Problemy z rozproszonymi danymi – jak skutecznie je scentralizować w PXM?

Wstęp

Wyobraź sobie poniedziałkowy poranek w firmie B2B, która sprzedaje setki, a nawet setki tysięcy produktów. Dział sprzedaży zaczyna dzień od gorączkowych telefonów: kluczowy klient potrzebuje natychmiast oferty na kilkanaście specjalistycznych produktów. Handlowiec Krystian nerwowo przeskakuje między systemem ERP, arkuszem Excela i katalogiem PDF od marketingu. Każde źródło podaje inne dane – w ERP cena jest nieaktualna, w Excelu brakuje opisu technicznego, a katalog PDF zawiera stary model produktu. Krystian czuje narastającą frustrację, a klient traci cierpliwość. To, co miało być rutynową ofertą, zamienia się w chaotyczne śledztwo niczym poszukiwanie igły w stogu danych.

Brzmi znajomo? Dla wielu menedżerów i specjalistów marketingu B2B oraz eCommerce to codzienność. Rozproszone dane produktowe potrafią zamienić nawet najlepiej zapowiadającą się sprzedaż w koszmar. W tym artykule przyjrzymy się, skąd bierze się taki chaos, jakie niesie konsekwencje i – co najważniejsze – jak zapanować nad rozproszonymi danymi dzięki centralizacji w ramach Product Experience Management (PXM).

Opis problemu

Rozproszone dane produktowe w eCommerce B2B to nic innego jak informacje o produktach porozrzucane po różnych miejscach i systemach, bez jednego spójnego źródła prawdy. W eCommerce B2B ten problem jest szczególnie dotkliwy – firmy często dysponują szerokim katalogiem produktowym, a każdy dział i system zarządza innym fragmentem tych danych.

Wyobraźmy sobie typową sytuację: część danych znajduje się w systemie ERP (np. stany magazynowe, ceny zakupu), inne w CRM (np. indywidualne cenniki czy ustalenia dla kluczowych klientów), jeszcze inne na platformie e-commerce lub CMS (opisy, zdjęcia, specyfikacje techniczne na stronie). Do tego dochodzą dziesiątki plików Excela przechowywanych lokalnie – każdy handlowiec czy dział marketingu może mieć własną "tajną" tabelkę z danymi produktowymi. Gdy brakuje współpracy między działami, każdy operuje swoim zestawem informacji, często niezsynchronizowanym z resztą organizacji.

Przyczyn takiego rozproszenia jest wiele. Często jest to historyczny bałagan: firma rosła, dokładano nowe systemy (ERP, potem osobno sklep internetowy, do tego system zarządzania magazynem), ale brakło czasu na ich pełną integrację. Inny powód to silosy organizacyjne – marketing, sprzedaż, IT i inne działy nie wypracowały wspólnych procesów dzielenia się danymi. Bywa też, że brakuje odpowiednich narzędzi, jak systemy integracji czy PIM (Product Information Management, czyli systemy do zarządzania informacją produktową). Wtedy pracownicy radzą sobie "na piechotę", kopiując dane z miejsca na miejsce. Niestety, im więcej źródeł danych, tym większe ryzyko chaosu i niespójności.

Konsekwencje rozproszonych danych w B2B

Chaos informacyjny nie pozostaje bez wpływu na biznes. W realiach B2B eCommerce rozproszone dane produktowe przekładają się na szereg bolesnych konsekwencji:

• Problemy w sprzedaży: Handlowcy ryzykują przygotowanie błędnych ofert. Gdy każdy korzysta z innego źródła danych, łatwo o pomyłkę – np. zaproponowanie klientowi produktu, który jest już wycofany albo podanie nieaktualnej ceny. Nieaktualne katalogi i specyfikacje sprawiają, że klient może otrzymać sprzeczne informacje w zależności od tego, czy patrzy na stronę www, ulotkę PDF czy ofertę od opiekuna handlowego.
• Obniżona jakość obsługi klienta: Klienci B2B oczekują szybkiej i rzetelnej informacji. Jeśli obsługa musi „przekopać się” przez kilka systemów, by odpowiedzieć na proste pytanie lub – co gorsza – udziela różnych odpowiedzi w różnych kanałach, klient czuje dezorientację i frustrację. Brak spójności podważa zaufanie, a w B2B relacje oparte na zaufaniu są kluczowe.
• Brak spójnej komunikacji marketingowej: Marketing tworzy kampanie, katalogi i opisy w oparciu o dane produktowe. Gdy te dane są niespójne, pojawiają się sprzeczne komunikaty – np. kampania promuje nową funkcję produktu, której nie ma w specyfikacji na stronie, bo ta nie została zaktualizowana. To nie tylko zniechęca klientów, ale też podważa wiarygodność firmy.
• Utracone szanse biznesowe i niższa efektywność: Czas to pieniądz. Jeśli zespół sprzedaży traci godziny na szukanie właściwych informacji, mniej czasu zostaje mu na faktyczną sprzedaż i budowanie relacji. Wprowadzanie nowych produktów trwa dłużej, bo zebranie danych zajmuje wieczność. W międzyczasie konkurencja może szybciej zareagować na potrzeby rynku.

Te problemy to nie abstrakcja – zdarzają się naprawdę. Przykład z życia: Firma Alfa z branży technicznej miała dane rozrzucone w różnych działach. Gdy kluczowy klient poprosił o specjalny katalog produktów, przygotowanie oferty zajęło ponad dwa tygodnie mozolnego zbierania informacji. Zniecierpliwiony opóźnieniem klient zwrócił się do konkurencji. Brak centralizacji danych oznaczał dla firmy Alfa utratę cennego kontraktu.

Centralizacja danych jako konieczność, a nie wybór

W tym miejscu pojawia się Product Experience Management (PXM) – podejście, które traktuje centralizację danych produktowych jako fundament. PXM to rozwinięcie idei PIM (Product Information Management). O ile PIM gromadzi informację produktową w jednym miejscu, o tyle PXM idzie krok dalej – zapewnia, że właściwe dane trafią w odpowiedniej formie do każdego kanału, tworząc spójne doświadczenie dla klienta.

Dlaczego to takie kluczowe w B2B eCommerce? Firma bez centralizacji danych jest jak biblioteka bez katalogu. Książki (dane) niby są, ale znalezienie właściwej to męka. Z kolei uporządkowana biblioteka pozwala od razu odnaleźć potrzebne informacje. Podobnie firma z wdrożonym PXM natychmiast znajduje aktualne dane o produkcie, niezależnie kto ich potrzebuje i gdzie.

Centralizacja danych produktowych to dziś konieczność, bo klienci oczekują spójności, biznes przyspiesza, a złożoność informacji rośnie. Bez jednego źródła prawdy trudno sprostać tym wyzwaniom. Korzyści z PXM są wymierne: uporządkowane dane napędzają sprzedaż (klient ufa informacjom i chętniej kupuje), oszczędzają czas zespołów (koniec z szukaniem po omacku) i poprawiają doświadczenie klienta. Krótko mówiąc, centralizacja przekłada się na zyski, efektywność i zadowolenie po obu stronach transakcji.

Centralizacja danych produktowych z Pimcore

Konsolidacja danych z wielu źródeł: Pimcore pełni rolę centralnego hubu danych produktowych, agregując informacje z systemów ERP, CRM, arkuszy kalkulacyjnych, platform e-commerce i innych źródeł w jednym miejscu​. Dzięki temu firma posiada jedno źródło prawdy dla danych o produktach – specyfikacji, opisów, cen, stanów magazynowych itp. Na przykład hurtownia techniczna może zintegrować w Pimcore dane z wewnętrznego ERP (np. stany magazynowe i ceny bazowe) oraz arkuszy dostawców, eliminując ręczne kopiowanie i rozbieżności. Pimcore automatycznie importuje i ujednolica dane z tych różnych kanałów, co upraszcza zarządzanie nawet bardzo szerokim asortymentem. W praktyce oznacza to, że jeśli dział zakupów doda nowy produkt w ERP, lub dostawca prześle aktualizację cennika w Excelu, Pimcore zintegruje te informacje i udostępni je dalej – np. do sklepu internetowego lub katalogu – zachowując spójność we wszystkich kanałach​.

Poprawa jakości danych produktowych: Gdy dane trafią do Pimcore, system dba o ich jakość i kompletność. Dzięki regułom walidacji i mechanizmom Data Quality Management Pimcore automatycznie sprawdza poprawność i zgodność danych – wymusza uzupełnienie wymaganych pól, formatowanie wartości, zgodność z wzorcami, itp.​. Wszelkie błędy (np. brak opisu, podejrzanie niska cena, duplikaty produktów) są wychwytywane zanim dane trafią do odbiorców. Przykładowo, jeśli ten sam produkt pojawił się dwukrotnie w różnych bazach, Pimcore wykryje duplikację i pozwoli ją scalić w jedną pozycję, zamiast dublować wpisy. Proces uzupełniania informacji obejmuje także wzbogacanie danych – do podstawowych rekordów (np. kod i cena z ERP) dodawane są brakujące opisy marketingowe, zdjęcia, pliki PDF z instrukcjami, tłumaczenia językowe itp.​. W efekcie każda karta produktu staje się kompletna i gotowa do wykorzystania w sprzedaży. Przykładem może być producent komponentów przemysłowych, który wykorzysta Pimcore do automatycznego wzbogacenia surowych danych z ERP (nazw i numerów katalogowych) o szczegółowe specyfikacje techniczne i zdjęcia – Pimcore może pobrać te materiały z biblioteki DAM lub przypisać do produktów według zdefiniowanych reguł. Wszystkie zmiany przechodzą jeszcze proces zatwierdzania jakości, co gwarantuje, że do klientów trafiają wyłącznie sprawdzone, spójne informacje​. Takie podejście eliminuje błędy (np. pomyłki w jednostkach miar czy walutach), które mogłyby skutkować kosztownymi pomyłkami w zamówieniach.

Personalizowane katalogi dla klientów B2B: Jedną z dużych zalet Pimcore w kontekście B2B jest możliwość elastycznego zarządzania katalogami produktowymi. Firmy oferujące bardzo szerokie portfolio (dziesiątki tysięcy SKU) często muszą prezentować różnym klientom inny wycinek oferty – np. indywidualne cenniki, asortyment dostosowany do branży klienta czy wersje produktów. Pimcore umożliwia tworzenie wielu katalogów lub widoków produktowych z jednej bazy danych, filtrowanych pod konkretne kanały, regiony czy segmenty odbiorców​. Dzięki centralnemu zarządzaniu, dane we wszystkich tych wariantach katalogu pozostają spójne, a różnice (np. inne ceny lub nazwy produktów dla danego klienta) są łatwe do utrzymania. Przykładowo dystrybutor części motoryzacyjnych może z Pimcore wygenerować osobny katalog (czy nawet plik PDF) dla kluczowego klienta z branży transportowej – zawierający tylko te produkty, które dany klient kupuje, w jego języku i z dedykowanymi cenami. Jedno źródło danych eliminuje ryzyko, że w katalogu dla klienta A pojawią się produkty wycofane lub błędne ceny, bo wszelkie aktualizacje (np. zmiana opisu, nowy model zastępujący stary) są dokonane centralnie i automatycznie propagowane do wszystkich wariantów katalogu​. To ogromne usprawnienie w porównaniu do tradycyjnego przygotowywania osobnych arkuszy lub katalogów dla każdego klienta. W efekcie Pimcore pozwala firmom B2B szybko reagować na potrzeby rynku – np. wprowadzić nową linię produktową jednocześnie we wszystkich kanałach sprzedaży – oraz zapewnić każdemu klien­towi spersonalizowane, aktualne informacje o ofercie.

Praktyczny przykład (Pimcore): Duży dystrybutor opakowań przemysłowych zmagał się z chaosem informacyjnym – część danych produktowych trzymał w ERP, opisy pobierał ręcznie od dostawców z plików Excel, a zdjęcia produktów wyszukiwał na stronach producentów. Proces tworzenia oferty dla klienta był powolny i podatny na błędy​. Wdrożenie Pimcore jako systemu PIM rozwiązało te problemy. Wszystkie źródła danych zostały podłączone do Pimcore, który zautomatyzował zbieranie i standaryzację informacji. Dane od różnych producentów (o różnym formacie) są teraz importowane przez API do Pimcore i tam ujednolicane według zdefiniowanego schematu​. System automatycznie waliduje wpisy, uzupełnia brakujące treści (np. pobiera brakujące obrazki z bazy DAM) i oznacza ewentualne konflikty do sprawdzenia przez opiekuna produktu. Dzięki temu zredukowano niemal do zera ręczne wprowadzanie danych i związane z tym pomyłki – informacje są na bieżąco synchronizowane z platformą e-commerce (Magento) i katalogami PDF​. Handlowcy zyskali pewność, że prezentowane klientom dane (czy to na stronie B2B, czy w dedykowanym cenniku PDF) są zawsze aktualne i poprawne, co podniosło zaufanie klientów i usprawniło obsługę sprzedaży. Firma może teraz w ciągu kilku minut przygotować spersonalizowany katalog ofertowy dla dużego klienta, podczas gdy wcześniej zajmowało to dni żmudnej pracy.

Metodyczne podejście do centralizacji danych w PXM – konkretne kroki

Jak przejść od chaosu do porządku? Oto sprawdzony plan działania krok po kroku:

1. Audyt istniejących danych: Zacznij od inwentaryzacji wszystkich źródeł danych produktowych w firmie – systemów (ERP, CRM, CMS), arkuszy, katalogów. Zidentyfikuj duplikaty, niespójności i braki. Taki audyt pozwoli Ci zrozumieć skalę problemu i zaplanować dalsze kroki.
2. Wybór narzędzia PXM/PIM: Wybierz platformę, która będzie centralnym repozytorium danych produktowych. Na rynku jest wiele rozwiązań (np. Pimcore, OroCommerce, Akeneo). Upewnij się, że wybrane narzędzie pasuje do potrzeb Twojego biznesu (skalowalność, integracje, łatwość obsługi). To fundament centralizacji – poświęć czas, by dokonać właściwego wyboru.
3. Integracja danych ze źródeł: Następnie połącz wybrane narzędzie z innymi systemami. Skonfiguruj integracje z ERP (stany, ceny), CRM (dane o klientach), platformą e-commerce (treści produktowe) i innymi bazami (np. magazyn). Najlepiej zautomatyzuj przepływ danych (API, konektory) zamiast polegać na ręcznym imporcie. Ustal też, które źródło jest nadrzędne dla danego typu informacji – np. ERP dla cen, PXM dla opisów.
4. Standaryzacja i wzbogacenie danych: Gdy wszystkie informacje są zebrane w jednym miejscu, przeprowadź ich ujednolicenie. Ustal jednolite nazewnictwo, jednostki miar, kategorie produktów. Usuń duplikaty i popraw oczywiste błędy. Następnie uzupełnij brakujące dane – opisy, parametry techniczne, zdjęcia, dokumentacje. Im pełniejsze i spójniejsze dane, tym lepsze doświadczenie klienta i mniejsza szansa na pomyłki.
5. Procedury i szkolenia: Opracuj jasne procedury zarządzania informacją produktową. Przydziel odpowiedzialności – kto wprowadza nowe dane, kto aktualizuje istniejące. Przeszkol pracowników z obsługi nowego systemu, tak aby każdy wiedział, jak i dlaczego z niego korzystać. Ważne, by centralna baza danych stała się naturalnym źródłem informacji dla wszystkich działów.
6. Monitoring i optymalizacja: Regularnie monitoruj jakość danych w systemie. Sprawdzaj, czy nowe produkty mają komplet informacji i czy dane są aktualne. Wykorzystuj raporty i wskaźniki dostępne w systemie PXM (np. poziom kompletności danych), by wychwycić braki. W razie potrzeby koryguj i aktualizuj dane na bieżąco. Zachęcaj też zespół do zgłaszania ewentualnych błędów – utrzymanie wysokiej jakości to proces ciągły.

Powyższe kroki przeprowadzą Twoją firmę od informacyjnego chaosu do ładu. Pamiętaj, że wdrożenie PXM to proces – może potrwać, ale metodyczne działanie krok po kroku pozwoli uniknąć typowych pułapek i zapewni trwałe efekty.

Pimcore i OroCommerce to komplementarne rozwiązania dla eCommerce B2B. Pimcore zapewnia fundament danych – pełne, poprawne i spójne informacje produktowe, którymi można zasilać dowolne kanały. OroCommerce natomiast dostarcza platformę transakcyjną bogatą w funkcje specyficzne dla B2B, umożliwiając wygodne zakupy online nawet przy bardzo złożonych wymaganiach. Razem pozwalają firmom B2B wyjść naprzeciw realnym wyzwaniom: eliminują silosy danych, automatyzują żmudne procesy ofertowania i zamawiania, a w rezultacie poprawiają doświadczenie klientów, którzy otrzymują rzetelną informację i profesjonalną obsługę. Dzięki temu przedsiębiorstwo może sprawniej skalować swój biznes, wejść na nowe rynki i skuteczniej konkurować w cyfrowej gospodarce.