej zawartości recyklingowanej), system wskaże ten brak do uzupełnienia. PIM dba także o jakość i spójność danych – wymusza jednolite formaty (np. jednostki miar, format daty produkcji), co jest ważne przy standaryzacji danych dla paszportów. Ponadto, centralny PIM ułatwia aktualizację danych na bieżąco – gdy zmienia się skład produktu lub nowe regulacje dodają wymóg kolejnej danej, można jednorazowo zaktualizować informacje w systemie, a zmiany te zostaną automatycznie rozpropagowane do wszystkich kanałów korzystających z tych danych​. Jak podkreślają eksperci, kluczowym zadaniem przy wdrażaniu DPP jest wybór miejsca gromadzenia danych – warto rozważyć wdrożenie nowoczesnego systemu PIM do zarządzania informacją produktową​, który zapewni odpowiednie zaplecze organizacyjne i techniczne dla cyfrowych paszportów.
• DAM (Digital Asset Management) odgrywa kluczową rolę w spełnieniu wymogów DPP dotyczących dokumentacji i materiałów wizualnych. DPP to nie tylko liczby, ale też obowiązek udostępnienia instrukcji obsługi, certyfikatów zgodności, kart charakterystyki i zdjęć produktu. Dzięki integracji DAM z PIM w ramach strategii PXM, firmy mogą centralnie zarządzać wszystkimi zasobami cyfrowymi przypisanymi do produktu. System umożliwia powiązanie plików z konkretnym SKU, kontrolę wersji i dostępności – co gwarantuje, że np. aktualna instrukcja lub certyfikat środowiskowy jest zawsze dostępny dla konsumenta lub inspektora. Cyfrowy Paszport Produktu zawierający kompletne dane i dokumentację z DAM to gwarancja zgodności z przepisami UE i wygodnego dostępu do informacji – zarówno dla użytkownika końcowego, jak i partnerów w łańcuchu dostaw.
• MDM (Master Data Management) – Wymagania DPP sięgają często poza zakres typowych danych produktowych – obejmują np. informacje o dostawcach surowców, danych z łańcucha dostaw, czy śladzie węglowym procesu produkcji. Część z tych informacji może pochodzić z różnych systemów wewnętrznych (ERP, systemy zakupy dostaw, PLM do zarządzania cyklem życia produktu) lub od partnerów zewnętrznych. Rozwiązania MDM umożliwiają integrację i synchronizację danych z wielu źródeł, zapewniając ich spójność. W kontekście PXM, MDM może połączyć dane z systemu finansowego (np. kraj pochodzenia komponentów lub numer partii dostawcy) z danymi w PIM, tak aby paszport zawierał kompletny obraz produktu od poziomu surowców po wyrób finalny. Dzięki MDM, jeśli np. zmieni się dostawca komponentu na innego z innym certyfikatem środowiskowym, aktualizacja tej informacji w jednym miejscu (master data) automatycznie przeniesie się do wszystkich powiązanych produktów i ich paszportów.
• Integracje i interfejsy danych – Technologia PXM charakteryzuje się otwartością na integracje (API, konektory). Może to być kluczowe przy wdrażaniu DPP, ponieważ firmy będą musiały komunikować się z centralnym rejestrem DPP UE oraz udostępniać dane paszportowe poprzez skanowalne kody. Nowoczesne systemy PIM/PXM oferują API oraz moduły do automatycznej dystrybucji danych produktowych do różnych kanałów – dotychczas wykorzystywane np. do syndykacji opisów na marketplace’y czy stronę WWW, a teraz mogą posłużyć do zasilania rejestru DPP. Przykładowo, po utworzeniu paszportu produktu w PIM, system może wygenerować kod QR i umieścić go w projekcie etykiety produktu. Gdy kod zostanie zeskanowany, aplikuje/telefon może poprzez API pobrać informacje z systemu PIM lub z bazy DPP. Ważne jest, że dobre narzędzia PXM zapewniają zgodność ze standardami wymiany danych – wiele z nich obsługuje np. formaty JSON/CSV zgodne z wymaganiami regulatorów lub potrafi integrować się z systemami GS1, co ułatwi standaryzację wymiany informacji w ramach DPP. Innymi słowy, PXM może stać się „infrastrukturą danych”, która łączy wewnętrzny świat danych firmy z zewnętrznym ekosystemem DPP w sposób płynny i zautomatyzowany.

W praktyce wykorzystanie technologii PXM do spełnienia wymogów DPP już się rozpoczyna. Firmy wdrażające zaawansowane systemy PIM odnotowują, że rozwiązania te upraszczają zapewnienie zgodności z DPP, zwiększając jednocześnie transparentność i możliwość śledzenia danych produktowych w całym łańcuchu dostaw​. Przykładem może być pewien producent wyrobów z branży drzewnej, który zdecydował się zastąpić ograniczony, rozproszony system zarządzania danymi nowoczesną platformą PIM SaaS. W efekcie zyskał jedno zintegrowane źródło danych dla wszystkich kanałów sprzedaży, co znacznie uprościło dostosowanie informacji produktowych do wymogów DPP (dane są uzupełniane tylko raz, a następnie wykorzystywane wielokrotnie)​. Ponadto integracja wszystkich danych umożliwiła automatyczne aktualizacje informacji na stronie internetowej i w katalogach po zmianie danych w PIM, co wyeliminowało ręczne, czasochłonne poprawki i zmniejszyło ryzyko błędów​. Wdrożenie PIM poprawiło też współpracę między zespołami – dział jakości, zrównoważonego rozwoju, marketingu i IT pracują na tym samym zestawie danych, mając jasno określone obowiązki w ich uzupełnianiu i weryfikacji, co zwiększyło efektywność i przygotowanie organizacji na nowe wymagania regulacyjne​. Warto zaznaczyć, że nowoczesne platformy PXM coraz częściej wspierają także monitorowanie wskaźników środowiskowych (np. ślad węglowy per produkt) i mogą generować raporty na potrzeby wewnętrznych analiz zrównoważonego rozwoju. To oznacza, że inwestycja w PXM nie tylko pomaga spełnić formalne wymogi DPP, ale też dostarcza firmie narzędzi do lepszego zarządzania wpływem środowiskowym oferowanych produktów.

Reasumując, technologie PXM – zwłaszcza systemy PIM zintegrowane z DAM i MDM – stanowią naturalne wsparcie w realizacji EU Digital Product Passport. Umożliwiają one zebranie wszystkich potrzebnych danych w jednym miejscu, kontrolę ich jakości i kompletności, a następnie łatwą dystrybucję tych informacji do formatu paszportu cyfrowego. W świecie, gdzie zgodność regulacyjna będzie wymagała udostępniania danych produktowych na niespotykaną dotąd skalę, firmy dysponujące wydajną infrastrukturą PXM znajdą się o krok do przodu, sprawniej i taniej spełniając nowe obowiązki.

Choć korzyści z połączenia strategii PXM i wymogów DPP są znaczące, proces wdrożenia takiego rozwiązania niesie ze sobą niemałe wyzwania. Organizacje muszą przygotować się zarówno technologicznie, jak i procesowo oraz kulturowo, aby pomyślnie przejść przez transformację. Poniżej omawiamy najczęstsze wyzwania napotykane przy wdrażaniu systemów PXM w celu zapewnienia zgodności z DPP, a także najlepsze praktyki, które pozwalają tych wyzwań uniknąć lub je zminimalizować.

1.       Złożoność technologiczna i integracja systemów: Wdrożenie DPP może wymagać rozbudowy istniejącej infrastruktury IT – potrzebna jest baza danych (rejestr) zdolna przechowywać szczegółowe dane o każdym produkcie i udostępniać je zewnętrznie poprzez kod QR czy API. Dla wielu firm, szczególnie mniejszych, rozwój takiej infrastruktury to duże przedsięwzięcie​. Najlepszą praktyką jest wykorzystanie gotowych rozwiązań PIM/PXM dostępnych na rynku, zamiast budować wszystko od zera. Nowoczesne platformy PIM w modelu SaaS oferują skalowalność, bezpieczeństwo i gotowe integracje, co redukuje barierę wejścia technologicznego. Kluczowe jest też zapewnienie płynnej integracji nowego systemu z istniejącymi – np. połączenie PIM z ERP, PLM, systemem e-commerce i innymi źródłami danych. W tym celu warto postawić na rozwiązania o otwartej architekturze (API-first) i przeznaczyć czas w projekcie na dokładne zaplanowanie integracji (uwzględniając mapowanie danych, częstotliwość synchronizacji, itd.). Pilotowe wdrożenie na ograniczonej liczbie produktów lub w jednym dziale może pomóc wykryć problemy integracyjne zawczasu i dopracować architekturę przed skokiem na pełną skalę.

2.       Standaryzacja i interoperacyjność danych: DPP ma mieć charakter uniwersalny w całej UE, co oznacza potrzebę trzymania się standardów danych. Jeśli firma operuje w różnych krajach lub korzysta z wielu standardów (np. własne kody kategorii, różne jednostki miar), może to rodzić problemy przy agregowaniu danych. Wyzwanie to osiągnięcie wspólnego standardu opisu produktu akceptowalnego przez wszystkie systemy​. Najlepszą praktyką jest tutaj wzorowanie się na uznanych standardach branżowych – np. użycie standardów GS1 (Global Trade Item Number i powiązane atrybuty) dla identyfikacji i opisu produktów, czy włączenie zaleceń z norm ISO dotyczących śladu środowiskowego. Warto śledzić wytyczne Komisji Europejskiej co do formatów wymiany danych dla DPP – dostosowanie modelu danych PIM pod te wytyczne od samego początku ułatwi późniejszą wymianę informacji z centralnym rejestrem. W praktyce może to oznaczać dodanie do systemu PIM określonych pól (np. zgodnych z formatem EU), przyjęcie konkretnych słowników (np. lista materiałów według kodów), czy zmapowanie własnych kategorii na kategorie unijne. Testy interoperacyjności – np. sprawdzenie, czy nasz eksport danych z PIM można łatwo odczytać i zinterpretować w innym systemie – pomogą upewnić się, że poruszamy się w dobrym kierunku.

3.       Bezpieczeństwo i prywatność danych: Paszport produktu będzie publicznie dostępny, ale nie oznacza to, że wszystkie dane firmy mogą być ujawniane bez kontroli. Niektóre informacje (np. szczegółowa receptura materiałowa) mogą być wrażliwe z punktu widzenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Pojawia się też kwestia zabezpieczenia systemów przed nieautoryzowanym dostępem czy manipulacją danymi. Zapewnienie bezpieczeństwa danych DPP to wyzwanie zarówno techniczne, jak i proceduralne​. Najlepsze praktyki obejmują wdrożenie ściśle zdefiniowanych polityk dostępu w systemie PIM/DAM (kto i co może edytować, kto zatwierdza publikację), szyfrowanie wrażliwych informacji oraz korzystanie z uwierzytelniania i autoryzacji przy udostępnianiu danych na zewnątrz (np. system DPP może udostępniać pewne dane konsumentom anonimowo, ale pełne zestawy danych tylko uprawnionym organom przez API z kluczem dostępu). Warto już na starcie projektu zaangażować dział bezpieczeństwa IT i compliance do oceny, które dane mogą być jawne, a które wymagają ochrony. Być może pewne dane biznesowe zostaną udostępnione w paszporcie tylko w formie zagregowanej lub wcale (jeśli nie są wymagane prawem). Kluczowe jest też aktualizowanie planów ciągłości działania i kopii zapasowych – paszport staje się krytycznym elementem produktu, więc system zarządzający nim musi mieć zapewniony backup i szybkie przywracanie w razie awarii.

4.       Zbieranie kompletnych danych od dostawców: DPP wymaga często danych, które firma produkcyjna musi pozyskać od swoich dostawców i podwykonawców (np. skład chemiczny materiałów, ślad węglowy komponentu, certyfikaty dostawcy). To może być duże wyzwanie organizacyjne – konieczność ujednolicenia i wymiany informacji w ramach złożonego, globalnego łańcucha dostaw​. Najlepszą praktyką jest wcześnie zaangażować dostawców w proces przygotowań do DPP. Można np. przygotować dla nich listę wymaganych danych i poprosić o uzupełnienie w ustalonym formacie, ewentualnie zapewnić im dostęp do naszego systemu (np. moduł Supplier Portal powiązany z PIM, gdzie dostawca wprowadza dane o swoim komponencie). Niektóre firmy rozważają uwarunkowanie w nowych umowach z dostawcami obowiązku dostarczania informacji do DPP. Ważna jest edukacja dostawców – wyjaśnienie, czemu te dane są potrzebne i jak ich brak może przełożyć się na wykluczenie produktu z rynku. W globalnych łańcuchach dostaw warto sprawdzić, czy dostawcy mają analogiczne regulacje w swoich regionach – np. jeśli dostawca z Azji też będzie musiał spełniać DPP przy eksporcie do UE, to współpraca w tym zakresie jest obustronnie korzystna.

5.       Opór przed zmianą i zaangażowanie zespołu: Wdrożenie PXM i nowych procesów gromadzenia danych to także zmiana organizacyjna. Zespoły, które dotąd pracowały we własnych silosach informacyjnych, muszą nauczyć się nowego, zintegrowanego podejścia. Może wystąpić naturalny opór: „po co nam te dodatkowe pola w systemie?”, „dlaczego mamy wprowadzać tyle danych, przecież dotąd ich nie potrzebowaliśmy?”. Edukacja i zmiana kultury pracy są tu niezbędne​. Najlepszą praktyką jest prowadzenie równolegle z projektem IT również projektu szkoleniowo-komunikacyjnego. Należy jasno komunikować cel: „wdrażamy DPP, bo jest to wymagane prawem i zabezpiecza przyszłość naszej sprzedaży, ale dzięki temu usprawnimy też naszą pracę i wyprzedzimy konkurencję”. Kluczowe jest uzyskanie sponsoringu zarządu i wsparcia kadry kierowniczej, aby nadawać priorytet działaniom związanym z DPP. Regularne szkolenia z obsługi nowego systemu PIM, warsztaty z zakresu nowych procedur (np. obiegu informacji do paszportu) oraz stworzenie wewnętrznych „Championów” (liderów zmiany w działach) mogą pomóc przełamać początkową niechęć. Warto pokazywać twarde przykłady sukcesów – np. że dzięki nowemu podejściu udało się szybciej wprowadzić produkt lub uniknąć problemu z brakiem danych. Stopniowo, gdy zespoły zobaczą, że nowe narzędzia ułatwiają im codzienną pracę (a nie tylko generują dodatkowe obowiązki), akceptacja rośnie. Jak wskazują praktycy, świadomość zespołów co do celów i korzyści DPP jest kluczowa dla efektywnego zarządzania zgodnością – ludzie muszą rozumieć dlaczego coś robią, nie tylko co mają robić.

6.       Etapowe podejście i iteracyjna optymalizacja: Próba zaadresowania od razu wszystkich aspektów DPP dla całego asortymentu może być przytłaczająca. Najlepszą praktyką jest podejście iteracyjne – podzielenie wdrożenia na etapy. Na przykład: w pierwszej kolejności skupić się na produktach z tych kategorii, które jako pierwsze będą objęte paszportami (np. elektronika, jeśli firma ją produkuje). Dla nich zbudować model danych, zebrać informacje, przetestować generowanie paszportów. Następnie rozszerzać na kolejne grupy produktów. Takie podejście pozwala wyciągać wnioski i doskonalić procesy stopniowo. Unikniemy typowego błędu „big bang”, gdzie w ostatniej chwili przed deadlinem 2026/2027 próbowalibyśmy wprowadzić zmiany na hurra – to przepis na chaos i potknięcia. Plan wdrożenia powinien uwzględniać bufory czasowe na niespodzianki (np. opóźnienia w dostarczeniu danych przez dostawców czy konieczność modyfikacji systemu). Dobrą praktyką jest również monitorowanie na bieżąco zmian w regulacjach – akty delegowane dla poszczególnych produktów mogą precyzować wymagania, więc trzeba być gotowym na modyfikację zakresu danych czy sposobu prezentacji informacji. System PIM z definicji jest elastyczny (łatwo dodać nowe pola), ale procesy wewnętrzne też muszą szybko reagować.

Podsumowując, wdrożenie PXM w kontekście DPP wymaga holistycznego podejścia, obejmującego technologie, procesy i ludzi. Kluczem do sukcesu jest rozpoczęcie przygotowań z wyprzedzeniem, rozpoznanie potencjalnych trudności i zastosowanie sprawdzonych praktyk: od wyboru odpowiednich narzędzi IT, przez standaryzację i zabezpieczenie danych, po edukację zespołu i ścisłą współpracę z partnerami. Firmy, które proaktywnie podejdą do tych wyzwań, z dużym prawdopodobieństwem przejdą przez transformację bez większych zakłóceń, podczas gdy te odkładające temat na później mogą stanąć w obliczu kryzysu zgodności i pośpiesznego nadrabiania zaległości.