Problemy z rozproszonymi danymi – jak skutecznie je scentralizować w PXM?

Wstęp

Wyobraź sobie poniedziałkowy poranek w firmie działającej w e-commerce B2B, która sprzedaje setki, a nawet setki tysięcy produktów. Dział sprzedaży zaczyna dzień od gorączkowych telefonów: kluczowy klient potrzebuje natychmiast oferty handlowej na kilkanaście specjalistycznych produktów. Handlowiec Krystian nerwowo przeskakuje między systemem ERP, arkuszem Excela i katalogiem PDF od marketingu. Każde źródło podaje inne dane – w ERP cena jest nieaktualna, w Excelu brakuje opisu technicznego, a katalog PDF zawiera stary model produktu. Krystian czuje narastającą frustrację, a klient traci cierpliwość. To, co miało być prostą ofertą B2B, zamienia się w śledztwo w chaosie informacyjnym, typowym przy rozproszonych danych produktowych w B2B.

Brzmi znajomo? Dla wielu menedżerów i specjalistów marketingu w e-commerce B2B oraz sprzedaży hurtowej to codzienność. Rozproszone dane produktowe, brak jednego źródła prawdy i niespójność między systemami ERP, Excel i CMS prowadzą do chaosu informacyjnego w sprzedaży B2B. W tym artykule pokażemy, jakie są najczęstsze problemy z danymi produktowymi, jak scentralizować dane za pomocą PIM i jak PXM może pomóc uporządkować dane produktowe i poprawić efektywność e-commerce B2B.

Opis problemu

Rozproszone dane produktowe w eCommerce B2B to typowy problem firm, które gromadzą informacje o produktach w różnych systemach – ERP, CRM, CMS – bez spójnego centrum zarządzania. Brak jednego źródła prawdy prowadzi do chaosu w zarządzaniu informacją produktową. W firmach z szerokim katalogiem produktowym, każdy dział korzysta z własnych danych, co pogłębia problem rozproszonych danych produktowych i utrudnia prowadzenie sprzedaży online.

Typowa sytuacja w e-commerce B2B wygląda tak: dane produktowe są porozrzucane po systemie ERP (stany magazynowe, ceny zakupu), CRM (indywidualne cenniki klientów), CMS lub platformie e-commerce (opisy, zdjęcia, specyfikacje techniczne). Dochodzą do tego lokalne pliki Excela, które tworzą tzw. silosy danych – każdy handlowiec czy dział marketingu pracuje na własnej wersji informacji. Taki brak integracji systemów i niespójność danych produktowych powodują ogromne trudności w zarządzaniu ofertą handlową B2B.

Przyczyn problemów z danymi produktowymi w firmie B2B może być wiele. Najczęstsze to brak integracji systemów ERP, CMS, CRM oraz silosy organizacyjne – marketing, sprzedaż i IT nie współdziałają w zakresie zarządzania informacją produktową. Gdy firma rozwija się bez planu na centralizację danych, pojawia się historyczny bałagan – dokładane są kolejne systemy, ale brakuje spójności. Bez narzędzi takich jak PIM trudno zapanować nad rozproszonymi danymi produktowymi – pracownicy kopiują dane ręcznie, co prowadzi do błędów, duplikatów i chaosu informacyjnego w całym e-commerce B2B.

Konsekwencje rozproszonych danych w B2B

Chaos informacyjny w e-commerce B2B to realne zagrożenie dla efektywności biznesu. Konsekwencje rozproszonych danych produktowych są poważne – wpływają na jakość obsługi, skuteczność sprzedaży i zaufanie klientów.

• Problemy sprzedaży B2B bez centralizacji danych są nieuniknione. Handlowcy narażeni są na przygotowanie błędnych ofert handlowych – gdy każdy dział korzysta z innych źródeł danych, łatwo o nieaktualne ceny, wycofane produkty czy sprzeczne opisy. Niespójne dane w e-commerce B2B mogą skutkować utratą klienta, który zamiast rzetelnej oferty trafia na chaotyczne informacje w PDF, katalogu lub sklepie online.
• Brak spójnych informacji produktowych bezpośrednio wpływa na jakość obsługi w B2B e-commerce. Klienci oczekują szybkiej reakcji i jednolitych danych – a jeśli handlowiec musi sprawdzać dane w kilku systemach, rośnie ryzyko błędu i dezorientacji. Taka niespójność danych produktowych w B2B podważa zaufanie i niszczy relacje biznesowe.
• Chaos informacyjny w danych produktowych wpływa również na komunikację marketingową. Brak centralizacji i aktualizacji danych sprawia, że kampanie marketingowe w e-commerce B2B mogą zawierać sprzeczne informacje – np. promocja nowej funkcji, która nie istnieje na stronie. Takie błędy obniżają wiarygodność marki i mogą prowadzić do utraty klientów przez błędy w danych.
• Brak systemu PIM w sprzedaży B2B oznacza utratę szans biznesowych i spadek efektywności. Gdy handlowcy tracą czas na szukanie danych, zamiast sprzedawać – firma przegrywa z konkurencją. Wprowadzanie nowych produktów zajmuje tygodnie, bo dane trzeba kompletować ręcznie. Centralizacja danych to dziś warunek skutecznego działania w e-commerce B2B.

Te konsekwencje rozproszonych danych produktowych nie są teorią – to realne sytuacje z życia firm. Przykład: firma techniczna Alfa nie miała scentralizowanej bazy danych – gdy klient poprosił o katalog produktów, przygotowanie oferty trwało ponad dwa tygodnie. Zniecierpliwiony klient wybrał konkurencję. Brak PIM lub centralizacji danych w B2B kończy się stratą klientów i zamówień.

Centralizacja danych jako konieczność, a nie wybór

W tym miejscu pojawia się Product Experience Management (PXM) – strategia, która traktuje centralizację danych produktowych jako fundament efektywnego zarządzania informacją produktową w firmie. PXM to rozwinięcie idei PIM – o ile PIM odpowiada za jedno źródło prawdy o produktach, to PXM idzie o krok dalej i dostarcza spójne dane we wszystkich kanałach sprzedaży B2B, poprawiając doświadczenie klienta B2B.

Dlaczego centralizacja danych jest tak ważna w e-commerce B2B? Firma bez scentralizowanego podejścia do danych produktowych działa jak biblioteka bez katalogu – informacje są, ale ich odnalezienie to strata czasu i pieniędzy. Dzięki wdrożeniu PXM jako strategii w B2B, dane produktowe są uporządkowane, dostępne natychmiast i prezentowane w spójny sposób niezależnie od kanału. To kluczowe dla szybkiej reakcji na potrzeby klienta i skutecznej sprzedaży.

W dzisiejszym e-commerce B2B centralizacja danych produktowych nie jest już wyborem – to konieczność. Klienci oczekują spójnych, rzetelnych informacji, a tylko jedno źródło prawdy o produktach pozwala sprostać tym oczekiwaniom. PXM jako strategia w B2B pozwala nie tylko uporządkować dane, ale też realnie zwiększyć sprzedaż, poprawić efektywność zespołów i zapewnić lepsze doświadczenie klienta B2B. Korzyści są konkretne – oszczędność czasu, eliminacja błędów i wzrost zaufania do marki.

Centralizacja danych produktowych z Pimcore

Centralizacja danych produktowych z Pimcore pozwala firmom B2B skutecznie konsolidować informacje z różnych źródeł – ERP, CRM, arkuszy Excel i platform e-commerce – w jednym miejscu. Pimcore jako system PIM działa jak centralny hub danych, zapewniając jedno źródło prawdy w e-commerce B2B. Przykładowo, hurtownia techniczna może zintegrować dane magazynowe z ERP i cenniki od dostawców w Excelu, eliminując błędy i ręczne kopiowanie. Pimcore automatycznie importuje, synchronizuje i ujednolica dane produktowe, co znacząco usprawnia zarządzanie szerokim asortymentem.

Zarządzanie jakością danych w PIM staje się proste dzięki Pimcore. System automatycznie waliduje dane produktowe, sprawdzając ich kompletność, zgodność z formatami i obecność wymaganych pól. Błędy – takie jak duplikaty, brakujące opisy czy błędne ceny – są wychwytywane, zanim trafią do odbiorców. To nie tylko poprawia jakość informacji, ale też zapewnia spójność danych w kanałach sprzedaży i minimalizuje ryzyko błędów ofertowych. Gdy ten sam produkt pojawi się w wielu źródłach – np. ERP i Excel – Pimcore automatycznie wykryje duplikaty i pozwoli je scalić. System umożliwia też wzbogacanie danych produktowych – do podstawowych rekordów (np. z ERP) dodawane są opisy marketingowe, pliki PDF, zdjęcia czy tłumaczenia. Dzięki temu każda karta produktu jest kompletna i gotowa do wykorzystania w sprzedaży. Producent komponentów przemysłowych może dzięki Pimcore zautomatyzować proces tworzenia bogatych kart produktowych. Dane z ERP (np. nazwy i numery katalogowe) są wzbogacane o zdjęcia, specyfikacje techniczne, instrukcje i inne zasoby z DAM – wszystko zgodnie z ustalonymi regułami. Dzięki automatycznemu ujednolicaniu danych produktowych, firma zyskuje spójność i oszczędza czas. Wszystkie aktualizacje danych produktowych w Pimcore przechodzą przez mechanizmy kontroli jakości, dzięki czemu do klientów trafiają wyłącznie sprawdzone, spójne informacje w czasie rzeczywistym. To eliminuje pomyłki np. w jednostkach miar czy walutach, które w B2B mogą prowadzić do kosztownych problemów.

Personalizowane katalogi dla klientów B2B: Jedną z kluczowych zalet Pimcore dla personalizacji oferty B2B jest możliwość tworzenia personalizowanych katalogów produktowych. Firmy z szerokim asortymentem (dziesiątki tysięcy SKU) mogą elastycznie dopasować ofertę do potrzeb klienta – np. pokazywać indywidualne cenniki dla klientów B2B, zestawy produktów zgodne z branżą czy specyfiką rynku. Pimcore pozwala tworzyć różne warianty katalogów produktowych z jednej bazy danych – np. dla konkretnych regionów, kanałów sprzedaży czy grup klientów. Taka prezentacja oferty B2B z jednego źródła danych zapewnia spójność, automatyzację i kontrolę. Filtrowanie katalogów produktowych w e-commerce pozwala łatwo dostosować ofertę – np. inne ceny lub nazwy produktów dla kluczowych odbiorców. Przykładowo, dystrybutor części motoryzacyjnych może w Pimcore wygenerować PDF z indywidualną ofertą produktową – tylko dla klienta z branży transportowej, z jego cenami, językiem i dedykowanym asortymentem. Takie dane produktowe dopasowane do klienta zwiększają skuteczność sprzedaży i budują lojalność w B2B. Dzięki spójności danych w katalogach B2B, Pimcore eliminuje ryzyko błędów – nieaktualnych cen, opisów czy produktów wycofanych. Aktualizacje są wykonywane centralnie i automatycznie przenoszone do wszystkich widoków. W porównaniu do ręcznego przygotowywania katalogów, zarządzanie ofertą B2B w Pimcore to oszczędność czasu i większa precyzja. W rezultacie, Pimcore umożliwia szybkie wprowadzanie nowości produktowych i pełną kontrolę nad tym, jak wygląda oferta w oczach różnych klientów B2B. To idealne rozwiązanie dla firm, które chcą działać dynamicznie i jednocześnie zapewnić spersonalizowane katalogi produktowe, zawsze aktualne i dopasowane do realnych potrzeb odbiorców.

Praktyczny przykład (Pimcore): Wdrożenie Pimcore w firmie B2B zajmującej się dystrybucją opakowań przemysłowych rozwiązało poważny problem rozproszenia danych. Przed wdrożeniem systemu PIM, dane znajdowały się w różnych źródłach – ERP, plikach Excel od dostawców oraz stronach producentów (zdjęcia). Taki brak centralizacji utrudniał pracę, a proces tworzenia oferty był powolny i obarczony błędami. Praktyczne zastosowanie systemu PIM pozwoliło na automatyzację zarządzania danymi produktowymi. Pimcore został zintegrowany z różnymi źródłami danych – ERP, plikami Excel i zasobami zewnętrznymi – co umożliwiło szybkie ujednolicenie danych produktowych i ich centralne zarządzanie. Dane od różnych producentów, niezależnie od formatu, trafiają przez API do Pimcore, gdzie są standaryzowane według zdefiniowanego schematu. System automatycznie sprawdza kompletność i poprawność danych, pobiera brakujące treści z DAM i zgłasza konflikty. Dzięki temu firma zyskała jedno spójne źródło informacji, a integracja ERP z Pimcore przyspieszyła przepływ danych. Ręczne wprowadzanie danych zostało niemal całkowicie wyeliminowane. Pimcore odpowiada za synchronizację danych z e-commerce, katalogami PDF i innymi kanałami. Eliminacja błędów w informacjach produktowych pozwoliła zaoszczędzić czas i poprawić jakość danych w sprzedaży. Usprawnienie obsługi handlowców to jeden z kluczowych efektów wdrożenia Pimcore – dane prezentowane klientom (online lub w PDF) są aktualne i poprawne. Dzięki temu handlowcy mogą szybko i pewnie przygotowywać oferty, a przygotowanie katalogów produktowych z Pimcore zajmuje minuty, a nie dni. To zwiększa zaufanie klientów i podnosi efektywność sprzedaży. Firma może teraz w ciągu kilku minut przygotować spersonalizowany katalog ofertowy dla dużego klienta, podczas gdy wcześniej zajmowało to dni żmudnej pracy.

Metodyczne podejście do centralizacji danych w PXM – konkretne kroki

Jak wdrożyć PXM krok po kroku i uporządkować rozproszone dane produktowe w firmie B2B? Oto sprawdzony plan działania, który pomoże zapanować nad chaosem informacyjnym:

1. Audyt danych produktowych w firmie to pierwszy krok w procesie centralizacji. Zidentyfikuj wszystkie źródła informacji – ERP, CRM, CMS, arkusze Excel – oraz sprawdź, gdzie pojawiają się duplikaty i niespójności. Ten etap pozwala ocenić skalę wyzwań i odpowiednio zaplanować kolejne działania w ramach centralizacji danych produktowych – etapy.
2. Kolejnym krokiem jest wybór systemu PIM dla B2B, który stanie się centralnym miejscem do zarządzania informacją produktową. Narzędzie takie jak Pimcore powinno być łatwe do integracji, skalowalne i dopasowane do procesów w Twojej firmie. Od tego wyboru zależy skuteczność wdrożenia PXM w dalszych etapach.
3. Integracja PIM z ERP i e-commerce to kluczowy moment procesu. Ustal, które źródła danych mają priorytet (np. ERP dla cen, PIM dla treści). Dzięki połączeniom API i automatycznemu przepływowi danych unikniesz ręcznego kopiowania informacji, a dane będą zawsze aktualne i spójne między systemami.
4. Kolejny etap to standaryzacja danych produktowych – zadbaj o jednolite jednostki, nazewnictwo, brak duplikatów. Uzupełnij dane o brakujące treści: opisy, specyfikacje techniczne, zdjęcia. Spójne i kompletne dane to fundament dobrego doświadczenia zakupowego w e-commerce B2B.
5. Szkolenia z obsługi PIM i wyznaczenie jasnych procedur są kluczowe dla trwałego sukcesu. Zdefiniuj role i odpowiedzialności, przeszkol zespoły sprzedaży, marketingu i IT. Każdy powinien wiedzieć, jak działa system i dlaczego warto z niego korzystać – wtedy zarządzanie informacją produktową w B2B staje się naturalnym procesem.
6. Na końcu nie zapomnij o monitoringu jakości danych w PXM. Korzystaj z raportów i wskaźników, by na bieżąco oceniać kompletność i poprawność danych. Optymalizacja to proces ciągły – dzięki niej wdrożenie PIM w firmie krok po kroku przynosi trwałe efekty. Zachęcaj zespół do czujności i reago

Pimcore i OroCommerce to komplementarne rozwiązania dla eCommerce B2B. Pimcore zapewnia fundament danych – pełne, poprawne i spójne informacje produktowe, którymi można zasilać dowolne kanały. OroCommerce natomiast dostarcza platformę transakcyjną bogatą w funkcje specyficzne dla B2B, umożliwiając wygodne zakupy online nawet przy bardzo złożonych wymaganiach. Razem pozwalają firmom B2B wyjść naprzeciw realnym wyzwaniom: eliminują silosy danych, automatyzują żmudne procesy ofertowania i zamawiania, a w rezultacie poprawiają doświadczenie klientów, którzy otrzymują rzetelną informację i profesjonalną obsługę. Dzięki temu przedsiębiorstwo może sprawniej skalować swój biznes, wejść na nowe rynki i skuteczniej konkurować w cyfrowej gospodarce.