Olgierd Mrozik: Witamy wszystkich na naszym webinarze. Jak dobrze przygotować zapytania ofertowe na wdrożenie systemu PIM. Mamy nadzieję, że nas dobrze słychać. To wydarzenie jest nagrywane, a za chwilę przejdziemy już do merytoryki. Patrzymy jeszcze ile jest osób, ile uczestników, tych, którzy się zapisali całkiem sporo, więc myślę, że możemy zaczynać.

Zuzanna Gierszewska: Super.

O.M.: Jeszcze raz witam wszystkich serdecznie. Ja nazywam się Olgierd Mrozik, jestem współzałożycielem LemonMind. W LemonMind prowadzimy doradztwo w zakresie transformacji cyfrowej w obszarze zarządzania danych produktowych I sprzedaży internetowej. Na rynku jesteśmy już od 15 lat, za sobą mamy kilkadziesiąt wdrożeń systemów PIM zarówno dla małych jak I dużych organizacji międzynarodowych, zatem można powiedzieć, że jeszcze pewnie kilka razy tyle więcej procesów składania ofert do naszych potencjalnych klientów, stąd też między innymi 10 temat wydał nam się ciekawy, ale o tym za chwilę. Ze mną jest Zuzanna Gierszewska, która reprezentuje jeden z najpopularniejszych na naszym rynku platform Product Experience Management, która zawiera w sobie tak naprawdę kilka systemów można powiedzieć, bo zarówno PIM, DAM, Enterprise Content Management I jeszcze wiele innych. Zuza, witam cię serdecznie, dziękuję, że zgodziłaś się przyjąć nasze zaproszenie. Może powiesz dwa słowa o sobie.

Z.G.: Tak, bardzo, bardzo dziękuję za zaproszenie przede wszystkim. Tak jak Olgierd wspomniał, pracuję dla PIMCora już prawie od dwóch lat I zajmuję się tutaj zarządzaniem, partnershipami czy też partnerstwami z naszymi partnerami wdrożeniowymi, jak I partnerami technologicznymi. No I tak jestem bardzo podekscytowana możliwością udziału w dzisiejszym webinarze I mam nadzieję, że Państwo również wyciągną z tego całą masę przydatnych informacji.

O.M.: Ja również bardzo się cieszę, że mamy możliwość porozmawiania. To zawsze jest chyba ciekawiej I lepiej dla uczestników, ale też Ja lubię, kiedy mogę wymienić informacje z kimś na żywo, a nie tylko być tą tak zwaną gadającą głową. Jeżeli chodzi o informacje organizacyjne, webinar potrwa około godziny. Mamy nadzieję, że zmieścimy się z całym materiałem w tą godzinę. Na koniec przewidzieliśmy sesję pytań I odpowiedzi, także można zadawać je w trakcie. Nasz kolega, który moderuje 10 webinar, Tomek Wiech, będzie zbierał te pytania I przedstawi je na koniec spotkania. Tak jak informowaliśmy we wcześniejszych komunikatach, przygotowaliśmy dla wszystkich uczestników również taki darmowy e-book, który już zawiera tak naprawdę to wszystko, o czym mówimy w rozszerzonej jeszcze formie I wszystkie osoby, które są uczestnikami otrzymają 10 e-book, również będzie on wysłany w dniu dzisiejszym po zakończeniu webinaru. Na wstępie chciałbym powiedzieć dlaczego taki temat. Jak zastanawialiśmy się nad tematem pierwszego webinara, który chcielibyśmy zorganizować, Jako pierwszy pomysł przyszedł oczywiście PIMP, dlatego, że są to systemy, których wdrażamy dość sporo w LemonMind, a jednocześnie od czego można by było zacząć. Przygoda firmy, która chce wdrożyć tego typu system zaczyna się od przygotowania zapytania ofertowego, więc chyba nie ma nic wcześniej I to jest taki punkt startowy, o którym warto porozmawiać tym bardziej, że w mojej ocenie jest o czym. W zasadzie ponad 5-6 chyba lat wdrażamy już systemy PIM, może nawet więcej I to co obserwujemy cały czas to nasi potencjalni klienci mają pewne problemy w przygotowaniu takich zapytań. Ja się temu nie dziwię. Firma, która często dopiero zaczyna przygodę z tego typu klasą systemów nie ma wielkiego doświadczenia jeżeli chodzi o wdrożenia takich systemów tym bardziej może mieć problem, jest to dla nas zupełnie zrozumiałe z tym żeby zebrać w ogóle niezbędne informacje I przygotować taki dokument, który pozwoli im przeprowadzić w profesjonalny sposób wybór zarówno produktu, programu, jak I firmy, z którą będzie 10 system chciał wdrażać. Jednocześnie nie tylko w obszarze systemów PIM, ale w ogóle w informatyce brak jest takich jasnych, klarownych standardów. Kiedyś profesor jeszcze jak byłem na uczelni I studiowałem informatykę powiedział, że mamy dość niewdzięczną dziedzinę, ponieważ zupełnie inaczej niż na przykład w mechanice, gdzie każda śrubka czy gwóźdź jest opisany jakimiś normami, w informatyce tych norm jest stosunkowo niewiele, a tym bardziej jeżeli chodzi o proces zapytań ofertowych, także brak jest takich standardów. My jako firma, która przeprowadza procesów ofertowych dość sporo, oczywiście mamy wypracowane swoje różne checklisty, dokumenty, metody, które pozwalają nam razem z klientem zbudować taką ofertę, z tym, że od razu chcę zwrócić uwagę na pewną rzecz, jeżeli my jako jeden z wielu potencjalnych wykonawców dopytamy o pewne rzeczy, inni wykonawcy nie otrzymają tych informacji albo nie zapytają o potrzeby klienta w podobny sposób, nie zadają takich samych pytań, w tym momencie jest duże ryzyko, że oferty, które otrzymacie będą odbiegały tak naprawdę od siebie dość sporo I nie będą krótko mówiąc sporządzone na to samo wdrożenie. Także to wszystko kumuluje się myślę w takim momencie, gdzie jeżeli nie mamy możliwości jasnego, klarownego porównania, jest ryzyko pewnych konsekwencji, o których powiemy więcej oczywiście później, ale ryzyko pierwsze, które ja zazwyczaj widzę, jest to nietrafione rozwiązanie, które firma wybierze, drugie to dostawca, który niekoniecznie będzie dopasowany do firmy, która będzie wdrażała system PIM, ale też coś jeszcze chyba gorszego, czyli niedoszacowanie kosztów I czasów wdrożenia. To się wszystko wiąże na koniec dnia ze stratą czasu, pieniędzy, a czasami nawet koniecznością powtarzania całego procesu lub bardzo długim jego trwaniem. Zuza powiedz jak wygląda to z perspektywy producenta oprogramowania? Zgodziłabyś się z tym? Chciałabyś coś dodać?

Z.G.: Tak, my z perspektywy PIMCora głównie skupiamy się na tym jak nasza technologia będzie mogła rozwiązać problemy klienta głównie w kwestiach takich jak jedna z naszych funkcjonalności czyli np. Zarządzanie informacją produktową, ale z doświadczenia wiemy, że przygotowanie takiego dobrego I świadomego zapytania ofertowego dla całego projektu jest z naszej perspektywy równie ważne jak dla Ciebie, czyli dla partnera wdrożeniowego, a tak jak wspomniałeś jest to często niestety, ale nadal bardzo problematyczny proces dla klienta.

O.M.: Tak, ja mam świadomość, że też z perspektywy producenta na inne aspekty możecie zwracać oczywiście ze swojej strony, ponieważ dla Was produkujecie oprogramowanie, my de facto świadczymy usługi, które pozwalają uruchomić to oprogramowanie klientowi końcowemu, więc mimo, że to jest z naszej strony troszkę inna perspektywa, ale myślę, że problemy są podobne.

Z.G.: Zgadza się.

O.M.: Jeżeli chodzi o konkrety, jeżeli chodzi o sam proces przeprowadzenia wyboru wykonawcy I oprogramowania, Ja chciałbym zacząć od takich najczęstszych błędów, które widzimy w dokumentach, które otrzymujemy czy też w samym procesie. Myślę, że jeżeli zaczniemy od tego, to uświadomienie sobie jak nie wykonywać tego typu procesu ofertowego, pozwoli dużo łatwiej przygotować go profesjonalnie I dobrze. Pierwszy punkt, który jest zawsze na mojej liście, to są niejasne lub zbyt ogólne wymagania, albo czasami nie ma ich prawie wcale. Podam kilka takich przykładów. Czasami słyszymy, że system ma być nowoczesny I włatwy w obsłudze, albo że firma chce poprawić zarządzanie danymi produktowymi. To jest już bardzo fajny punkt wyjścia, ale jeżeli nie poznamy konkretów albo nie ma tych konkretów w zapytaniu, to bardzo nam utrudnia zrozumienie sytuacji. Naszym celem jest dostosowanie oferty do rzeczywistych potrzeb, które ma klient I chcemy bardzo dobrze zrozumieć sytuację I oczekiwania. Także jeżeli jest trudność, jeżeli nie wiecie jak sformułować takie wymagania, co jest dla mnie totalnie zrozumiałe, warto zacząć od czegoś zupełnie innego. Można zacząć od spisania problemów, które występują w firmie. Zazwyczaj w ogóle idea wdrożenia systemu jakiegokolwiek, również systemu PIM zaczyna się od tego, że w firmie są jakieś problemy albo jak to ładnie nazywamy wyzwania. Na przykład przygotowanie paczki danych do oferty dla działu handlowego zajmuje połowę waszego czasu. To już jest taki punkt wyjścia, który pozwala wam zastanowić się, z tego wynika jakaś potrzeba, z tego wynika jakieś wymaganie. To wymaganie już łatwo sformułować, bo jeżeli 10 problem faktycznie istnieje, to wymaganie byłoby na przykład, chcemy w 5 minut przygotować paczkę danych dla handlowca do oferty, chcemy żeby nie zajmowało nam to więcej niż te 5 minut, albo chcemy umożliwić handlowcom samodzielne pobieranie takich materiałów na przykład z jakiegoś uproszczonego interfejsu aplikacji, do którego mają dostęp, czyli zupełnie odciążamy pracę osób, które zazwyczaj tym się zajmują w firmie. I tu już widać, że powiedziałem 5 minut, to jest max, który chcemy poświęcić. To już wprowadzamy jakieś kryteria mierzalności, mierzalne kryteria. To też pozwala zastanowić się nad tym, jak to jest obecnie. Na przykład jeżeli to w tej chwili zajmuje średnio 2-3 godziny albo zupełnie nie macie pojęcia, to już zaczynacie się zastanawiać, ok, to jak jest dzisiaj. O tym będziemy mówić więcej jeszcze w kolejnych częściach, w sensie jeszcze dzisiaj, ale to są takie rzeczy, które bardzo pomagają nam zrozumieć obecną sytuację. Zuza, czy w przypadku waszej współpracy z klientami na etapie umawiania możliwości platformy PIMCOR, również macie podobne sytuacje?

Z.G.: Tak, Zdarzają się I to nawet częściej niż moglibyśmy pomyśleć. U nas, co może bym tak podkreśliła albo powiedziała więcej, to są takie dwa przypadki, skrajne przypadki klientów. Pierwszy jest taki, o którym już troszkę wspomniałeś, trochę o niego zahaczyłeś, czyli takie zapytania ofertowe, które są bardzo ogólne I często bardzo nieprecyzyjne. Nam z perspektywy PimCora często utrudnia dopasowanie najlepszego dla klienta rozwiązania, ponieważ nie jesteśmy w stanie stwierdzić od razu ilu funkcjonalności PimCora klient będzie używał od razu. Może warto by było na przykład rozważyć wprowadzenie od początku projektu wersji Enterprise, ponieważ zależy nam na skalowalności projektu I też na przykład w niedalekiej przyszłości będziemy wykraczać daleko poza samą funkcjonalność Pima. Często też klient nie wspomina, czy są już jakieś dodatkowe technologie w użytku albo technologie, które klient planuje dopiero wdrożyć w tym projekcie. Z naszej perspektywy jest to też kluczowa informacja, ponieważ mamy szereg rozszerzeń, które współpracują bardzo płynnie z naszym systemem I mogą w przyszłości zwyczajnie ułatwić naszemu klientowi życie. Mogłoby to już być uwzględnione w tym procesie przygotowywania oferty. Powiedzmy, że kiedy dostajemy takie mocno okrojone albo takie bardzo ogólne zapytania, jeżeli możemy kontaktować się z klientem na tym etapie przygotowania RFP, co nie zawsze jest takie oczywiste, bo czasami są takie procesy, gdzie nie mamy takiej możliwości, no to wtedy staramy się spędzić z tym klientem czas, zadawać jak najwięcej pytań I zrozumieć problemy, które klient chce rozwiązać, no I też jego potrzeby na dzień dzisiejszy. I też często trochę spojrzeć w przyszłość I właśnie zidentyfikować te wyzwania, których jeszcze może nie ma, ale mogą się pojawić w momencie, kiedy firma będzie rosnąć I będzie się rozwijać. I to bym powiedziała jest 10 pierwszy przypadek zapytań ofertowych. Drugi przypadek jest skrajnie różny, bo to są zapytania ofertowe, które potrafią mieć po 20 stron, w których znajdują się po prostu setki pytań. Wiem, że moi koledzy z działu Sales po prostu potrafią spędzać wiele, wiele godzin na odpowiedziach na te pytania, na przygotowaniach tej oferty. I tutaj często Z mojego doświadczenia jest tak, że to są zapytania, które są po prostu budowane na podstawie jakichś informacji znalezionych w sieci o najlepszych praktykach, ale 1 de facto w żaden sposób nie odzwierciedlają realnego przypadku I realnych wymagań tego danego klienta I też nie spełniają wtedy finalnie swojej funkcji, bo mamy tutaj za dużo tych informacji I spora część z nich jest zwyczajnie nieprzydatna. Myślę, że jest to coś z czym Ty również, Olgierd, spotykasz się często z perspektywy partnera wdrożeniowego.

O.M.: Tak, zdecydowanie ja się z tym zgadzam, to znaczy zgadzam się I się troszkę nie zgadzam, to znaczy bardzo duże zapytania, długie zapytania ofertowe, w których klient umieszcza na przykład setki wymagań funkcjonalnych, nie mam nic przeciwko temu, jeżeli faktycznie to są wymagania, które odpowiadają tym realnym potrzebom, to co powiedziałem. To jest faktycznie istotne, a ja bym do tego dodał, że jeżeli faktycznie klient ma tak dużo wymagań funkcjonalnych, co może być odzwierciedlać tą rzeczywistość, wtedy dodałbym do tego kolejną rzecz, którą też mamy tutaj na prezentacji, czyli hierarchię wymagań, bo nigdy nie jest tak, że wszystkie 1 są równorzędne, tak samo istotne I brak takiej informacji bardzo nam utrudnia, wszystkim tak naprawdę, którzy robią wycenę, ponieważ zawsze jest część tych wymagań, która jest najistotniejsza, najbardziej rozwiązuje problemy, nawet według zasady Pareto można powiedzieć, że pewnie 20% z nich rozwiązuje 80% problemu I tak to po prostu wygląda w życiu, więc to jest kolejna rzecz, do której płynnie przejdę, czyli taka hierarchia wymagań. Myślę, że nawet zastosowanie bardzo popularnego I pewnie większości osobom znanego modelu MOSKOW, czyli nadawania każdemu wymaganiu takiego statusu od must have do tego, gdzie nie potrzebujemy na dzisiaj tego wymagania spełniać, ale być może jest dla nas istotne w kolejnej wersji systemu czy w niedalekiej przyszłości, bardzo pomaga skupić się na tym sednie sprawy, na tym kluczowym problemie do rozwiązania. To też prowadzi do tego, że oferty nie są tak bardzo rozmuchane pod kątem wycen I unikamy sztucznie zawyżonych ofert, jeżeli mamy taką hierarchię, bo my też rozmawiając z klientem, skupiając się na tych wymaganiach must have przede wszystkim, przykładamy ograniczony czas, który mamy zarówno po stronie klienta, jak I po stronie naszej, na to, żeby najlepiej poznać właśnie te tak zwane must have'y I w tym momencie skupić się na nich I również wziąć to pod uwagę przy samej wycenie. Jeżeli chodzi o te kwestie właśnie hierarchii wymagań lub coś co z tym się wiąże, dodałabyś coś do tego jeszcze może?

Z.G.: Może dodałabym tutaj coś, co bardzo często jako producent oprogramowania zauważamy, to może pominięcie kryteriów oceny platformy. Takie kryteria jak na przykład skalowalność, bezpieczeństwo, elastyczność, współpraca z określonymi technologiami czy też programami, które już mamy w firmie. Jest to dość często ukrywane zwyczajnie przez klientów. Myślę, że powodem tego jest to, że klienci myślą, że w 10 sposób uzyskają jakieś bardziej prawdziwe oferty, bardziej realne, bardziej, no nazwijmy to tak szczere. Jednak w praktyce Brak takich jasnych kryteriów uważam, że może skutkować wyborem oferty, która zwyczajnie wygląda atrakcyjnie na papierze, ale de facto nie odpowiada naszym realnym potrzebom, a też z naszego punktu widzenia, kiedy nie wiemy na co kładziony jest nacisk, albo może powiedziałabym tutaj szerzej z perspektywy wszystkich dostawców, no to wtedy skupiamy się głównie na cenie I też dostawcy prześcigają się często w tych obietnicach. Myślę, że to jest taki błąd, którego warto uniknąć I warto przedstawić te kryteria, określić je jasno I w najlepszym przypadku jeszcze by było, gdybyśmy dodali im wagę, bo wtedy to tworzy nam jeszcze bardziej klarowne zapytanie, a też nie faworyzuje to żadnego dostawcy, a de facto zapewni to, że oferty będą finalnie bardziej przejrzyste I bardzo to usprawni proces porównywania tych ofert.

O.M.: W pełni się z tym zgadzam. My też Jesteśmy oczywiście partnerem PIMCORE, ale też wdrażamy wszystkie najpopularniejsze systemy PIMCORE, które w Polsce nasi klienci znają I dokładnie tak to wygląda. Naszym celem jest dobranie takiego rozwiązania, które będzie spełniało wszystkie potrzeby naszych klientów, najlepiej będzie spełniało. Jeżeli to wiemy, jesteśmy w stanie doradzić, nie mamy też takiego podejścia, żeby proponować coś na siłę I to jest myślę też takie ważne I fajnie, kiedy klient może sobie porozmawiać w 10 sposób z wykonawcą. Ja bym powiedział, że my też w trakcie rozmów z klientami tych pierwszych, kiedy rozpoznajemy potrzeby, bardzo nam zależy na tym, co tutaj na prezentacji jest pokazane jako ostatni punkt, czyli taki niedostateczny opis stanu obecnego I tak jak już mówiłem chyba slajd czy dwa wcześniej, oczywiście my dopytamy o to klienta, ile jest w tej chwili produktów w bazie handlowej, ile jest atrybutów, jakie to są atrybuty, czy są warianty, kto I co w firmie robi w zakresie przetwarzania danych produktowych, ale pytanie jest, czy takie pytania zadadzą wszyscy wykonawcy. Jeżeli na przykład nasz klient potencjalny ma 1000 cech, które opisują produkty I my się to dowiemy, a nie będzie tego w zapytaniu ofertowym I inna firma założy sobie milcząco, że tych cech jest 100 I tak wyceni w drużynie, że będzie musiała skonfigurować 100 cech, a nie 1000 dla klienta, to można sobie bardzo łatwo uzmysłowić, że te wyceny obu ofert naszej I naszej konkurencji będą znacząco inne, a w momencie kiedy takie informacje znajdują się już w zapytaniu ofertowym w tym momencie mamy pewną bazę, mamy pewien wspólny mianownik, który jest znany dla wszystkich uczestników tego postępowania ofertowego. Takie kwestie, na które warto zwrócić uwagę, to jest też podanie informacji o różnorodności produktów na przykład, czyli jeżeli mamy te 1000 cech, które w sumie opisują wszystkie produkty w firmie, ale produktów mamy pół miliona SKU, a 1 dzielą się na 400 kategorii, to w tych kategoriach też ta różnorodność będzie występowała, bo to nie jest tak, że wszystkie produkty mają tysiąc cech, na przykład po 100-150. Dodatkowo opis tego procesu PIM, który występuje w firmie, opis procesu zarządzania informacją o produkcie, bardzo cenne, jeżeli mamy chociaż dwa, trzy akapity na 10 temat I tu nie chodzi o pokazanie rozrysowanego pięknie, ślicznie tego procesu, bo to już zrobimy w trajoromach analizy przedwdrożeniowej, ale w każdej firmie jakoś to wygląda. Właśnie z powodu niedomagań w tym procesie powstaje zapotrzebowanie na wdrożenie systemu PIM, wobec czego nawet prosty, krótki opis tego jak to wygląda jest dla nas bardzo cenny. My po prostu chcemy poznać jak to jest dzisiaj. Im lepiej zrozumiemy obecną sytuację, tym lepiej doradzimy I tym lepszą koncepcję przygotujemy, a taką koncepcję na wdrożenie my przygotowujemy już w ramach zapytania ofertowego. Dzięki temu też uwzględnimy odpowiednie przygotowanie systemu do środowiska IT, czyli zastanowimy się, jeżeli dowiemy się w tym zapytaniu, że obecnie dane produktowe przytrzymywane są w takim I w takim systemie to możemy już na tym etapie zastanowić się I doradzić, czy da się te dane zmigrować w sposób automatyczny, czy będzie konieczne przeniesienie tych danych manualnie, jesteśmy w stanie już na tym etapie doradzić I podpowiedzieć klientowi, że warto byłoby zawrzeć również w wycenie w naszej ofercie taki etap, jak automatyzacja migracji danych z tych systemów. Myślisz Zuza, że coś jeszcze warto by było dodać do tego etapu błędów, o którym mówimy, który można popełnić w procesie przygotowania zapytania ofertowego?

Z.G.: Myślę, że z mojego punktu widzenia zabrakło tutaj jeszcze ważnego punktu, ale również bardzo delikatnego, nazwijmy to, a mianowicie budżetu. Bo bardzo często mnie zaskakuje to, jak często budżet nie jest w ogóle podawany I jest całkowicie przemilczany de facto I moim zdaniem jest to coś, co jest dość ryzykowne już na etapie RFP I to wynika jakby efektem tego powiedzmy jest to, że klient finalnie otrzymuje oferty, które są kilkukrotnie rozstrzelone po prostu na dwóch końcach skali pod względem ceny. Od takiej ceny, która jest bardzo niska I bardzo atrakcyjna, ale dostawca na przykład okroił rozwiązanie do minimum, a na drugim końcu skali mamy ofertę, która jest bardzo wysoka, a tam dostawca właśnie na przykład zaplanował jakiś bardzo rozbudowany projekt. I tutaj wydaje mi się, że firma stoi w takiej pozycji, w której ma de facto kłopot z porównaniem takich ofert, ponieważ 1 są bardzo różne, obejmują kompletnie inne zakresy funkcjonalności, więc myślę, że tutaj jeżeli już przyjrzymy się temu budżetowi na takim wczesnym etapie, podamy jakieś orientacyjne widełki, powiedzmy, dzięki temu będziemy mogli dopasować zakres rozwiązań oferowanych klientowi do jego możliwości finansowych. No I też co za tym idzie, te oferty będą bardziej wyrównane, więc myślę, że z punktu widzenia klienta, jeżeli macie Państwo taki określony budżet albo przynajmniej widełki, no to warto byłoby poinformować o tym nas na samym początku, dać taką wskazówkę, bo zwyczajnie wtedy unikniemy otrzymywania takich ofert, które są zwyczajnie nierealne względem tego jakie są nasze oczekiwania.

O.M.: Ja się z tym zgadzam, oczywiście też nie chodzi o to, żeby poznać taki budżet co do złotówki, ale faktycznie koszty takiego wdrożenia mogą się różnić o żadnej wielkości nawet, w zależności od tego faktycznie jaki jest zakres wymagań integracji, migracji danych, więc faktycznie jeżeli znamy chociaż poziom tego budżetu, o którym mówimy, to nam też łatwiej jest doradzić załóżmy to, co w naszym rozumieniu z naszego doświadczenia jest najważniejsze dla klienta, aby wdrożyć na początek, bo być może nie trzeba wdrażać od razu wszystkiego, można skupić się na tej części, która tak jak już mówiłem rozwiąże najwięcej problemów już na samym początku. Ok, ja myślę, że możemy przejść do następnej części. O tym już trochę powiedziałem, czyli o tym jakie są konsekwencje niewłaściwego przygotowania zapytania. To jest akurat myślę dość proste, no bo wiadomo jest, pewnie intuicyjnie czujemy wszyscy, którzy tutaj jesteśmy w tej chwili, że jeżeli tego nie zrobimy dobrze, to tak samo jak w przypadku zakupu domu, mieszkania czy samochodu, jeżeli się do tego nie przygotujemy to po prostu dokonamy być może złego wyboru, nie takiego, który faktycznie będzie dla nas satysfakcjonujący. To zarówno produktu, platformy, na której będziemy pracować, ale też dostawcy. Koszty I czas wdrożenia to też jest coś, co może nas niemiło rozczarować, jeżeli już na tym etapie zapytania ofertowego nie postaramy się uzyskać w miarę wyrównanych ofert od naszych potencjalnych dostawców, ale to też to co zamówiłaś, jeżeli mamy zapytanie ofertowe, które trwa pół roku, rok, zmieniają się osoby po stronie klienta, a czasami ze względu właśnie na to, że nie było tego przygotowania do stworzenia zapytania ofertowego na początku, firma nie wiedziała po prostu jak się za to dobrze zabrać, to jest duże ryzyko, że takie zapytanie ofertowe, cały proces zostanie po prostu zakończony bez wyboru wykonawcy I bez wyboru rozwiązania, a jeszcze gorzej jeżeli zakończy się z wyborem, który okaże się niewłaściwy już w trakcie wdrożenia, kiedy firma realnie zaczyna wydawać pieniądze, więc to jest tak z naszej perspektywy, a niestety faktycznie mieliśmy sytuację, w której takie wdrożenia potem przejmowaliśmy, niedokończone I musieliśmy klientowi pomóc, zaudytować I jeszcze raz zastanowić się nad pewnymi rzeczami, jeszcze raz zadać sobie pewne pytania. To jest oczywiście niepełna lista takich konsekwencji, ale ja myślę, że z pewnością mieliście przypadki, w których obserwowałaś, jak proces ofertowy się rozjechał. Może chcesz coś dodać też tutaj o twojej perspektywie.

Z.G.: Tak, to są w sumie te dwa przypadki, które obserwuję najczęściej, o których wspomniałeś. Czyli dlatego właśnie Cieszę się, że mamy 10 webinar, bo możemy zaznaczyć, że takie przygotowanie solidnego RFP to jest de facto przygotowanie solidnego fundamentu pod cały projekt. Dzięki temu kolejne kroki w tym projekcie możemy stawiać o wiele pewniej. Możemy liczyć na to, że projekt będzie wdrażany bez jakichś wielkich opóźnień I po prostu daje nam to taką solidną podstawę, klarowną sytuację. Dzięki temu myślę, że projekt ma prawdopodobieństwo sukcesu bardzo duży, a też zadowolenie klienta będzie o wiele większe, bo wybór był podjęty bardzo świadomie I dostosowany do jego potrzeb. I myślę, że właśnie te jasno określone oczekiwania w procesie RFP są kluczowe z perspektywy klienta, bo to on będzie później korzystał z tego projektu, jak I z punktu widzenia partnera wdrożeniowego, który 10 projekt buduje. Tak jak wspomniałeś, te dwa kluczowe przypadki, które się pojawiają, to Sam proces RFP potrafi trwać naprawdę długo I potrafią się zmieniać ludzie w tym procesie właśnie, właśnie w tym okresie, jeżeli on trwa wiele miesięcy. Często To jest właśnie skutek tego, że zapytania są nieprecyzyjne I oferty, żeby je odpowiednio porównać I podjąć dobrą, świadomą decyzję, jest to bardzo długi proces de facto. I tutaj, tak jak wspomniałeś, zmieniają się ludzie, odchodzą ci, którzy wcześniej byli osobami decyzyjnymi, przychodzą nowi I albo mają kompletnie inne wymagania I oczekiwania, albo po prostu porzucają całkowicie projekt I tutaj mieliśmy też zainwestowany czas, zainwestowane pieniądze I nie jest to fajna sytuacja dla naszego klienta. No I też właśnie to o czym wspomniałeś, czyli ta druga sytuacja, o której ja słyszę głównie właśnie od naszych partnerów drożeniowych, gdzie było nieprecyzyjne zapytanie jako 10 pierwszy krok, a później nie były zadane przez agencję odpowiednie pytania, Nie zagłębiali się w temat odpowiednio mocno albo też nie byli w stanie może przewidzieć, jakie będą potrzeby klienta na kolejnym etapie. No I okazuje się w połowie projektu, że rozwiązanie, które było do tej pory wdrażane, nie spełnia oczekiwań po prostu. I wtedy Tacy klienci trafiają zazwyczaj do jednego z naszych partnerów wdrożeniowych, między innymi do ciebie, Olgierd. Jak sam dobrze wiesz, wtedy często, częściej niż rzadziej, musimy zaczynać cały projekt praktycznie od zera I cały proces. No I kolejna sytuacja, w której po prostu mamy zainwestowany I ogrom czasu, I ogrom funduszy, a de facto stoimy w miejscu.

O.M.: Tak, ja z tym się zgadzam I przyszło mi jeszcze do głowy coś co może nie chciałem tak otwarcie o tym mówić, ale może warto tak naprawdę, bo jednak działamy na konkurencyjnym rynku I my walczymy o klientów tak samo jak inne firmy, które również wdrażają tego typu oprogramowanie I muszę powiedzieć, że te konsekwencje to również może być coś takiego jak, no nie zawsze macie szczęście pracować z uczciwymi dostawcami. Dobre przygotowanie zapytania zmniejsza ryzyko naginania rzeczywistości, że tak to powiem, czyli właśnie ta kwestia, jeżeli mamy przykład, o którym powiedziałem, tysiąc cech produktów, a jeżeli to napiszemy jasno, to w tym momencie brak jest miejsca na domysły po stronie dostawcy, który może sobie przyjąć, a potem jak zostanie wybrany powiedzieć, że założył sobie 200. To są takie rzeczy, które w tym I w innych obszarach niestety widujemy. No I cóż, wtedy wygrywają obietnice I najniższa cena.

Z.G.: Tak, zdecydowanie. Im mniej miejsca na wątpliwości, tym lepiej.

O.M.: Dokładnie. OK, Przejdźmy dalej, czyli odpowiedź chyba trochę na to pytanie, które zostało postawione w temacie naszego dzisiejszego spotkania, czyli jak dobrze przygotować takie zapytanie. Ja jeszcze tutaj też podkreślę, że z tyłu w tle widać 10 e-book, który otrzymacie I faktycznie tam dużo szerzej można o tym poczytać, ale jest tam też lista około 64 chyba czy więcej, prawie 70 takich pytań I zagadnień, które można sobie przepracować razem z zespołem w firmie, zadać sobie te pytania, odpowiedzieć na nie, wybrać te, które są adekwatne do waszej sytuacji I na podstawie tego zbudować faktycznie zapytanie ofertowe, czy w ogóle nawet przygotować swoją firmę do wdrożenia takiego systemu jak system zarządzania informacją produktową. Myślę, że I mam nadzieję, że będzie to dla Was pomocne. A będzie premiera tego e-booka, zobaczymy z jakim feedbackiem się spotka. Więc jak dobrze przygotować zapytanie ofertowe? Na pewno jeżeli nie ma odpowiedniego zespołu I tu rozszerzę to za chwilkę, to będzie ciężko. 10 zespół może być jednoosobowy I tak często się zdarza, ale to musi być osoba, która jest swego rodzaju liderem, jak to często się mówi, która będzie pilnowała uwzględnienia wszystkich potrzeb I wymagań I będzie to osoba decyzyjna, czyli może na przykład poprosić osoby z innych działów I powinny 1 taką prośbę spełnić w oczekiwanym I przewidywalnym czasie o spotkanie I rozmowę I zebranie informacji, które są niezbędne dla tego lidera czy większego zespołu, który przygotowuje zapytania ofertowe I będzie prowadził cały proces wyboru oprogramowania I partnera wdrożeniowego. Sami zauważacie na pewno, że różne dane produktowe są zarządzane w różnych działach. Czym innym zajmuje się marketing, czym innym zajmuje się content manager, czym innym sprzedawca, a czym innym technolog, który wymyśla to w jaki sposób produkt ma być wyprodukowany na maszynach I przygotowuje wszelkiego typu specyfikacje techniczne. Czyli ta wiedza o produkcie jest rozproszona w każdej organizacji, więc musimy mieć możliwości, miejsce I przyzwolenie na to, żeby te informacje zebrać. Jeżeli tutaj będzie trudność, jeżeli tutaj nie ma błogosławieństwa od decydentów, od zarządu na to, to będzie bardzo trudno zebrać informację do zapytania ofertowego I to jest fakt. Twoim zdaniem Zuza, taki kolejny punkt pod kątem ważności, jaki by był? Ja już tutaj zaproponowałem pewną kolejność na tym slajdzie, ale powiedz jak to z Twojej strony wygląda.

Z.G.: Tak, myślę, że tutaj jest kluczowym aspektem też taka analiza obecnego stanu przed przygotowaniem takiego zapytania ofertowego, Więc zanim przedstawimy wymagania, które 10 nowy system ma spełniać, uważam, że kluczowe jest to, żebyśmy zrozumieli I zrobili taki, nazwijmy to, rachunek sumienia, jak działa obecny proces w firmie zarządzania tymi danymi produktowymi. Na przykład jest jedno z takich pytań, które jest kluczowe, czyli kto na przykład obecnie tworzy I kto obecnie aktualizuje te dane produktowe u nas w firmie. W jaki sposób te dane są przechowywane I udostępniane, czy używamy na przykład cały czas arkuszów Excela, czy mamy różne systemy, czy mamy bazy. Ważne jest też, żeby zadać sobie pytanie, gdzie znajdują się poszczególne informacje, czy mamy źródło prawdy, jedno źródło prawdy, czy wiele, czyli coś o czym już wspomniałeś. I też ważne jest to, a w sumie jeden z najważniejszych punktów, moim zdaniem, na które klient powinien sobie odpowiedzieć, to to, jakie problemy napotykają pracownicy podczas pracy z danymi, czyli np. Pojawia się duplikowanie pracy, pojawiają się błędy w danych, te dane nie są aktualizowane, ciężko jest znaleźć poszczególne informacje. Dzięki temu, że zadamy sobie takie pytania I postawimy taką diagnozę, będziemy mogli identyfikować te obszary, które najbardziej krytycznie potrzebują poprawy I będziemy w stanie jasno określić te obszary, których PIM zrobi nam największą różnicę I te potrzeby, które PIM będzie mógł zaspokoić.

O.M.: Tak, ja nawet bym powiedział, że jeżeli widzę funkcjonalność spisaną w takim dokumencie I zapytam jaki problem rozwiązuje ta funkcjonalność I nie usłyszę odpowiedzi, to dla mnie jest sygnał, że to nie jest funkcjonalność, którą należy wdrażać, bo jej po prostu nie potrzeba. Czyli to jakby skupienie się na problemach najpierw, a potem budowanie wymagań w oparciu o te problemy jest zdecydowanie dobrą drogą. My oczywiście też jako firma, która uczestniczy w postępowaniu ofertowym możemy pomóc w tym zdefiniowaniu, warto też, żeby klient zakomunikował, że potrzebuje takiej pomocy. To jest też dla nas sygnał, żeby zaproponować krótkie, jedno, dwudniowe takie warsztaty, Discovery Workshops, jakkolwiek to nazwiemy, które pozwalają nam przeprowadzić klienta również przez 10 proces. Być może dopiero potem klient sformułuje zapytanie ofertowe, które wyślę do wszystkich potencjalnych wykonawców, nie mniej jednak zawsze będzie już to jakaś usystematyzowana wiedza. Inwentaryzacja danych produktowych to jest jeszcze taka rzecz, którą ja bym powiedział, że warto zrobić wewnątrz firmy. Co mam tutaj na myśli? W takim dokumencie warto spisać sobie, może to być nawet Excel, możecie spróbować sobie Państwo wyeksportować spróbki danych z systemów, czy to jest system ERP, czy to jest system sklepu internetowego, do najprostszego pliku jakim jest plik CSV I zobaczyć sobie co macie, co jest w waszych możliwościach na 10 moment, co możecie sobie przygotować I opisanie tego, zastanowienie się, to ile mamy faktycznie tych SKU, ile jest tych cech, jakie to są cechy, czy występują tam jakieś problemy, typu na przykład mamy cecha kolor, zawiera kilka razy wpisane słowo pomarańczowe z literówkami z jakimiś błędami. To są wszystko istotne rzeczy, które prędzej czy później trzeba będzie zrobić, bo bardzo ważne we wdrożeniach systemów PIM jest to, żeby jakość danych, którymi je zasilamy była bardzo wysoka, bo inaczej jakby efekty nie będą oczekiwane, efekty działania takiego systemu, jeżeli w środku będą niepoprawne dane. Trzeba rozpoznać sobie jaką mamy sytuację na dzisiaj. To jest bardzo ważne. Kolejny krok, który myślę jest też istotny to są zdefiniowanie celów biznesowych wdrożenia. Czyli jak mamy już problem, przykład, poświęcamy 4 godziny na to, żeby przygotować informacje o produkcie dla handlowca. Chcemy to skrócić do 5 minut, załóżmy, że tak się da, uważam, że się da, to to jest jeden z celów biznesowych. Co chcemy osiągnąć? Redukcja zwrotów produktów na przykład, które są obecnie w bardzo dużej liczbie ze względu na niedobrej jakości opisy produktów, niedopasowanie do tego, co klient chciał kupić, skrócenie tak zwanego time to market, to też ma tutaj w tym moim przykładzie zastosowanie, kiedy handlowiec szybciej robi ofertę, ale też time to market w sensie wejścia produktu od jego przyjęcia do naszej oferty wewnętrznie, od tej decyzji do wprowadzenia go na przykład do sklepu internetowego, kiedy 10 cały content marketingowy I sprzedażowy musi zostać opracowany, ale też wskazanie tych tak zwanych KPI-ów, mierników sukcesu, czyli 10 na przykład czas od decyzji o wprowadzeniu produktu do sprzedaży do jego faktycznego wprowadzenia na rynek, na przykład postanawiamy, że ma się skrócić z trzech tygodni do jednego tygodnia. I tutaj nie bójmy się, że powiemy nierealne rzeczy, że nie skrócimy tego czasu do minuty, oczywiście, ale to nic, to jest jakaś baza wyjściowa do rozmów. Jeżeli jest to określone nawet nieprecyzyjnie albo nawet troszeczkę może nierealnie to jest to dużo lepiej niż nie mielibyśmy tych celów biznesowych I mierników sukcesu założonych w ogóle. To też firmie pozwala, która chce wdrożyć system PIMS, zbadać pewne metryki, złapać pewne wskaźniki, które pozwolą później, krótko mówiąc, obronić sukces, że te pieniądze wydane na wdrożenie miały sens I zrealizowały te cele dla organizacji. To jest myślę tak też istotne, żeby się nad tym zastanowić. Z Twojej perspektywy, zgadzasz się z tym? Coś byś tutaj zmieniła, dodała? Powiedz, Zuza.

Z.G.: Myślę, że określenie celów jest kluczowe. To jest też jeden z bardzo ważnych aspektów I te cele biznesowe, wdrożenie, o których wspomniałeś, myślę, że to jest taki klucz. A później, co można z tym zrobić, to też przełożyć to na potrzeby funkcjonalne I potrzeby niefunkcjonalne. Czyli na przykład, tak jak wspomniałeś o szybszym wprowadzaniu produktów I to jest jeden z naszych celów, które chcemy osiągnąć, no to w tym momencie potrzebujemy funkcji od systemu, który usprawnia workflow. Może na przykład potrzebujemy też w tej sytuacji integracji z jakimś zewnętrznym systemem do projektowania tych produktów. Na przykład jeżeli zakładamy sobie jako cel lepszą jakość danych ogólnie, to potrzebujemy takich mechanizmów w systemie PIM, które umożliwiają nam na przykład walidację I zatwierdzenie zmian. Praca zespołu projektowego moim zdaniem tutaj polega na zebraniu wymagań od wszystkich działów firmy. Ja jestem fanką takiego rozwiązania, żeby po prostu sobie stworzyć taki arkusz, może być w Excelu, do wypisania takich wymagań I wtedy możemy sobie je podzielić na te wymagania funkcjonalne I pozafunkcjonalne, dodajemy do tego opis. Fajnie, jeżeli dodamy do tego również priorytet, bo to nam ustawi jakąś tutaj hierarchię. I fajnie by było też, żeby klient wspomniał o uzasadnieniu biznesowym, oczywiście to nie jest kluczowe, ale jeżeli to uzasadnienie biznesowe jest, to też nam daje informacje do tego, które rozwiązanie będzie najlepsze I jak ono powinno być rozbudowane. Zazwyczaj taki arkusz, jeżeli go mamy, to on jest taką podstawą sekcji wymagań, jeżeli chodzi o zapytania ofertowe.

O.M.: Tak, myślę, że też taki arkusz to jest coś co nawet my mamy I dysponujemy I chętnie z nim dzielimy, tylko tutaj zawsze wrócę do tego, że jeżeli my wyślemy to klientowi I opracujemy to na naszym markuszu to wszystko super, tylko ja bym sobie bardzo życzył I klient pewnie też by sobie bardzo życzył, żeby wszystkie firmy składały ofertę na bazie podobnej wiedzy, żeby 10 wspólny mianownik był zachowany, ale wtedy my nie mamy z tym problemu, żeby każda z firm, która podchodzi do zapytania ofertowego bazowała nawet na naszych dokumentach I to nam wszystkim daje wyrównane szanse I de facto Przybliża nas też do tego, że krótko mówiąc walczymy merytoryką, a nie ceną krótko mówiąc I to jest dobre dla wszystkich w mojej ocenie. Mamy tutaj też 10 punkt przedostatni, czyli potrzeby technologiczne. Ja patrząc trochę na czas, pominę 10 punkt celowo, ale on jest dobrze opisany również w naszym e-booku I też potrzeby technologiczne to jest coś, w co angażujemy najczęściej dział IT I to już jest myślę, że taka druga warstwa całego tego procesu zapytania ofertowego, a to o czym teraz mówimy to są pierwsze I najważniejsze kwestie. Takim ostatnim chyba punktem, który ja bym wymienił to też jest sformułowanie oczekiwań względem dostawcy. Mówiliśmy o oczekiwaniach względem systemu, co jest naturalne I oczywiste, ale tak samo względem dostawcy, czy to są kwestie, załóżmy co preferujemy jako firma, często firmy mają swoje jakieś założenia, że na przykład chcą z dużą doświadczoną firmą, która zatrudnia 500 osób pracować, a czasami bardziej z butikową, z butikową mniejszą agencją, ale która ma na przykład duże doświadczenie w ich branży. To jest też takie coś, co warto opisać, ale myślę, że to się weryfikuje już też na etapie tego, do której firma, nasz potencjalny klient wysyła w ogóle zapytania, bo zazwyczaj robi sobie to rozpoznanie I wybiera takich dostawców, którzy gdzieś spełniają te kryterium, ale jeżeli ktoś o tym nie pomyślał, to warto też się nad tym zastanowić. No dobrze, to jest jeszcze pytanie w sumie do Ciebie w tym momencie, czy jeżeli chodzi o te kryteria, jak dobrze przygotować zapytanie, coś byś do tego dodała, czy jeszcze chciałabyś to jakoś rozszerzyć, słuchaj być może inaczej to wygląda z perspektywy producenta, no bo to jednak mimo wszystko jest troszkę inny biznes niż nasz.

Z.G.: Myślę, że takim Przydatnym punktem, który warto zawrzeć jest np. Harmonogram postępowania, czyli taka informacja np. Na kiedy planowane jest złożenie ofert, kiedy mają miejsce prezentacje dostawców, na kiedy planowany jest wybór rozwiązania. I też ważna informacja tutaj, która moim zdaniem pomaga nam bardzo, to informacja kto ze strony klienta będzie oceniał te oferty, czyli czy to będą na przykład przedstawiciele działu IT, czy to będą przedstawiciele działu e-commerce, czy produktowego. Łatwia to zarówno nam, jak I na pewno tobie, Olgierd, też zrozumienie do kogo te odpowiedzi są kierowane. I tutaj jeszcze też może idąc trochę dalej, ważne jest, żeby zaznaczyć problemy I wyzwania w takim zapytaniu ofertowym. Jakie to są problemy I wyzwania w obecnym sposobie zarządzania tymi informacjami produktowymi? Czy są 1 rozproszone po wielu plikach, czy brakuje wspólności, aktualności, danych, czy może to, jak już wspomniałeś też, że te procesy wprowadzania na przykład nowego produktu trwają długo. Wszystkie te informacje dają nam lepsze zrozumienie kontekstu I dają nam możliwość zaproponowania jak najlepszego rozwiązania, które adresuje realne, istniejące w danej firmie problemy.

O.M.: Tak, a tu fajnie akurat zahaczyłaś już kolejny slajd, czyli tak naprawdę co w takim zapytaniu według mnie powinno się znaleźć I czy właściwie wymieniłaś chociażby 10 przebieg procesu wyboru, który jak najbardziej fajnie jest wiedzieć, kto decyduje, jakie osoby kontaktowe są po stronie klienta dostępne, kto podejmuje decyzję. My I tak o to pytamy, a jeżeli już to wiemy wcześniej, tym szybciej jesteśmy w stanie sobie wyobrazić tę całą sytuację I ją zaplanować. Też tutaj mam na samym początku informacje wstępne chociażby, czyli właśnie cel projektu, że na przykład chcemy mieć jedno miejsce dla danych produktowych w firmie, opis firmy I kontekst wyrażenia też, to jest takie fajne coś, co daje nam wstęp do zrozumienia całej sytuacji. Co jest najważniejsze dla firmy, tam może się też znajdować jeżeli chodzi o taki system, ale nie jeżeli chodzi o kryteria I punkty opisujące wymagania funkcjonalne, ale właśnie te takie bardziej problemy, jak chcieliby je rozwiązać, jeżeli chodzi o swoje przemyślenia. Ramy czasowe wdrożenia, jeżeli firma jest w stanie sobie to może nie tyle oszacować, ale stwierdzić, że dajmy na to, w firmie jest duża zmiana technologiczna I przyjmijmy sobie 1 września 2025 roku w firmie zostaje uruchomiony nowy system ERP, a miesiąc później nowy system e-commerce, to tak naprawdę narzuca nam, kiedy powinien być uruchomiony nowy system PIM I to też mówi w jakich obszarach czasowych się poruszamy, co też nam mówi I możemy doradzić klientowi, jaki powinien być zakres takiego wdrożenia, że być może warto podzielić to na etapy MVP, 10 pierwszy system, pierwsza wersja, która spełni tą konieczność uruchomienia z e-commerce I z ERP, a potem możemy sobie zrobić te funkcje, które są właśnie może nice to have, a nie must have chociażby I to też narzuca pewne kryteria oceny. Także to już przechodzimy do tej ostatniej takiej kwestii, a nawet przeszliśmy płynnie, co powinno zawierać w sobie zapytania ofertowe, czyli mamy już to, powiedzieliśmy już o informacjach wstępnych, o przebiegu procesu wyboru, osobach kontaktowych, oczekiwania odnośnie oferty. To jest też takie coś, co warto wiedzieć, czyli co wykonawca powinien zawsze w ofercie, jakie dokumenty przygotować, o co możemy pytać wykonawców, Na przykład możecie zapytać o stak technologiczny, czyli jaka technologia zostaje, będzie użyta, bądź też w jakiej technologii jest stworzone oprogramowanie. Jaki proponowany zespół projektowy wykonawca planuje zalokować w projekcie? Jakie to są role? Jaki jest harmonogram wdrożenia? Oczywiście o to też warto zapytać I warto, żeby pytanie o to było również w zapytaniu ofertowym. Zapytanie również o to, aby wykonawca przedstawił podział na etapy wdrożenia, żeby zawarł ewentualnie informacje o opłatach licencyjnych. Wykonawca powinien to wiedzieć, ale jeżeli macie takie punkty wypisane w zapytaniu ofertowym, to jest zdecydowanie znów uzyskanie tego wspólnego mianownika, że każdy zawrze to, poda cenę, poda warunki I można je łatwiej porównać. Kolejna kwestia to chociażby model dostarczenia oprogramowania, oprogramowanie w modelu SaaS, PaaS czyli Platformę ze Service, czy on-premise czyli instalowane na serwerze na przykład waszym, Może jest tak, że dział IT ma konkretne oczekiwania, wymagania, firma ma konkretne preferencje, też warto o to zapytać. Wymagane załączniki, czy już na etapie składania zapytania ofertowego oczekuje Cię od firmy złożenia KRS-u, czy jest potrzebne podpisanie NDA, tak aby na przykład przekazać bardziej szczegółowe informacje o produktach. To jest 10 opis sytuacji obecnej, o której już mówiliśmy przed chwilą. Wskazanie jaki obszar danych produktowych ma zostać objęty PIM. Jestem też ciekaw z perspektywy producenta, co byś dodała jako taki kolejny element zapytania ofertowego, z którego twoim zdaniem nie powinno być ono wysyłane.

Z.G.: Tutaj myślę, że z naszego punktu widzenia taką kluczową informacją jest na pewno coś o czym już wspomniałeś, czyli lista typów danych I atrybutów produktowych, które mają być objęte tym systemem, czyli jakie informacje o danym produkcie są gromadzone, czyli od takich podstawowych jak nazwy, opisy, skiu, ceny, poprzez takie bardziej już techniczne specyfikacje jak wymiary, materiały, czy też mogą być parametry, zdjęcia, multimedia. Jest tego całe multum. Możemy Tutaj też kierować się w kierunku takich danych specyficznych dla kanałów, czyli na przykład jak skrócone opisy na mobile, czy też opinie klientów. Dzięki temu będziemy mieli świadomość jaka jest skala I złożoność danych do obsłużenia. No I też myślę, że tutaj warto zahaczyć o takie wymagania funkcjonalne, które mogą też dotyczyć bardzo wielu obszarów.

O.M.: Tak, to jest to, co już właśnie mówiliśmy I ono tak punkty w zasadzie chyba wydaje mi się, że dość dobrze przeszliśmy sobie przez nie, jeżeli chodzi o wymagania funkcjonalne, niefunkcjonalne I 10 budżet, który jest tutaj na końcu. Wszystkie te elementy, które są tu wymienione, 1 są rozpisane też w naszym ebooku, który zostanie wysłany, więc spokojnie będzie można się z nimi zapoznać. Mamy też pytania, W tej chwili jest 56 minut naszego webinara, zostało nam 4 minuty. Tutaj ja jeszcze też parę kwestii chciałbym powiedzieć na tym slajdzie, ale może warto teraz, żebyśmy spróbowali odpowiedzieć na te pytania, bo jednak to jest webinar dla Was I to jest najważniejsze, żeby te pytania, które były zadane, znalazły odpowiedź. Więc taką mam propozycję, żebyśmy w tej chwili właśnie zajęli się tym pytaniami I odpowiedziami.

Z.G.: Dobrze, działajmy.

O.M.: Możemy teraz tą część pytań i odpowiedzi rozpocząć, czy zakładam, że o właśnie, już mamy pierwsze pytanie. OK, jak ocenić, sprawdzić, Czy firma wdrażająca PIM faktycznie się na tym zna, a nie tylko sprzedaje software?

Z.G.: O, to tutaj chyba pytanie bardziej do mnie, tak. Z mojej perspektywy, czy też z perspektywy PIM Cora, myślę, że taką najlepszą praktyką, Jeżeli faktycznie chcemy mieć pewność, że dana firma ma doświadczenie we wprowadzaniu systemów PIM I mają odpowiednią wiedzę I ekspertyzę, to jest po prostu sprawdzenie, jacy są nasi oficjalni partnerzy wdrożeniowi. Mamy jako PIMCOR taki system partnerski, gdzie agencje są odpowiednio weryfikowane, muszą mieć doświadczenie, mają wiele projektów już wdrożonych z użyciem naszego systemu, więc tutaj na pewno myślę, że warto po zapoznaniu się z ofertą produktu I jeżeli dany produkt jest odpowiedni, spełnia wymagania to warto się kierować właśnie do licencjonowanych partnerów wdrożeniowych, którzy mają już właśnie tą wiedzę I ekspertyzę I mogą dać gwarancję tego, że projekt będzie sukcesem.

O.M.: Ja też dodam jeszcze od siebie, bo produkt I producent to jedno, ale też właśnie na koniec dnia partner wdrażeniowy, partner integracyjny będzie wprowadzał to do firmy, szkolił użytkowników, przenosił dane itd. I to też jest pytanie, które tak jak to się mówi off the record na różnych konferencjach od różnych osób, które są po tej drugiej stronie, po stronie klienta w sumie otrzymuje. Ja bym powiedział, że tu w sumie są takie dwa aspekty, które o tym decydują. Pierwsze kryterium, które bym przyjął to zobaczyłbym, spójrzcie też na to w 10 sposób, na rynku wiele firm wdraża kilka różnych rozwiązań I to nie tylko PIM-owych, często są to rozwiązania I e-komersowe I PIM-owe. Zapytajcie, porozmawiajcie jak dużo mają wdrożeń PIM-owych, a jak dużo e-komersowych. Ile procentu mają przychodu z tego I z tego. Oczywiście nie powiedzą w szczegółach, ale ważne jest to, że często jeżeli firma dana skupia się na wdrożeniach e-komersowych, to jest duże prawdopodobieństwo, że jeżeli chodzi o PIMA będzie po prostu miała dużo mniejszą wiedzę, bo jest to oprogramowanie towarzyszące, dlatego warto o to spytać. Druga kwestia jest taka, jak wygląda rozmowa już od pierwszego spotkania odnośnie danych produktowych. Jeżeli firma zadaje bardzo dużo pytań szczegółowych o dane produktowe I podkreśla, że model danych produktowych jest bardzo ważny, bo jeżeli nie zostanie dobrze przemyślany I zamodelowany od samego początku To samo oprogramowanie nie zmieni absolutnie sytuację, po prostu wdrożą wam troszeczkę lepszego Excela, to też jest dla mnie sygnał, że warto się zastanowić, czy oni faktycznie, aby na pewno wiedzą, jak do tego podejść dobrze. Mówię o tym dlatego, że po prostu mieliśmy stosunkowo dużo spotkań z klientami, którzy mieli prawie wdrożony system I potem jak już się z nimi zapoznali, stwierdzili, że chyba ktoś zapomniał o tym, jak zbudować model produktu, bo to co mają teraz, atrybuty, cechy, wariantowanie, nie spełnia tego jak wygląda ich oferta produktowa I w zasadzie ciężko im jest korzystać z tego systemu. Więc to są takie pytania, które tak naprawdę wyszły nawet z rozmów z osobami, które pracują po tej drugiej stronie I zlecają wdrożenia systemów PIM, a które miałem szczęście zebrać w trakcie różnych spotkań I rozmów. Następne pytania. Mieliśmy sytuację, gdzie firma oszacowała zaniżone koszty, zapłaciliśmy potem im za audyt I po ich audycie oni stwierdzili, że koszty będą wyższe niż wcześniej założone. Jak tego uniknąć? Audyt to może ja tutaj odpowiem w takim razie. Firma oszacowała zaniżone koszty. Jeżeli tej samej firmie płaciliśmy za audyt po tym, jak oszacowała zaniżone koszty, no to tak, to jest takie ryzyko, dlatego warto nawet robić, moim zdaniem, jak tego uniknąć, nawet proszę prowadzić niepełną analizę I niepełen, może nawet ja bym to nazwał bardziej analizą niż audyt, ponieważ często robimy ją, a w zasadzie zawsze przed wdrożeniem systemu PIM I z tej analizy faktycznie wychodzi nam jakie są realne koszty wdrożenia, więc prawdą jest I nie jest to nic dziwnego, że te koszty po analizie mogą być troszeczkę inne, ale jeżeli 1 są dwukrotnie inne to już jest nie fajnie, więc im lepiej przygotowujemy zapytania ofertowe, im lepiej obie strony poznają warunki, w jakich pracuje firma, która chce wdrożyć system PIM I ma szansę przygotować rzetelną wycenę, tym mniejsza jest ryzyko, że taka sytuacja wystąpi. A również te warsztaty takie krótkie, o których mówiłem, Discovery Workshops, jedno-dwudniowe, które często można później wliczyć w koszty całego wdrużenia, 1 pomagają niwelować tego typu sytuację. I to też widać po rozmowie z firmą, która przeprowadza takie warsztaty, jak szczegółowo pyta, jak efektywnie 10 czas na warsztaty wykorzystuje, czy chce poznać te szczegóły, o których dzisiaj mówiliśmy I czy też jest w stanie zadeklarować coś, jeżeli chodzi o te ceny. Zuza, chciałabyś coś może dodać do tego?

Z.G.: Nie, myślę, że wyczerpałeś tutaj temat.

O.M.: Ok, to poproszę następne pytanie w takim razie. Już jesteśmy trochę po czasie, są 3 minuty po czasie, ale mam nadzieję. Tomek jakbyś napisał ile jeszcze jest pytań, to będę w stanie poinformować wszystkich ile jeszcze mniej więcej potrwa spotkanie. Ostatnie pytanie. Świetnie. Czy lepiej jest próbować samemu pisać RFP I liczyć, że będzie dobrze, czy zatrudniać konsultanta? Ciężko stworzyć zapytanie na temat, na którym się nie znamy. Pełna zgoda, pełna zgoda. Mam nadzieję, że po tym dzisiejszym webinarze, ale też po przeczytaniu naszego e-booka będzie dużo łatwiej. Jest czasami to praktyka, z którą się spotykamy, że zatrudniony jest zewnętrzny konsultant, który przeprowadza firmę przez 10 proces I to jest pewnie dobre rozwiązanie, jeżeli faktycznie w firmie ciężko jest nam. Zazwyczaj taki konsultant też dobrze się orientuje w kwestiach technologicznych, zarówno procesowych, w kwestiach danych, ale też w kwestiach technologicznych, IT. Więc to jest pewnie dobre rozwiązanie. Tylko jest jeszcze jedna ważna rzecz. Pytanie, czy taki konsultant jest jakkolwiek związany z jakąś firmą potencjalnie która to wykonuje. Jeżeli nie I mamy co do tego pewność jasne jest to dobre rozwiązanie. Jeżeli nie mamy nikogo takiego to można przeprowadzić takie warsztaty Discovery z wybraną firmą, 1 powinny być obiektywne I niezależne I dać po prostu informację do tego, żeby lepiej zbudować zapytanie ofertowe I dopiero potem rozesłać to do wszystkich. To też jest uważam dobre podejście, kiedy nie mamy szansy pracować z takim konsultantem albo nie mamy pewności, że jest on faktycznie niezależny. Złota dodałabyś?

Z.G.: Tutaj zgadzam się z Tobą całkowicie. Jeżeli chodzi o nasze doświadczenia, tutaj kiedy otrzymywaliśmy takie zapytania ofertowe, które były przygotowywane we współpracy z konsultantem, to zazwyczaj powiedziałabym, że wychodziło to dla klienta na plus. Więc myślę, że warto było tylko faktycznie jeden aspekt, 10, o którym wspomniałeś, czyli pewność, że jest konsultant niezależny, a druga kwestia to faktycznie sprawdźmy, czy ich ekspertyza tutaj jeżeli chodzi o zarządzanie danymi jest na takim poziomie, że będziemy mogli liczyć na takie, na stworzenie takiego dogłębnego RFP, które faktycznie podkreśli te potrzeby I będzie pomocne dla agencji, które będą na tą ofertę odpowiadać, więc tutaj ważna jest właśnie ta weryfikacja z mojego punktu widzenia, ale tak jak powiedziałeś Olgierd, myślę, że to jest dobra ścieżka, dobry kierunek, bo na pewno jest to coś, co usprawnia proces przygotowania tego RFP I całego projektu ogółem również.

O.M.: Oczywiście nie oddawałbym też całego tego procesu, bo jednak to Wy będziecie korzystać z tego systemu docelowo I tak powinien być 10 lider projektu, który wywodzi się z firmy I który będzie w stanie, kiedy konsultant załóżmy zakończy swoją pracę, mieć tą wiedzę, mieć 10 know-how I dalej rozprzestrzeniać to wewnątrz firmy, więc to też jest ważne, żeby nie polegać tylko w 100% I nie oddawać całości tego procesu, a bardziej być przy tym procesie I wspomagać się wiedzą takiego konsultanta. Chyba jeszcze bym to dodał, żeby też to efektywnie potem.

Z.G.: Tak zdecydowanie. Tutaj nie powinien być to taki proces całkowicie oddelegowany do osoby spoza firmy, tylko raczej proces polegający na współpracy z działami firmy, które będą korzystały z tej technologii, z tego PIM-a przy pomocy konsultanta, który będzie wiedział, jakie odpowiednie pytania zadać I tak powinniśmy tutaj zwrócić uwagę, żeby to było połączone ze sobą.

O.M.: Ok, to było ostatnie pytanie. Jeżeli chodzi o naszą prezentację, to już jesteśmy po tej sesji. Ostatnie pytanie, dziękuję bardzo ze swojej strony za obecność, za Wasz czas, za to, że licznie przyszliście na to nasze spotkanie, w sumie pierwszy webinar, który zorganizowaliśmy, więc bardzo się cieszymy. Zapraszamy na nasze strony internetowe, social media, zarówno PINCORA jak I nasze LemonMind. Przypominam o tym, że jeszcze dzisiaj dostaniecie e-booka, o którym mówiłem. Informacje kontaktowe do dalszych konsultacji również znajdą się w tym mailu, także jeżeli będziecie chcieli zapytać o cokolwiek więcej w przyszłości, zadać pytanie, skonsultować się, jesteśmy otwarci na tego typu rozmowy, spotkania, sytuacje, więc jak najbardziej. Ja dziękuję również Tobie Zuza za Twoją obecność, za czas poświęcony, za podzielenie się swoją wiedzą, doświadczeniem, Bardzo było mi miło I mam nadzieję na więcej. Także z mojej strony wielkie dzięki. Jeszcze raz wszystkim dziękuję.

Z.G.: Ja również bardzo dziękuję. Mam nadzieję, że informacje były przydatne. W razie czego zarówno ja, jak I Olgierd na pewno służymy pomocą w przyszłości.

O.M.: Dziękujemy, do widzenia, miłego dnia, trzymajcie się.