Jak wybrać partnera technologicznego do wdrożenia transformacji cyfrowej w firmie B2B?

Wprowadzenie. Wyobraź sobie firmę B2B z wieloletnią tradycją, która postanawia wkroczyć na ścieżkę transformacji cyfrowej. Na początek – uruchomienie platformy e-commerce B2B i uporządkowanie informacji o kilku tysiącach produktów. Brzmi ambitnie? Zespół szybko odkrywa, że dane produktowe są rozproszone po różnych działach i arkuszach, a klienci otrzymują sprzeczne informacje zależnie od kanału sprzedaży. Pojawiają się błędy w opisach, braki aktualnych specyfikacji, co gorsza – zdarzyły się zwroty zamówień przez błędne dane. Nic dziwnego: aż 40% konsumentów zwraca zakup online z powodu niedokładnych informacji o produkcie. W realiach B2B taki chaos informacyjny potrafi sparaliżować sprzedaż i obsługę klienta. Prezes firmy dochodzi więc do wniosku, że bez odpowiednich narzędzi i specjalistycznego wsparcia transformacja utknie w miejscu.

W podobnej sytuacji jest dziś wiele firm z sektora e-commerce B2B. Cyfrowa zmiana wymaga nie tylko zakupu nowego oprogramowania, ale przede wszystkim mądrego wdrożenia – tak, aby technologia faktycznie rozwiązała problemy biznesowe. Tutaj na scenę wkracza partner technologiczny. Wybór właściwego partnera do wdrożenia transformacji cyfrowej (np. implementacji systemu PIM/PXM czy platformy sprzedażowej) może przesądzić o sukcesie lub porażce projektu. W LemonMind zawsze podkreślamy, że bez solidnej strategii, nawet najlepsza technologia nie przyniesie rezultatów – to jak budowanie domu bez fundamentów. Dobry partner pomoże taką strategię zbudować i dostarczy know-how, którego brakuje Twojemu zespołowi.

Jak jednak rozpoznać odpowiedniego partnera technologicznego? Poniżej znajdziesz 7 praktycznych porad, opartych na doświadczeniach rynkowych i wdrożeniach, które pomogą Ci dokonać właściwego wyboru. Każda porada odpowiada na konkretny problem, z którym firmy B2B mierzą się podczas cyfrowej transformacji, oraz podpowiada rozwiązanie z perspektywy eksperta.

7 kluczowych wskazówek przy wyborze partnera technologicznego

1. Zdefiniuj cele transformacji i oczekiwania biznesowe. Zanim zaczniesz rozglądać się za dostawcami, jasno określ, co chcesz osiągnąć dzięki transformacji cyfrowej. Czy chodzi o usprawnienie procesu zamówień w modelu e-commerce B2B, centralizację i zarządzanie informacją produktową (wdrożenie PIM), a może poprawę doświadczenia klientów na digital shelf (podejście PXM)? Każdy cel może wymagać nieco innych kompetencji. Dobry partner pomoże Ci doprecyzować tę wizję – ale to Ty musisz ją mieć na starcie. Dzięki temu od początku komunikujesz potencjalnym wykonawcom swoje kluczowe potrzeby: np. integrację sklepu online z ERP, wdrożenie systemu Product Information Management (PIM), czy przygotowanie firmy na sprzedaż omnichannel. Taka jasność celów pozwoli szybciej ocenić, którzy partnerzy faktycznie rozumieją Twój biznes. Unikniesz też ofert pełnych „wodotrysków”, które nie adresują realnych problemów Twojej firmy. Pamiętaj – transformacja cyfrowa to nie wdrożenie modnej aplikacji dla samej technologii, ale realna poprawa efektywności operacyjnej i doświadczenia klientów. Partner technologiczny musi rozumieć Twoje cele biznesowe i mówić językiem korzyści, a nie tylko funkcji IT.
2. Wybierz partnera z doświadczeniem w B2B i Twojej branży. Transformacja cyfrowa w B2B znacząco różni się od projektów B2C – inna jest specyfika klientów, procesy zakupu i skala zamówień. Firmy B2B nie mogą po prostu skopiować rozwiązań B2C, bo to prosta droga do niepowodzeń. Dlatego tak ważne jest, by partner rozumiał realia Twojego rynku. Szukaj dostawców, którzy mogą pochwalić się wdrożeniami dla podobnych firm (np. jeśli jesteś producentem części przemysłowych, partner z doświadczeniem w branży produkcyjnej będzie na wagę złota). Taka firma zna typowe wyzwania B2B – choćby złożony proces decyzyjny po stronie klienta, potrzebę indywidualnych cenników czy integracji z hurtową gospodarką magazynową. Idealny partner wdrożeniowy to taki, który zna realia i specyfikę Twojej branży. W praktyce oznacza to, że nie będzie uczył się Twojego biznesu na własnych błędach – zamiast tego od razu zaproponuje sprawdzone rozwiązania dostosowane do branżowych standardów. Zwróć też uwagę na referencje i opinie klientów. Rekomendacje od innych firm B2B powiedzą Ci wiele o kompetencjach partnera. Sprawdź case studies (najlepiej anonimowe lub ogólnodostępne opisy), zapytaj o kontakt do klienta, który przeszedł podobny projekt. Ostrożnie podchodź do zbyt ogólnych marketingowych haseł – konkretne przykłady i liczby (np. „usprawniliśmy proces ofertowania, skracając czas o 30%”) znaczą więcej niż slogan „jesteśmy liderem transformacji cyfrowej”. Jeśli to możliwe, zweryfikuj opinie w niezależnych źródłach (np. na platformach typu Clutch czy LinkedIn) zamiast polegać wyłącznie na tych zamieszczonych na stronie partnera. Doświadczenie branżowe plus pozytywne referencje to mocny sygnał, że partner wie, co robi.
3. Sprawdź kompetencje w zakresie PIM i PXM. W transformacji cyfrowej B2B często kluczowym elementem jest uporządkowanie danych o produktach i zapewnienie spójności informacji we wszystkich kanałach sprzedaży (sklep online, hurt, marketplace’y, mobile). Służą do tego systemy PIM (Product Information Management), a coraz częściej także PXM (Product Experience Management). Twój partner technologiczny musi być ekspertem od PIM, jeśli projekt obejmuje wdrożenie takiego systemu. W praktyce warto zweryfikować, czy jest oficjalnym partnerem uznanych platform PIM (np. Pimcore, Akeneo). Taki status oznacza, że firma przeszła szczegółowe szkolenia i udowodniła swoje kompetencje, a jej specjaliści posiadają certyfikaty potwierdzające biegłość w danym rozwiązaniu. Mówiąc krótko – oficjalny partner PIM to zaufany ekspert od zarządzania informacją produktową, który ma dostęp do najnowszych funkcjonalności danego systemu i wsparcia technicznego producenta software. Dzięki temu Twój projekt prowadzą ludzie naprawdę znający narzędzie od podszewki.

Zapytaj potencjalnego dostawcę o dotychczasowe projekty PIM/PXM. Kluczowe jest doświadczenie: firma, która wdrożyła już wiele systemów PIM, potrafi przewidzieć typowe problemy i wie, jak ich uniknąć. Co więcej, doświadczony partner pomoże Ci poszerzyć perspektywę – być może zaproponuje ulepszenia, o których nie pomyślałeś. Przykładowo, zespół LemonMind podczas analiz przedwdrożeniowych często odkrywa „wąskie gardła” w obiegu informacji produktowych u klienta (np. rozbieżne opisy techniczne tworzone niezależnie przez różne działy). Ekspert PIM doradzi, jak ujednolicić te dane i przygotować się do migracji, zanim jeszcze napisze linijkę kodu. Dopytaj także o PXM – czy partner rozumie tę koncepcję? PXM to bardziej zaawansowane podejście, które wykracza poza tradycyjny PIM, łącząc centralizację danych, zarządzanie zasobami cyfrowymi (DAM) i personalizację treści w celu tworzenia angażujących doświadczeń produktowych. Innymi słowy, celem PXM jest dostarczenie każdemu klientowi pełnych, atrakcyjnych informacji o produkcie we właściwym kontekście, czasie i kanale. Sama centralizacja danych to za mało, aby być konkurencyjnym na cyfrowej półce – potrzebna jest optymalizacja treści pod kanały i ciągłe ulepszanie prezentacji produktu. Partner obeznany z PXM pomoże Ci wykorzystać PIM nie tylko do porządkowania danych, ale też do zwiększania sprzedaży poprzez lepsze doświadczenie zakupowe. A warto – badania pokazują, że aż 74% kupujących podejmuje decyzje na podstawie doświadczenia (customer experience), a 86% jest skłonnych zapłacić więcej za lepsze doświadczenie. Krótko mówiąc, stawiaj na partnera, który widzi w PIM nie tylko „bazę danych produktowych”, ale fundament do budowania przewagi konkurencyjnej w omnichannel i dbałości o customer journey Twoich klientów.

1. Oceń podejście do integracji i omnichannel. Transformacja cyfrowa w firmie B2B rzadko ogranicza się do pojedynczej aplikacji – to zwykle tworzenie całego ekosystemu połączonych rozwiązań. Twój sklep B2B musi dogadać się z systemem ERP (stanami magazynowymi, cenami), CRM-em (danymi o klientach), a system PIM powinien być zintegrowany z e-commerce, ERP czy CRM – inaczej zamiast usprawnień powstaną nowe silosy danych. Dlatego wybierając partnera, koniecznie sprawdź jego doświadczenie w integracji różnych systemów. Dopytaj, czy realizował projekty polegające na łączeniu np. platformy e-commerce z bazą produktową i systemem finansowo-magazynowym. To absolutnie kluczowe, bo w B2B często trzeba zszyć wiele klocków naraz. Przykład z rynku: pewien dystrybutor narzędzi wybrał wykonawcę, który zbudował im nowy sklep internetowy, ale nie potrafił poprawnie zintegrować go z ERP – przez rok pracownicy musieli ręcznie przepisywać zamówienia między systemami, co rodziło masę błędów i frustrację. Taki „cyfrowy Frankenstein” to zaprzeczenie transformacji. Z kolei firma produkcyjna z branży HVAC, która postawiła na doświadczonego partnera PIM, już w trakcie wdrożenia połączyła bazę produktową z platformą sprzedażową i katalogiem online. Efekt? Pełna synchronizacja danych produktowych: każda zmiana specyfikacji w PIM automatycznie aktualizowała się w sklepie, katalogach i u partnerów handlowych. Automatyzacja przepływu danych i eliminacja błędów przyniosła znaczące korzyści – oszczędzono dziesiątki roboczogodzin tygodniowo, a dane we wszystkich kanałach stały się spójne. Tak właśnie wygląda dobra integracja w praktyce.

Zapytaj potencjalnego partnera, jak podchodzi do projektowania architektury rozwiązań. Czy myśli perspektywicznie o Twoim ekosystemie IT? Dobry integrator zadba o to, by nowe systemy były skalowalne i gotowe na przyszłe wyzwania – np. przyrost katalogu produktów, wejście na marketplace’y czy wdrożenie kolejnego kanału sprzedaży. Chodzi o to, byś nie musiał za rok przebudowywać wszystkiego od zera. Idealnie, jeśli partner ma doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań omnichannel, bo transformacja cyfrowa to właśnie przejście od kanałów działających osobno do ekosystemu, w którym klient ma spójne doświadczenie niezależnie od punktu styku. W praktyce omnichannel B2B oznacza, że klient np. zobaczy jednolite informacje o produkcie i dostępności zarówno na platformie online, w aplikacji mobilnej dla handlowców, jak i w katalogu PDF czy u dystrybutora. PIM jest tutaj kluczowym elementem, bo centralizuje dane produktowe i zapewnia ich spójność we wszystkich kanałach – ale tylko wtedy, gdy ktoś te kanały ze sobą zintegruje. Partner technologiczny powinien wykazać się umiejętnością łączenia kropek. Jeśli na pytanie o integracje słyszysz od potencjalnego dostawcy ogólniki lub – co gorsza – próbę zbagatelizowania tematu, traktuj to jak alarm ostrzegawczy.

1. Zwróć uwagę na wsparcie, szkolenia i długofalową współpracę. Wdrożenie nowych systemów to dopiero początek cyfrowej podróży. Równie ważne jest późniejsze utrzymanie i rozwój rozwiązania – w końcu biznes ewoluuje, dochodzą nowe potrzeby, zmieniają się technologie. Dlatego oceniając partnera, dowiedz się, jak wygląda u niego support po zakończeniu projektu. Czy oferuje umowę utrzymaniową SLA? Jaki ma czas reakcji na zgłoszenia? Czy pomaga przy aktualizacjach, monitoringu, optymalizacjach? Tak samo istotne jak wdrożenie systemu jest jego późniejsze utrzymanie, a także support – firma wdrożeniowa powinna szybko reagować na problemy, co przekłada się na ciągłość działania biznesu. Ważnym elementem jest też szkolenie Twojego zespołu. Partner, który przekaże wiedzę użytkownikom i administratorom systemu, sprawi że poczują się pewnie w obsłudze nowego narzędzia. To ogromnie zwiększa szanse, że transformacja faktycznie zakorzeni się w organizacji, zamiast zostać odrzucona przez pracowników.

Zastanów się również, jak układa się komunikacja z potencjalnym wykonawcą na etapie ofertowania. Czy słucha Twoich potrzeb i zadaje pytania, by zrozumieć procesy biznesowe? Czy raczej forsuje z góry gotowe rozwiązania? Partnerskie podejście – oparte na dialogu, zaufaniu i zrozumieniu specyfiki Twojej firmy – zaprocentuje w długim horyzoncie. Transformacja cyfrowa to proces, a nie jednorazowy strzał. Idealny partner będzie Ci towarzyszył w tej drodze jako doradca, a nie tylko dostawca kodu. W LemonMind kładziemy na to duży nacisk: często pełnimy rolę konsultanta biznesowego, który pomaga usprawnić procesy klienta jeszcze zanim zaimplementuje rozwiązanie techniczne. Szukaj więc wykonawcy, z którym zbudujesz relację na lata – takiego, który po go-live projektu nie zniknie, lecz będzie wspierał dalszy rozwój, np. dodawanie nowych funkcjonalności PIM, optymalizacje customer journey w sklepie czy analizy danych produktowych dla marketingu. Przed podpisaniem umowy warto uzgodnić plan rozwoju i warunki współpracy po wdrożeniu. Taki plan da Ci pewność, że nie zostaniesz z nowym systemem sam. Niestety, znamy przypadki firm, które po wdrożeniu PIM zostały pozbawione pomocy – wykonawca uznał projekt za zamknięty, a wszelkie modyfikacje wymagały rozpoczynania nowej długiej procedury ofertowej. Uniknij tego losu, stawiając na partnera nastawionego na długofalową, partnerską współpracę (to w końcu partner technologiczny, a nie „jednorazowy kontraktor”).

1. Pytaj o kwestie bezpieczeństwa i zgodności ze standardami. W dobie rosnącej świadomości ochrony danych (np. RODO/GDPR) oraz zagrożeń cybernetycznych, bezpieczeństwo danych powinno być priorytetem przy wyborze partnera IT. Profesjonalny dostawca zdaje sobie z tego sprawę. Upewnij się, że firma ma wdrożone solidne polityki bezpieczeństwa informacji – certyfikaty (np. ISO 27001) będą dodatkowym plusem. Zwróć uwagę, czy w trakcie rozmów partner porusza temat zabezpieczeń, architektury chmurowej vs on-premise, kopii zapasowych, kontroli dostępu itp. Bezpieczne przechowywanie danych i przestrzeganie branżowych standardów to fundament działalności każdej firmy, a Twój partner powinien to rozumieć. Dobrze, jeśli posiada doświadczenie w projektach zgodnych z regulacjami Twojej branży (np. normy finansowe, standardy wymiany danych w przemyśle, wymogi bezpieczeństwa danych medycznych – w zależności od sektora). Przykładowo, jeśli prowadzisz biznes farmaceutyczny B2B, partner od e-commerce musi wiedzieć, jakie wymogi prawne spełnić przy przetwarzaniu danych aptek i hurtowni. Sprawdź też, czy dostawca regularnie aktualizuje oprogramowanie i dba o łatki bezpieczeństwa – przestarzałe wersje systemów to proszenie się o kłopoty. Pytania o bezpieczeństwo bywają niewygodne, ale rzetelny partner chętnie opowie o swoich procedurach (to dla niego też forma wyróżnienia się profesjonalizmem). Jeśli natomiast rozmówca temat bagatelizuje lub „mydli oczy” ogólnikami, zastanów się dwa razy. Lepiej dmuchać na zimne – przecież powierzasz takiemu partnerowi newralgiczne dane: informacje o produktach, klientach, transakcjach. Każda luka bezpieczeństwa może drogo kosztować (tak finansowo, jak i wizerunkowo). Wybierz zatem firmę, która udowadnia, że ochrona danych i zgodność ze standardami to dla niej codzienna praktyka, nie zaś dodatek.
2. Kieruj się wartością, nie najniższą ceną. Budżet projektu oczywiście ma znaczenie – każda firma musi pilnować kosztów. Jednak przy wyborze partnera technologicznego nie wolno kierować się wyłącznie ceną. Zbyt często pokusa pozornej oszczędności kończy się dramatycznie: niedoszacowany projekt przekracza terminy, potrzebuje dodatkowych funduszy na „łatane” rozwiązania, a czasem wręcz trzeba go powtórzyć z innym wykonawcą. Dlatego patrz na stosunek jakości do ceny. Efektywny partner wdrożeniowy PIM oferuje usługi w cenie odzwierciedlającej ich realną wartość dla biznesu. Innymi słowy, uczciwie wycenia fachową pracę ekspertów i potrafi uargumentować swoje stawki konkretnymi korzyściami. Taki partner już na etapie oferty analizuje Twoje wymagania i otwarcie mówi, co jest w zakresie usługi, abyś uniknął nieoczekiwanych kosztów w trakcie projektu. Zapewne przedstawi też warianty zakresu – np. minimalny produkt możliwy do wdrożenia vs. opcje dodatkowe – żebyś mógł podjąć świadomą decyzję finansową.

Warto spojrzeć długofalowo: czy potencjalny wykonawca potrafi oszacować ROI transformacji cyfrowej w Twojej firmie? Profesjonalna firma PIM (czy ogólnie wdrożeniowa) powinna umieć wskazać, jak nowe systemy przełożą się na oszczędności i zyski w dłuższej perspektywie. Przykładowo, centralizacja informacji produktowych może obniżyć koszty obsługi klienta (mniej zapytań o podstawowe dane), a automatyzacja procesów – zredukować nakład pracy ręcznej w dziale sprzedaży o określoną liczbę godzin miesięcznie. Jeśli partner nie umie takich korzyści przedstawić, to znak, że brakuje mu biznesowego podejścia. Oczywiście, nie zawsze da się wszystko wyliczyć co do złotówki, ale sam fakt, że dostawca myśli o Twoim zwrocie z inwestycji, świadczy o jego dojrzałości. Podsumowując: nie wybieraj najtańszej oferty w myśl zasady “jakoś to będzie”. Szukaj partnera, który daje Ci najlepszą wartość – rozwiązuje konkretne problemy, minimalizuje ryzyka i realnie przyspiesza Twój rozwój. Taka inwestycja szybko się zwróci, a Ty unikniesz „płacenia dwa razy” za poprawianie po tanim wykonawcy.

Podsumowanie

Transformacja cyfrowa firmy B2B to złożona podróż, na której potrzebujesz doświadczonego przewodnika. Dobry partner technologiczny łączy kompetencje techniczne z rozumieniem biznesu – potrafi przełożyć Twoje cele na język rozwiązań IT i sprawnie wdrożyć je w życie. Podsumujmy krótko nasze wskazówki:

• Określ własne cele i potrzeby, by komunikować partnerom, czego oczekujesz i po czym poznasz sukces.
• Stawiaj na doświadczenie w B2B – partner obeznany z Twoją branżą i e-commerce B2B zrozumie Twoich klientów oraz procesy.
• Weryfikuj kompetencje PIM/PXM – specjalizacja w zarządzaniu informacją produktową to dziś klucz do omnichannel i przewagi na digital shelf.
• Wymagaj umiejętności integracji – tylko spójny ekosystem (PIM + e-commerce + ERP + inne systemy) da pełne korzyści z transformacji.
• Zapewnij sobie wsparcie po wdrożeniu – wybierz partnera, który szkoli Twój zespół i będzie towarzyszył Ci długoterminowo.
• Nie zaniedbuj bezpieczeństwa – zaufaj firmie, dla której bezpieczeństwo danych jest tak samo ważne jak nowe funkcje.
• Myśl o wartości, nie o cenie – inwestuj w jakość i kompetencje, a projekt zwróci się z nawiązką.

Uzbrojony w powyższe porady, masz dużo większą szansę wybrać partnera technologicznego, który stanie się prawdziwym sojusznikiem w Twojej cyfrowej transformacji. Taki partner pomoże Ci uniknąć pułapek, wdroży najlepsze praktyki i dostarczy rozwiązania skrojone pod Twój biznes. W efekcie Twoja firma odczuje realne korzyści: usprawnione procesy, wyższą efektywność operacyjną, zadowolonych klientów i przewagę nad konkurencją. A przecież o to chodzi w całej cyfrowej rewolucji – by technologia służyła biznesowi, a nie odwrotnie. Powodzenia na drodze transformacji! 😊