Arkusze kalkulacyjne vs. nowoczesne systemy PXM

Wprowadzenie

Każda wielka historia ma swój mały początek – również w świecie zarządzania danymi produktowymi. Wyobraź sobie niewielki sklep internetowy, który dopiero wkracza na rynek e-commerce. Założyciel tworzy pierwszą listę produktów w Excelu – wpisuje nazwy, opisy, ceny. Na tym etapie arkusze kalkulacyjne wydają się idealnym rozwiązaniem. Wszystko jest w jednym miejscu, łatwe do edycji i „pod kontrolą”. Firma rośnie powoli, a Excel jeszcze daje radę. Ale czy to na pewno wystarczy w dłuższej perspektywie, gdy myślimy o skalowaniu lub przejściu na system PXM?

Z czasem biznes nabiera tempa – rośnie liczba produktów, pojawiają się nowe kategorie i kanały sprzedaży. Zespół nadal pracuje z arkuszami kalkulacyjnymi, ale plik Excel, który kiedyś działał bez zarzutu, zaczyna pękać w szwach. Dziesiątki kolumn, tysiące wierszy i coraz więcej błędów w danych to codzienność. Aktualizacja informacji produktowych staje się udręką. Wiele firm dochodzi wtedy do punktu krytycznego – to właśnie moment, gdy warto rozważyć przejście z Excela na PXM. To typowy etap, w którym zarządzanie danymi produktowymi wymaga czegoś więcej niż prostych tabel.

Pojawia się kluczowe pytanie: Czy Excel i Google Sheets to nadal najlepsze rozwiązania? Czy istnieje lepsze narzędzie do zarządzania danymi produktowymi, zwłaszcza w modelu E-commerce B2B? Właśnie w tym momencie warto przyjrzeć się nowoczesnym systemom PXM i PIM, które coraz częściej zastępują arkusze kalkulacyjne w dynamicznie rosnących firmach. Zanim podejmiesz decyzję o zmianie, sprawdźmy, jak wypada porównanie: arkusze kalkulacyjne a PXM i kiedy warto zainwestować w nowe rozwiązanie.

Definicje

Arkusze kalkulacyjne, takie jak Microsoft Excel czy Google Sheets, od lat są wykorzystywane jako podstawowe narzędzia do pracy z danymi produktowymi. Dla małych firm i startupów to często pierwszy wybór przy tworzeniu listy produktów: opisy, ceny, stany magazynowe – wszystko trafia do jednej tabeli. Przy niewielkiej skali to praktyczne i darmowe rozwiązanie. Jednak w miarę rozwoju biznesu, szczególnie w kontekście e-commerce lub E-commerce B2B, takie podejście może nie wystarczyć – wtedy warto zastanowić się nad wdrożeniem systemu PXM lub PIM.

Jednak gdy firma się rozwija, zarządzanie danymi produktowymi za pomocą arkuszy kalkulacyjnych zaczyna być niewystarczające. Właśnie wtedy na scenę wkraczają nowoczesne systemy PXM (Product Experience Management). W odróżnieniu od klasycznych rozwiązań typu PIM (Product Information Management), które służą do gromadzenia danych produktowych, PXM koncentruje się na ich prezentacji i doświadczeniu klienta. System PXM pozwala centralnie zarządzać treściami i dystrybuować je automatycznie do wszystkich kanałów sprzedaży – od sklepu internetowego po katalogi drukowane. W świecie PXM dla e-commerce aktualizacja opisu w jednym miejscu oznacza natychmiastową synchronizację we wszystkich punktach styku z klientem – bez ręcznej pracy i bez ryzyka pomyłek.

Na rynku dostępne są różnorodne rozwiązania PIM i PXM, takie jak Pimcore, OroCommerce czy Akeneo. Wszystkie te systemy wspierają wielokanałową sprzedaż (omnichannel), zapewniając klientowi spójne i atrakcyjne informacje o produkcie – niezależnie od tego, czy przegląda je online, czy offline. To nie tylko narzędzia do przechowywania danych, ale kompleksowe platformy do zarządzania danymi produktowymi i doświadczeniem zakupowym, które wpisują się w potrzeby nowoczesnego e-commerce B2B i B2C. Przejście z arkuszy kalkulacyjnych na dedykowany system PXM to krok w stronę porządku, skalowalności i profesjonalizacji.

Problemy związane z arkuszami kalkulacyjnymi

Arkusze kalkulacyjne są wygodne w małych firmach, jednak w miarę wzrostu liczby produktów i kanałów sprzedaży zaczynają być poważnym ograniczeniem. Jakie dokładnie problemy z Excelem przy dużej liczbie produktów napotykają firmy, które nadal opierają zarządzanie danymi produktowymi wyłącznie na arkuszach?

• Błędy w danych produktowych to najczęstszy skutek pracy w rozbudowanym Excelu. Przy setkach kolumn i tysiącach wierszy nietrudno o literówki, nadpisania czy pomylenie wersji plików. W modelu E-commerce B2B, gdzie klienci oczekują rzetelnych danych technicznych, każdy błąd obniża zaufanie do marki. Przypadkowe przesunięcie wiersza w arkuszu może skutkować tym, że klient zobaczy błędny opis lub złą cenę. To kolejny powód, dla którego przejście z Excela na PXM jest tak istotne dla stabilności i wiarygodności danych.

• Brak automatyzacji danych produktowych w arkuszach prowadzi do spowolnienia pracy i frustracji w zespole. Każda zmiana – nowy produkt, zmiana ceny czy opisu – wymaga ręcznego działania. Przy większym asortymencie to godziny powtarzalnej pracy, które można by zaoszczędzić dzięki wdrożeniu systemu PXM. Automatyzacja aktualizacji i masowe operacje to funkcje, których brakuje Excelowi – a które w PXM są standardem.

• W środowisku omnichannel każda ręczna aktualizacja danych produktowych staje się uciążliwa i obarczona ryzykiem błędów. Sprzedaż na wielu platformach wymaga spójności – a arkusze kalkulacyjne nie są przystosowane do takiej skali. Przeklejanie treści do różnych systemów zajmuje mnóstwo czasu. W systemie PXM dane aktualizujesz raz – a zmiany widoczne są wszędzie. To radykalna oszczędność czasu i gwarancja spójności.

• Gdy w firmie pojawiają się systemy ERP, CRM czy platforma e-commerce, integracja danych produktowych staje się kluczowa. Excel nie oferuje automatycznych połączeń – dane trzeba przenosić ręcznie, co prowadzi do błędów i opóźnień. Arkusze zamieniają się w silosy danych, które spowalniają działanie całego biznesu. Tymczasem system PXM z otwartym API umożliwia płynną integrację z pozostałymi elementami ekosystemu i pozwala firmie skalować się bez chaosu.

Podsumowując: Excel sprawdza się przy 20 produktach, ale przy 200 czy 2000 staje się przeszkodą w rozwoju. Jeśli Twoja firma chce rozwijać się efektywnie, zadbaj o narzędzie, które rośnie razem z Tobą. Czasem najlepszym krokiem w stronę porządku i skalowalności jest przejście z Excela na PXM, szczególnie w wymagającym środowisku E-commerce B2B.

Korzyści systemów PXM

Skoro arkusze kalkulacyjne z czasem przestają wystarczać, warto przyjrzeć się, jakie konkretne korzyści daje nowoczesny system PXM. Dlaczego firmy – zwłaszcza te działające w modelu E-commerce B2B – decydują się na inwestycję w Product Experience Management? Oto najważniejsze powody:

• Poprawa jakości i spójności danych produktowych to jedna z głównych zalet wdrożenia systemu PXM. Dzięki centralizacji danych w jednym miejscu – tzw. „jedynym źródle prawdy” – każda zmiana (np. opis czy cena) jest natychmiast widoczna we wszystkich kanałach sprzedaży. W e-commerce lub E-commerce B2B to kluczowe, aby klient miał zawsze dostęp do aktualnych i rzetelnych informacji. Dodatkowo, system wymusza standaryzację i kompletność danych, co znacznie ogranicza ryzyko błędów.

• Automatyzacja danych produktowych w PXM pozwala znacznie przyspieszyć codzienną pracę zespołu. W przeciwieństwie do ręcznych działań w Excelu, tutaj zmiany można wdrażać masowo i automatycznie – np. modyfikując dane jednocześnie w sklepie internetowym, aplikacji mobilnej czy na marketplace. Dzięki integracjom, np. z systemem ERP, system PXM automatycznie aktualizuje dane we wszystkich kanałach. To oszczędność dziesiątek godzin tygodniowo, które można przeznaczyć na rozwój oferty i działania strategiczne.

• Jedną z największych zalet jest łatwa integracja PXM z ERP, CRM i platformami e-commerce. Dzięki otwartym API, PXM staje się „centrum dowodzenia” dla danych produktowych – wysyła i odbiera informacje z pozostałych systemów bez potrzeby ręcznej ingerencji. Dla firm działających w modelu E-commerce B2B, taka automatyzacja i synchronizacja to fundament sprawnego działania i minimalizacji błędów. Dodajesz nowy produkt raz – i pojawia się on w całym ekosystemie firmy.

• System PXM umożliwia personalizację treści pod konkretne rynki, segmenty klientów czy kanały sprzedaży. Dzięki temu możesz dostosować opisy, rekomendacje czy zdjęcia do oczekiwań odbiorcy końcowego – co przekłada się na lepsze doświadczenia zakupowe. Co ważne, rozwiązania PXM są w pełni skalowalne, obsługując tysiące produktów, języków i wariantów. To idealna opcja dla firm, które chcą rosnąć – bez ograniczeń technicznych i bez kompromisów w jakości danych.

W skrócie: PXM to porządek, automatyzacja i możliwość szybkiego rozwoju w świecie omnichannel.

Kiedy jest moment na zmianę?

Wiemy już, że arkusze kalkulacyjne mają sporo ograniczeń, a nowoczesny system PXM może znacząco usprawnić zarządzanie danymi produktowymi. Ale kiedy dokładnie jest ten moment, by rozważyć przejście z Excela na PXM? Poniżej znajdziesz sygnały ostrzegawcze, które pomogą Ci ocenić, czy Twoja firma potrzebuje bardziej zaawansowanego rozwiązania.

• Lawinowy wzrost liczby produktów to sygnał alarmowy – szczególnie w modelu E-commerce B2B, gdzie katalogi są obszerne i zróżnicowane. Jeśli arkusze kalkulacyjne przestają „mieścić” dane, a Ty dzielisz je na wiele plików i zakładek, to wyraźny znak, że Excel nie nadąża za rozwojem firmy. Wtedy warto rozważyć wdrożenie systemu PXM, który radzi sobie z ogromną ilością danych i zapewnia ich uporządkowanie.

• Jeśli prowadzisz sprzedaż w wielu kanałach – sklepie internetowym, aplikacji mobilnej, marketplace czy katalogach PDF – i każda aktualizacja danych to osobna operacja, to znak, że Excel staje się zbyt ręczny. W takim środowisku PXM dla e-commerce pozwala wprowadzać zmiany w jednym miejscu i automatycznie synchronizować je we wszystkich kanałach.

• Powtarzające się błędy w danych produktowych – literówki, nieaktualne ceny, niekompletne opisy – to sygnał, że obecny sposób pracy zawodzi. Szczególnie w e-commerce B2B, gdzie dane muszą być precyzyjne i aktualne. Tego typu problemy można łatwo wyeliminować, decydując się na przejście z Excela na system PXM, który zapewnia walidację i standaryzację informacji.

• Jeśli wydajność zespołu spada, bo większość czasu poświęcana jest na ręczne kopiowanie danych, to jasny sygnał, że arkusze kalkulacyjne przestają się sprawdzać. W systemie PXM dane wprowadzasz raz – a pojawiają się wszędzie. To nie tylko oszczędność czasu, ale też większa satysfakcja pracowników, którzy mogą skupić się na działaniach strategicznych, a nie na przeklejaniu danych.

Jeżeli choć jeden z powyższych sygnałów dotyczy Twojej firmy, to najwyższy czas rozważyć wdrożenie systemu PXM. Choć początkowa inwestycja może wydawać się wyzwaniem, to uporządkowanie procesów i danych bardzo szybko się zwraca – szczególnie w przypadku dynamicznie rozwijających się firm e-commerce lub B2B.

Przykłady firm, które przeszły na PXM

Teoria to jedno – ale najlepiej działają konkretne case studies. Oto dwa rzeczywiste przykłady firm z różnych branż, które zrealizowały przejście z Excela na system PXM i dzięki temu znacząco poprawiły zarządzanie danymi produktowymi oraz efektywność działania.

PXM w branży modowej (B2C): Internetowy sklep odzieżowy zaczynał od Excela – jak większość małych firm. Jednak wraz z rozrostem kolekcji pojawiły się typowe problemy: błędy w opisach, brak spójności między kanałami i spowolnienie pracy zespołu. Firma zdecydowała się na wdrożenie systemu PXM (Pimcore), co całkowicie odmieniło sposób zarządzania danymi produktowymi. Nowe kolekcje są dziś publikowane znacznie szybciej, a dane o produktach są spójne we wszystkich kanałach sprzedaży. Efekt? Lepsze doświadczenie klienta i wyraźny wzrost sprzedaży.

PXM w E-commerce B2B (elektronika): Hurtownia komponentów elektronicznych miała ogromny problem z rozproszonymi arkuszami – dane były niespójne, aktualizacje ręczne, a błędy częste. Firma wdrożyła system PXM zintegrowany z platformą OroCommerce, który zintegrowano z ERP i platformą e-commerce B2B. W efekcie zyskano centralne zarządzanie danymi produktowymi, automatyczną aktualizację oferty oraz jednolity przekaz dla klientów. Przejście z Excela na PXM przyniosło ogromną oszczędność czasu i eliminację błędów w komunikacji produktowej.

Jak przygotować się do wdrożenia PXM?

Decyzja zapadła – czas na wdrożenie systemu PXM. Ale od czego zacząć, by cały proces przebiegł bezproblemowo i przyniósł realne korzyści? Oto sprawdzone praktyki, które ułatwią przejście z Excela na PXM i pomogą przygotować zespół oraz dane produktowe.

• Określ potrzeby i cele wdrożenia systemu PXM. Przeanalizuj, jakimi danymi produktowymi zarządzasz, w ilu kanałach prowadzisz sprzedaż i jakiego poziomu automatyzacji potrzebujesz. Ustal, czy wystarczy Ci klasyczny PIM, czy potrzebujesz pełnego PXM dla e-commerce z obsługą wersji językowych, workflow i integracjami. Ta analiza pozwoli Ci lepiej dobrać odpowiednie rozwiązanie.

• Wybór systemu PXM lub PIM to kluczowy moment. Porównaj dostępne platformy – takie jak Pimcore, Akeneo czy OroCommerce – pod kątem integracji, funkcjonalności i wygody obsługi. Sprawdź też dostępność wsparcia i dokumentacji. Zanim podejmiesz decyzję, przetestuj system w wersji demo. Wdrożenie będzie znacznie prostsze, jeśli wybierzesz narzędzie dopasowane do specyfiki Twojego biznesu.

• Przygotowanie danych produktowych do migracji to absolutna podstawa. Przed wdrożeniem PXM warto usunąć duplikaty, ujednolicić formaty, poprawić błędy i zadbać o kompletność informacji. Czysta baza danych to gwarancja szybkiej migracji i skutecznego działania systemu już od pierwszego dnia.

• Zaangażowanie zespołu we wdrożenie systemu PXM to klucz do sukcesu. Wyznacz lidera projektu, przekaż odpowiedzialności i zadbaj o komunikację między działami. Przeprowadź szkolenia, by każdy użytkownik wiedział, jak korzystać z nowego narzędzia. Wdrażaj system etapami – zaczynając np. od jednej kategorii produktowej. Testuj i optymalizuj na bieżąco, a przejście z Excela będzie płynne i bezstresowe.