Arkusze kalkulacyjne vs. nowoczesne systemy PXM

Wprowadzenie

Każda wielka historia ma swój mały początek. Wyobraź sobie niewielki sklep internetowy, który dopiero stawia pierwsze kroki. Założyciel z zapałem tworzy pierwszą listę produktów w Excelu – wpisuje nazwy, opisy, ceny. Na tym etapie arkusz kalkulacyjny wydaje się zbawieniem. Wszystko jest w jednym miejscu, pod kontrolą i łatwe do edycji. Firma rośnie powoli, a Excel dzielnie jej służy. Brzmi znajomo?

Na zdjęciu: zespół pracujący z danymi produktowymi w arkuszu kalkulacyjnym. Z czasem biznes nabiera rozpędu. Oferta produktów się rozrasta, dochodzą nowe kategorie, warianty, a nawet kolejne kanały sprzedaży. Nagle ten niewinny plik Excel, który na początku działał bez zarzutu, zaczyna pękać w szwach. Pojawiają się dziesiątki kolumn i tysiące wierszy danych, a w ślad za nimi – pierwsze pomyłki i chaos. Aktualizacja informacji produktowych zajmuje coraz więcej czasu, a zespół zaczyna się gubić w kolejnych wersjach plików. To typowa droga wielu firm: od arkusza kalkulacyjnego do momentu, w którym skala wymyka się spod kontroli.

W pewnym momencie pojawia się kluczowe pytanie: Czy nie ma lepszego narzędzia do ogarnięcia tego bałaganu? Tu właśnie na scenę wkraczają nowoczesne systemy PXM. Zanim jednak zdecydujesz się porzucić stare przyzwyczajenia, przyjrzyjmy się z bliska obu podejściom – arkuszom kalkulacyjnym i systemom PXM – oraz zastanówmy się, kiedy jest właściwy moment na zmianę.

Definicje

Arkusze kalkulacyjne – takie jak Microsoft Excel czy Google Sheets – od lat stanowią podstawowe narzędzie do pracy z danymi. Pozwalają łatwo tworzyć tabele, zestawienia i listy produktów. Na początkowym etapie rozwoju firmy arkusz bywa jak szwajcarski scyzoryk: wszechstronny, darmowy i zawsze pod ręką. Gdy masz kilkadziesiąt produktów, Excel wydaje się w zupełności wystarczać. Można wpisać opis, cenę, stan magazynowy – i udostępnić plik współpracownikom choćby mailem. Proste rozwiązanie idealne na start.

Jednak wraz ze wzrostem skali arkusze przestają wystarczać. Wtedy do gry wchodzą systemy PXM (Product Experience Management). PXM to nowoczesne oprogramowanie do zarządzania informacją produktową z myślą o kliencie. O ile tradycyjne systemy PIM (Product Information Management) skupiają się na gromadzeniu danych w jednym miejscu, o tyle PXM idzie o krok dalej. Chodzi nie tylko o centralizację danych, ale też o ich optymalną prezentację we wszystkich kanałach sprzedaży. Innymi słowy, PXM pozwala trzymać wszystkie informacje o produktach w jednym miejscu i dystrybuować je do wszystkich kanałów jednocześnie. Wyobraź sobie: aktualizujesz opis w PXM, a zmiana od razu pojawia się na stronie WWW, w aplikacji mobilnej, na marketplace czy w katalogu – bez ręcznego powielania pracy.

Na rynku dostępne są różne rozwiązania PXM/PIM, m.in. Pimcore czy OroCommerce, a także systemy pokrewne jak Akeneo. Wszystkie one wspierają strategię omnichannel, czyli wielokanałową sprzedaż. Dzięki PXM klient otrzymuje spójne i atrakcyjne informacje o produkcie niezależnie od kanału (online czy offline). To ewolucja od biernego przechowywania danych do aktywnego zarządzania doświadczeniem zakupowym.

Problemy związane z arkuszami kalkulacyjnymi

Arkusze kalkulacyjne są świetne na początek, ale gdy firma się rozrasta, mogą zacząć ciążyć niczym kula u nogi. Jakie konkretnie wyzwania pojawiają się, gdy opieramy zarządzanie danymi produktowymi wyłącznie na Excelu lub Google Sheets?

• Błędy w danych produktowych: Im większa tabela, tym łatwiej o pomyłkę. Literówki w opisach, przypadkowo nadpisane komórki czy pomieszane wersje plików – to codzienne ryzyko, gdy wiele osób edytuje jeden arkusz. Jedna drobna zmiana (np. przesunięcie wiersza) może rozsynchronizować całą kolumnę danych. Skutek? Klienci otrzymują błędne informacje o produktach, co poważnie podkopuje zaufanie do marki.

• Brak automatyzacji i spowolnienie pracy: Arkusz nie zrobi nic sam – każda aktualizacja wymaga ręcznej pracy. Dodanie nowego produktu oznacza przeklejanie danych w kilku miejscach, a zmiana ceny – szukanie i poprawianie jej w całym pliku. To zajmuje mnóstwo czasu. Gdy katalog rośnie, coraz więcej godzin schodzi na takich powtarzalnych zadaniach zamiast na rozwijaniu biznesu. Tempo pracy spada, a frustracja zespołu rośnie.

• Uciążliwe aktualizacje przy sprzedaży wielokanałowej: Jeśli sprzedajesz w wielu kanałach (sklep WWW, marketplace, katalog drukowany itp.), każdą zmianę danych musisz wprowadzić osobno w każdym z nich. Ręczne kopiowanie opisów i zdjęć z arkusza do różnych systemów to syzyfowa praca. Nic dziwnego, że łatwo coś przeoczyć – a wtedy klienci dostają niespójne informacje w zależności od kanału.

• Trudna integracja z innymi systemami: Prędzej czy później w firmie pojawia się CRM, ERP czy platforma e-commerce. Niestety, Excel nie komunikuje się z nimi automatycznie. Dane produktowe trzeba importować i eksportować ręcznie, co generuje opóźnienia i błędy. Arkusze stają się silosami danych – zamkniętymi wyspami informacji, podczas gdy nowoczesny biznes potrzebuje ich swobodnego przepływu między systemami.

Krótko mówiąc: to, co działało przy 20 produktach, przy 200 lub 2000 zaczyna się sypać. Excel z wiernego pomocnika przeobraża się w niechcianego hamulcowego.

Korzyści systemów PXM

Skoro arkusze prędzej czy później dostają zadyszki, zobaczmy, co oferują nam systemy PXM. Dlaczego tyle firm decyduje się zainwestować w dedykowane narzędzie do Product Experience Management? Oto kluczowe korzyści:

• Poprawa jakości i spójności danych: PXM staje się jedynym źródłem prawdy o produktach. Wszystkie informacje trzymasz centralnie, więc każda poprawka od razu pojawia się we wszystkich kanałach. Koniec z rozbieżnościami – klient zawsze widzi aktualny opis, właściwą cenę i poprawne zdjęcia. System pilnuje też ustrukturyzowania danych (wymagane formaty, kompletność pól), dzięki czemu błędów jest mniej, a jakość informacji znacząco rośnie.

• Automatyzacja i oszczędność czasu: W systemie PXM wiele żmudnych czynności wykonasz automatycznie lub masowo, podczas gdy w Excelu musiałbyś powtarzać je ręcznie. Na przykład zamiast aktualizować osobno każdy plik i kanał, w PXM wprowadzasz zmiany raz – i gotowe. Integracje pozwalają automatycznie przekazywać dane: jeśli zmienisz cenę w ERP, PXM zaktualizuje ją we wszystkich kanałach sprzedaży. Zespół oszczędza godziny pracy i może ten czas przeznaczyć na rozwijanie oferty, a nie na mozolne kopiowanie danych.

• Łatwa integracja z ERP, CRM, platformami e-commerce: Nowoczesne systemy PXM mają otwarte API i moduły do integracji. Dzięki temu PXM staje się częścią ekosystemu firmy – płynnie przekazuje dane do sklepu internetowego, aplikacji, marketplaców, a także odbiera je z ERP czy CRM. Dodajesz lub modyfikujesz produkt tylko raz, a zmiany pojawiają się wszędzie tam, gdzie powinny. Taka harmonia systemów eliminuje błędy i opóźnienia wynikające z ręcznego przenoszenia informacji między różnymi platformami.

• Personalizacja doświadczeń i skalowalność: Mając uporządkowane dane, możesz łatwiej tworzyć spersonalizowane doświadczenia zakupowe. PXM pozwala np. przygotować różne wersje opisów czy rekomendacji dla odmiennych rynków lub segmentów klientów – i zarządzać tym centralnie. Co ważne, system jest skalowalny – poradzi sobie nawet z bardzo rozbudowanym asortymentem (tysiącami produktów, wieloma wariantami, wersjami językowymi itp.). Twoje narzędzie do zarządzania danymi rośnie wraz z biznesem, zamiast go ograniczać.

W skrócie: PXM to porządek, automatyzacja i możliwość szybkiego rozwoju w świecie omnichannel.

Kiedy jest moment na zmianę?

No dobrze, wiemy już, że arkusze mają swoje ograniczenia, a PXM kusi swoimi zaletami. Ale skąd właściwie wiadomo, że to już ten moment, by przerzucić się na nowe rozwiązanie? Oto kilka sygnałów i pytań kontrolnych, które pomogą Ci ocenić sytuację:

• Lawinowy przyrost produktów: Czy liczba produktów i wariantów w ofercie tak urosła, że Excel dosłownie puchnie w oczach? Jeśli musisz dzielić dane na kilka plików i arkusze mają setki kolumn, to znak, że obecne narzędzie przestaje nadążać za rozwojem biznesu.

• Sprzedaż wielokanałowa: Czy czujesz, że aktualizowanie osobno sklepu WWW, aplikacji, marketplace i katalogu to syzyfowa praca? Wielokanałowość szybko obnaża ograniczenia Excela. Jeżeli ciągle kopiujesz te same informacje do różnych miejsc – pora pomyśleć o PXM.

• Powtarzające się błędy: Klienci lub pracownicy regularnie znajdują błędy w opisach, cenach czy specyfikacjach? Takie powtarzające się pomyłki to czerwone flagi – obecny proces zarządzania danymi zawodzi i wymaga usprawnienia.

• Spadek wydajności zespołu: Czy Twój zespół tonie w ręcznym wprowadzaniu danych kosztem kreatywnej pracy? Jeśli dodanie jednego produktu do oferty trwa zbyt długo (bo trzeba uzupełniać informacje w wielu miejscach), Excel zaczyna być hamulcem rozwoju.

Jeżeli choć na jedno z powyższych pytań odpowiedziałeś twierdząco, to wyraźny sygnał: czas pomyśleć o wdrożeniu PXM. Wiele firm zwleka ze zmianą z obawy przed kosztami czy zamieszaniem, ale uporządkowanie chaosu danych szybko przynosi korzyści, wynagradzając początkowy wysiłek.

Przykłady firm, które przeszły na PXM

Teoria teorią, ale nic nie przemawia do wyobraźni tak, jak prawdziwe historie firm, które dokonały zmiany. Oto dwa przykłady z różnych branż, pokazujące, co daje przejście z arkuszy na nowoczesny system zarządzania danymi produktowymi:

Branża modowa (B2C): Rosnący sklep internetowy z odzieżą początkowo zarządzał danymi produktowymi w Excelu. Gdy asortyment rozrósł się do setek produktów i co sezon dochodziły nowe kolekcje, arkusze przestały nadążać – pojawiały się pomyłki w opisach i brak spójności między kanałami (sklep WWW vs aplikacja). Firma wdrożyła system PXM (Pimcore) i dzięki temu może publikować nowe kolekcje znacznie szybciej, a informacje o produktach są jednolite we wszystkich kanałach. Większość błędów udało się wyeliminować, zespół zaoszczędził mnóstwo czasu, a klienci zyskali lepsze doświadczenie zakupowe (co przełożyło się na wyższą sprzedaż).

Branża B2B (elektronika): Hurtownia komponentów elektronicznych obsługująca tysiące pozycji miała ogromny chaos w arkuszach – różne działy trzymały własne wersje danych, przez co oferty dla klientów często zawierały nieaktualne informacje. Po przejściu na PXM zintegrowany z platformą OroCommerce firma zyskała jedno centralne źródło danych powiązane z ERP i sklepem B2B. Aktualizacja oferty stała się automatyczna – klienci zawsze widzą aktualne ceny i specyfikacje, a zespół oszczędza mnóstwo czasu. Liczba błędów spadła do minimum, a przygotowanie katalogów czy cenników jest teraz szybkie i bezproblemowe.

Jak przygotować się do wdrożenia PXM?

Decyzja zapadła – chcesz dać szansę systemowi PXM. Od czego zacząć, by wdrożenie przebiegło sprawnie i przyniosło oczekiwane efekty? Oto kilka dobrych praktyk:

• Określ potrzeby i cele: Zanim wybierzesz system, przeanalizuj potrzeby swojej firmy. Jakie dane produktowe są kluczowe (np. opisy, specyfikacje, zdjęcia, tłumaczenia)? Jak duży masz asortyment i w ilu kanałach sprzedajesz? Jakich funkcji dodatkowych oczekujesz (np. workflow akceptacji zmian, zarządzanie obrazami)? Sprecyzowanie wymagań ułatwi Ci zawęzić listę potencjalnych rozwiązań.

• Wybierz odpowiednie rozwiązanie: Porównaj dostępne platformy PXM/PIM pod kątem funkcji, integracji, łatwości obsługi oraz kosztów. Weź pod uwagę opinie innych firm z branży i dostępność wsparcia od dostawcy. Warto zobaczyć system w akcji – poproś o demo. Ostatecznie wybierz rozwiązanie, które najlepiej spełnia Twoje kryteria i któremu ufasz.

• Posprzątaj dane przed migracją: Przed przeniesieniem danych do nowego systemu zrób generalne porządki. Usuń duplikaty, popraw błędy, uzupełnij brakujące informacje i ujednolić formatowanie. Im czystsze i bardziej uporządkowane dane załadujesz do PXM, tym sprawniej przebiegnie wdrożenie (i tym mniej śmieci przeniesiesz do nowego środowiska).

• Zaangażuj zespół i zaplanuj wdrożenie: Włącz kluczowe osoby z różnych działów już na etapie planowania projektu. Wyznacz lidera wdrożenia, który skoordynuje prace i komunikację. Zapewnij szkolenia – użytkownicy muszą zrozumieć korzyści i nauczyć się obsługi systemu. Wdrażaj PXM etapami (np. najpierw dla wybranej kategorii produktów) i testuj na bieżąco, wyłapując ewentualne błędy. Dobra komunikacja i zaangażowanie zespołu to połowa sukcesu.