So wählen Sie ein PIM-System für das Produktdatenmanagement in einem mittelständischen Handelsunternehmen

Mit dem Wachstum eines Handelsunternehmens wird das Management von Produktinformationen zu einer immer größeren Herausforderung.

Ein mittelständisches Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden Produkten in vielen Vertriebskanälen (Onlineshop, Marktplätze, Kataloge usw.) stößt mit klassischen Methoden wie Excel-Tabellen früher oder später an Grenzen. Über Dateien und Systeme verstreute Daten führen zu Fehlern, verzögern die Einführung neuer Produkte und sorgen für widersprüchliche Kommunikation mit Kunden.

Die Lösung ist PIM (Product Information Management), ein zentrales System für das Management von Produktinformationen. Unternehmen mit PIM bringen neue Produkte schneller auf den Markt und haben weniger Retouren durch fehlerhafte Daten. Das zeigt, wie wichtig die richtige PIM-Wahl für Wachstum und Kundenzufriedenheit ist.

Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Kriterien vor, die ein mittelständisches Handelsunternehmen bei der Wahl eines PIM-Systems berücksichtigen sollte. Wir behandeln technische Aspekte (wichtig für die IT), operative Aspekte (für Produktdatenspezialisten), die Unterstützung von Vertrieb und Marketing (für E-Commerce-Teams) und strategische Fragen (für die Geschäftsführung).

Architektur und Integrationen: das technische Fundament des PIM

Warum das wichtig ist:

Für das IT-Team (CTO, Systemarchitekt) ist entscheidend, dass sich das neue PIM-System gut in die bestehende Softwarelandschaft einfügt. Mittelständische Handelsunternehmen haben meist schon ein ERP-System, eine E-Commerce-Plattform, vielleicht ein CRM, ein Data Warehouse usw. Das PIM muss sich nahtlos mit all diesen Lösungen integrieren und darf keine neuen Datensilos schaffen.

Experten betonen: Das gewählte System muss mit Ihren aktuellen (und geplanten) Informationsquellen und Zielkanälen zusammenarbeiten, darunter das interne ERP, Lieferantendatenbanken, Onlineshops, mobile Apps und sogar Systeme für die Katalogproduktion. Bietet ein PIM diese Interoperabilität nicht (etwa über fertige Konnektoren oder offene APIs), verfehlt seine Einführung ihren Zweck.

Offenheit und kein Vendor Lock-in:

Achten Sie bei der Wahl eines PIM genau auf die Architektur des Systems. Moderne Lösungen werden oft mit dem Akronym MACH beschrieben. Sie sind Microservices-based, API-first, Cloud-native, Headless. In der Praxis heißt das: Modularität, konsequente Integration über APIs und flexibler Betrieb in der Cloud oder On-Premise.

Eine solche offene Architektur erleichtert spätere Änderungen und einen Anbieterwechsel erheblich und schützt Ihr Unternehmen davor, an einen Technologieanbieter gebunden zu sein.

Meiden Sie geschlossene Systeme, die schnell zum Vendor Lock-in führen: Eine Migration auf eine andere Lösung wird dann schwierig oder sehr teuer. Deshalb wählen viele Unternehmen Open-Source-PIM-Lösungen. Sie bieten Zugriff auf den Quellcode und die Freiheit, das System zu erweitern und anzupassen. Open Source bietet maximale Flexibilität, weil der Code vollständig einsehbar und änderbar ist.

Das erfordert natürlich technische Kompetenz, dafür behält Ihr Unternehmen die volle Kontrolle. Wenn Sie keine tiefen Anpassungen planen, gibt es auch viele solide kommerzielle PIM-Plattformen. Achten Sie dann darauf, dass sie einen einfachen Datenexport und -import und eine gut dokumentierte API bieten.

Integration mit Altsystemen und weiteren Systemen:

Ein typisches mittelständisches Unternehmen trägt oft „technische Schulden“ mit sich: ältere Systeme, die sich nicht über Nacht ersetzen lassen. Ein gutes PIM sollte eine Brücke zwischen alter und neuer Technologie schlagen. Prüfen Sie, ob der PIM-Anbieter fertige Integrationen oder zumindest gut dokumentierte REST-APIs für die Anbindung an ERP, Data Warehouse, E-Commerce-Plattform usw. bietet. Viele moderne PIM-Systeme haben Hunderte fertige Integrationen und offene APIs. Das reduziert teure Individualentwicklung auf ein Minimum.

Nutzt Ihr Unternehmen ungewöhnliche oder selbst entwickelte Werkzeuge, ist die Offenheit des PIM noch wichtiger. Kurz gesagt: Flexibilität und Integrationen sind das Fundament. Das PIM soll der zentrale Knoten Ihres Produktdaten-Ökosystems sein und muss daher reibungslos kommunizieren mit jedem Kanal und jeder Anwendung, die diese Daten nutzt.

Effizienz und Datenqualität: Schluss mit der „Excel-Hölle“

Warum das wichtig ist:

Wer für Produktdaten verantwortlich ist (etwa Master Data Manager, Product Data Specialist), kennt den Aufwand, Tausende Produktdatensätze manuell zu pflegen. Wenn Ihre Mitarbeitenden Stunden damit verbringen, Tabellen anzupassen, Beschreibungen zwischen Systemen zu kopieren und zu prüfen, ob alle Kanäle aktuelle Daten zeigen, brauchen Sie ein PIM.

Verteilte Excel-Dateien sind anfällig für menschliche Fehler und Widersprüche. So entstehen ernste Fehler wie falsche Produktmaße oder Beschreibungen, die zu Retouren und Reklamationen führen. Ungenaue Produktbeschreibungen sind ein häufiger Grund für Retouren bei Online-Käufen, und Retouren sind im E-Commerce extrem teuer.

Mehr noch: Fehler und Widersprüche in Produktdaten sind eine häufige Ursache für Retouren, und viele Verbraucher sagen, dass sie bei einem Händler nicht mehr kaufen würden, wenn sie einmal ein Produkt erhalten haben, das nicht der Beschreibung entsprach. Das zeigt, wie entscheidend die Qualität der Produktdaten für das Vertrauen der Kunden und das Geschäftsergebnis ist.

Wiederkehrende Aufgaben automatisieren:

Einer der größten Vorteile eines PIM für operative Teams ist die Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Viele Aufgaben beim Erstellen und Anreichern von Produktinformationen sind Routine, etwa fehlende Werte in großen Mengen ergänzen, Einheiten umrechnen, Beschreibungen formatieren oder Texte übersetzen.

Das richtige PIM nimmt Ihnen einen großen Teil dieser Routinearbeit ab und erledigt vieles automatisch. Die Mitarbeitenden können sich dann auf Weiterentwicklung konzentrieren statt auf monotone Handarbeit.

Statt fehlende Daten in Tabellen manuell zu suchen, kann ein PIM zum Beispiel leere Felder oder Widersprüche automatisch erkennen und eine Liste der Produkte anzeigen, die Aufmerksamkeit brauchen. Mit der Massenbearbeitung korrigieren Sie ein Attribut für alle ausgewählten Produkte in einem Schritt. In Excel bräuchte das komplexe Makros oder viele Stunden Arbeit.

Validierung und Datenqualität:

Ein gutes PIM wird zum Wächter Ihrer Datenqualität. Es hat Validierungsregeln und Qualitätskontrollen, die die Veröffentlichung eines Produkts blockieren, wenn wichtige Informationen fehlen oder ein Fehler erkannt wird.

Mit anderen Worten: Es lässt kein Produkt mit fehlenden Bildern, Beschreibungen oder falschen technischen Werten in Ihren Onlineshop oder Katalog. Diese Validatoren arbeiten wie ein automatisches Lektorat. Sie markieren Felder rot, die Aufmerksamkeit brauchen (etwa fehlende Maße oder ein falsches Datenformat), und verhindern, dass das Produkt als verkaufsbereit gilt, bis das Problem behoben ist.

Das sichert konsistente, hochwertige Informationen und damit das Vertrauen der Kunden.

Manche Systeme bieten sogar Kennzahlen zur Produktdatenqualität oder Scorecards. Akeneo PIM hat zum Beispiel einen Product Score, der Vollständigkeit und Konsistenz jedes Produkts bewertet, und in Pimcore definieren Sie eigene Qualitätsregeln und KPIs.

So sieht die verantwortliche Person sofort, welche Produkte Arbeit brauchen (etwa wenn bei einem Produkt erst 60 % der Pflichtattribute gefüllt sind), und kann die Korrekturen priorisieren.

Schluss mit der „Excel-Hölle“:

In der Praxis bedeutet PIM den Abschied von Dutzenden Tabellen und Dateiversionen. Ihr Unternehmen erhält stattdessen eine zentrale Single Source of Truth für Produktdaten. Alle Änderungen erfolgen an einem Ort und werden automatisch in alle Kanäle übertragen.

Keine Abteilung führt mehr eigene Produkttabellen, die nie ganz übereinstimmen. Keine Probleme mehr mit dem Dateizugriff (wer hat die neueste Version?): Alle arbeiten mit derselben, stets aktuellen PIM-Datenbank.

Im Ergebnis verlieren Mitarbeitende keine Zeit mehr mit dem „Löschen von Datenbränden“, und die Zahl menschlicher Fehler sinkt drastisch. Standardisierte, vollständige Produktdaten reduzieren Fehlkäufe und Reklamationen. Das führt direkt zu weniger Retouren und Beanstandungen. Das entlastet Kundenservice und Logistik enorm.

Schneller wachsen, mehr verkaufen: PIM als Werkzeug für den E-Commerce

Warum das wichtig ist:

Wer für Category Management und Online-Vertrieb verantwortlich ist (etwa Category Manager, E-Commerce Manager), erwartet vom PIM nicht nur Ordnung in den Daten, sondern auch mehr Umsatz und Wettbewerbsvorteile.

Im Handel zählen vor allem zwei Faktoren:

• Qualität der Produktinhalte (Beschreibungen, Bilder, Attribute), die Conversion und SEO beeinflusst.
• Time-to-Market: wie schnell Sie neue Produkte einführen.

Der Wettbewerb schläft nicht: Dauert die Aufnahme neuer Produkte Wochen und sind Ihre Beschreibungen knapp oder schlecht optimiert, ranken andere in den Suchergebnissen vor Ihnen und gewinnen mehr Kunden. Prüfen Sie bei der Wahl eines PIM, wie es sich auf Tempo und Attraktivität Ihrer Angebotsdarstellung auswirkt.

Besseres SEO und mehr Sichtbarkeit online:

Im E-Commerce ist die Sichtbarkeit von Produkten bei Google und anderen Suchmaschinen überlebenswichtig. Ein PIM-System hilft hier sehr. Es gibt Ihnen volle Kontrolle über jedes Element der Produktinformation. So erstellen Sie für jedes Produkt einzigartige, ausführliche Beschreibungen mit den richtigen Keywords und passenden strukturierten Daten (etwa schema.org-Markup).

Das führt zu besserer organischer Sichtbarkeit Ihrer Produkte in den Suchergebnissen. Suchmaschinen belohnen Seiten mit umfangreichen, konsistenten Daten, und ein PIM macht es viel leichter, diese Qualität zu halten.

Außerdem hilft ein gutes PIM, Duplicate Content zu vermeiden. Dank zentraler Steuerung erstellen Sie unterschiedliche Inhalte für verschiedene Kanäle (etwa eine Version für die eigene Website und eine für die Anforderungen von Amazon).

Konsistente Informationen über alle Kanäle unterstützen auch das SEO: Sehen Suchmaschinen an vielen Stellen übereinstimmende Daten, stufen sie diese als vertrauenswürdiger ein.

Praxisbeispiele zeigen, dass PIM und optimierte Produktdaten den organischen Traffic auf Produktseiten innerhalb weniger Monate steigern können. Produkte werden also leichter gefunden und bringen zusätzlichen Umsatz, ohne dass das Werbebudget steigt.

Schnellere Produkteinführungen:

Im Handel ist es entscheidend, schnell auf Markttrends und neue Sortimentschancen zu reagieren. Will das Marketing eine neue Saisonkollektion starten, kann ein PIM-System diesen Prozess von Wochen auf Tage verkürzen.

Dank zentraler Daten und der Veröffentlichung in allen Kanälen gleichzeitig verkürzt sich die Time-to-Market deutlich. Kein mühsames Konfigurieren jedes einzelnen Kanals mehr. Sie legen das Produkt im PIM an, erfassen alle Informationen einmal (Beschreibung, Bilder, technische Attribute, Übersetzungen) und übertragen die Daten dann in Ihren Onlineshop, auf Marktplätze, in die mobile App und sogar in Printkataloge.

Was früher Wochen an Abstimmung zwischen Abteilungen (IT, Marketing, Vertrieb) brauchte, gelingt jetzt an einem einzigen Tag: Sobald der Lieferant das Produkt bereit hat, kann die vollständige Beschreibung fast sofort in all Ihren Kanälen erscheinen.

Unternehmen mit PIM berichten von schnellerer Time-to-Market für neue Produkte. In der Praxis heißt das: Sie sind schneller als der Wettbewerb und erzielen früher Umsatz mit neuen Artikeln. Für E-Commerce Manager ist diese Agilität ein großer Vorteil.

Omnichannel und einheitliche Darstellung:

Mit einem PIM erschließen Sie neue Kanäle leichter. Hat Ihr Unternehmen bisher nur über den eigenen Onlineshop verkauft, lassen sich Amazon, Allegro oder andere Marktplätze mit PIM deutlich einfacher anbinden. Die Daten sind bereits aufbereitet und geprüft, Sie müssen nur noch die Integration konfigurieren.

Dasselbe gilt für neue Auslandsmärkte: PIM vereinfacht die Pflege mehrerer Sprachversionen Ihrer Produktinhalte.

All das führt zu größerer Reichweite und höheren Umsätzen ohne Chaos im Informationsmanagement. Ebenso wichtig: Kunden erhalten eine einheitliche Botschaft. Ob sie Ihr Produkt auf der Website, in der mobilen App oder auf einem Marktplatz sehen, die Daten sind aktuell und gleich vollständig.

Diese Konsistenz über alle Kanäle verbessert Kundenerlebnis und Conversion Rate deutlich, denn mit vollständigen, vertrauenswürdigen Informationen kaufen Menschen eher.

KI und intelligente Funktionen nutzen:

Moderne PIM-Systeme bieten immer häufiger KI-gestützte Module. Für Marketingteams kann das ein echter Wendepunkt sein.

Manche Lösungen können zum Beispiel Produktbeschreibungen automatisch erstellen, auf Basis definierter Attribute und Keywords. Die KI analysiert Spezifikationen und Merkmale und erstellt eine einzigartige, SEO-optimierte Beschreibung. Bei Hunderten neuer Produkte spart das enorm viel Zeit: Das Marketing muss nicht mehr jede Beschreibung neu schreiben.

Die erzeugten Texte lassen sich an verschiedene Kanäle anpassen (kürzer für Produktkarten, länger für Blogartikel) und an Sprachen (die KI kann Übersetzungen mit branchenspezifischer Terminologie vorschlagen).

KI wird auch für Marktanalysen und Empfehlungen eingesetzt. Module für Digital-Shelf-Analytics beobachten etwa die Angebote des Wettbewerbs und schlagen vor, welche Informationen Ihre Produkte wettbewerbsfähiger machen.

Ein weiteres Beispiel: Algorithmen, die Widersprüche oder Lücken in den Daten erkennen (etwa wenn das Gewicht eines Produkts nicht zu seinen Maßen passt), bevor die Information live geht.

Für das Unternehmen bedeutet das weniger Fehler und eine laufend bessere Qualität der Produktinhalte.

PIM hilft auch, Sortimentslücken zu erkennen. Dank zentraler Datenanalyse sehen Sie zum Beispiel, dass Ihnen Produkte in einer Kategorie fehlen, in der der Wettbewerb stark ist, oder dass bestimmte Produktattribute den Umsatz stark beeinflussen (die Analysemodule des PIM machen solche Erkenntnisse sichtbar).

Ein E-Commerce-Team mit einem guten PIM arbeitet also schneller und wirksamer: Kollektionen starten in Tagen statt Wochen, mit reichhaltigeren, überzeugenderen Produktinhalten als je zuvor.

Skalierbarkeit, Compliance und ROI: die strategische Sicht

Warum das wichtig ist:

Auf Ebene der Geschäftsführung (etwa E-Commerce Director, CEO) wird ein PIM nach langfristigem Geschäftsnutzen, Sicherheit und Compliance sowie Return on Investment bewertet.

Die Entscheidung für ein PIM fällt oft im Rahmen der Wachstumsstrategie für die kommenden Jahre. Die zentralen Fragen lauten: Wächst das System mit uns (mehr Produkte, Märkte, Kanäle)? Hilft es uns, aktuelle und künftige gesetzliche Anforderungen an Produktinformationen zu erfüllen? Rechnet es sich durch Einsparungen und zusätzlichen Umsatz?

Skalierbarkeit und Kosteneffizienz:

Ein mittelständisches Handelsunternehmen will groß werden, also muss das gewählte PIM mit dem Unternehmen wachsen. Skalierbarkeit betrifft die Technik (verkraftet das System zehnmal mehr Produkte und Nutzer?) und die Kostenstruktur.

Manche PIM-Plattformen (vor allem SaaS) koppeln den Preis an die Zahl der SKUs oder Nutzer. Prüfen Sie vorab, ob die Kosten nicht untragbar werden, wenn sich Ihr Sortiment verdoppelt. Auch hier können Open-Source-Lösungen mit Open-Core-Modell im Vorteil sein: Der Kern ist kostenlos oder günstiger, und Sie zahlen nur für zusätzliche Module oder Support.

Wichtig ist auch, dass das PIM einen On-Premise-Betrieb unterstützt, wenn Ihre Unternehmensrichtlinien verlangen, sensible Daten im eigenen Haus zu speichern. Viele Mittelständler im technischen oder B2B-Bereich bevorzugen das aus Sicherheitsgründen.

Kurz gesagt: Ein flexibles Lizenz- und Betriebsmodell ist ein großes Plus.

Aus geschäftlicher Sicht lohnt sich ein PIM nur, wenn es sich rechnet. Zum Glück zeigen viele Praxisbeispiele, dass genau das der Fall ist. Ein PIM strafft die Prozesse im Management von Produktinformationen und spart so Zeit und Kosten.

Automatisierung reduziert manuelle Arbeit (weniger Stunden für die Dateneingabe), bessere Datenqualität vermeidet Verluste (weniger Retouren, weniger Strafen auf Marktplätzen), und schnellere Produkteinführungen bringen früher Umsatz.

Damit gilt: Mit einem guten PIM skalieren Sie Ihr Geschäft, ohne dass die Betriebskosten proportional steigen. Sie können Ihr Sortiment erweitern oder neue Märkte erschließen, ohne ein Heer neuer Mitarbeitender einzustellen oder Dutzende zusätzliche Werkzeuge zu kaufen.

Wie es eine Analyse formuliert: Sie müssen Ihre Ausgaben nicht erhöhen, um den Umsatz zu steigern, wenn Ihr PIM einen größeren Geschäftsumfang bewältigen kann.

Gesetzliche Anforderungen:

In den letzten Jahren werden die Vorschriften für Produktinformationen immer zahlreicher, besonders in der EU. Ein Beispiel ist der Digitale Produktpass (DPP) im Rahmen des EU Green Deal. Unternehmen müssen dann detaillierte Daten zu Herkunft, Materialien, Recycling und Sicherheit jedes Produkts bereitstellen. Auch Mittelständler sind betroffen (etwa in Elektronik, Haushaltsgeräten, Textilien und Spielwaren).

Achten Sie bei der Wahl eines PIM darauf, dass das System gesetzlich geforderte Informationen leicht speichern und veröffentlichen kann. Zentrale Produktdaten im PIM vereinfachen die Compliance erheblich: Alle nötigen Daten (Zertifikate, Materialzusammensetzung, Sicherheitshinweise usw.) liegen an einem Ort und können in digitale Produktpässe übernommen werden.

PIM unterstützt die DPP-Konformität, weil die Daten vollständig, aktuell und dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.

Moderne PIM-Systeme bieten zudem schon Funktionen für den DPP, etwa Integrationen mit Blockchain-basierten Technologien, die eindeutige Produktkennungen (QR-Codes) für digitale Produktpässe erzeugen.

Da ein PIM Informationen in allen Kanälen automatisch aktualisiert, ändern Sie bei neuen Vorschriften die Daten nur an einer Stelle. Das ist entscheidend, denn die EU-Vorgaben ändern sich laufend. Mit einem PIM-System passen Sie Produktdaten schnell an neue Anforderungen an und vermeiden Strafen wegen Nichteinhaltung.

Für die Geschäftsführung ist diese Sicherheit unbezahlbar. Statt (womöglich hohe) Bußgelder für fehlende Angaben auf Etiketten oder Produktseiten zu riskieren, haben Sie ein System, das standardkonforme Daten sicherstellt und notwendige Berichte oder Auskünfte für Prüfbehörden leicht liefert.

PIM sorgt außerdem für volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung wird protokolliert. Sie wissen, wer was wann geändert hat, und das verlangen Vorschriften oft.

Schneller Return on Investment (ROI):

Am Ende fragt die Geschäftsführung: Rechnet sich das?

Alle genannten Punkte (mehr Umsatz, niedrigere Personalkosten, weniger Retouren, keine Bußgelder) sorgen zusammen für einen sehr schnellen ROI eines PIM-Systems. Je mehr Produkte und Kanäle Sie verwalten, desto schneller amortisiert es sich.

Wenn Ihr Unternehmen große Mengen an Produktdaten verarbeitet, in mehreren Kanälen aktiv ist und Wert auf konsistente Informationen legt, ist die Einführung eines PIM eine Investition mit hohem ROI.

Viele Unternehmen sehen innerhalb weniger Monate greifbare Ergebnisse: höhere Conversion Rates (bessere Beschreibungen erhöhen die Kaufwahrscheinlichkeit), niedrigere Betriebskosten (durch Automatisierung und effizientere Teams) und geringere Fehlerkosten (Retouren, Korrekturen, Strafen).

Eine Zusammenfassung der Vorteile hält fest: PIM senkt Personal- und Zeitkosten, steigert Conversion und Umsatz, reduziert Retouren, beschleunigt Produkteinführungen und ermöglicht Wachstum ohne zusätzlichen Overhead.

Dem ist kaum zu widersprechen. Deshalb sagen immer mehr: Die Frage ist nicht „Können wir uns ein PIM leisten?“, sondern „Können wir es uns leisten, kein PIM zu haben?“

Fazit

Die Wahl eines PIM-Systems für ein mittelständisches Handelsunternehmen sollte eine gut durchdachte Entscheidung sein, die alle oben genannten Aspekte berücksichtigt. Die ideale Lösung verbindet ein starkes technisches Fundament (flexible Architektur, einfache Integrationen, keine Abhängigkeit vom Anbieter) mit hoher Benutzerfreundlichkeit (Automatisierung und Komfort für die Datenverantwortlichen) und echtem Geschäftsnutzen (schnellere Produktaufnahme, bessere Inhalte, mehr Umsatz) und erfüllt zugleich strategische Anforderungen (Sicherheit, Compliance, Rentabilität).

Hier die Checkliste der wichtigsten Auswahlkriterien für ein PIM in einem mittelständischen Unternehmen:

• Integration und Interoperabilität: Stellen Sie sicher, dass sich das PIM reibungslos mit Ihrem ERP, Ihrer E-Commerce-Plattform, Ihrem Data Warehouse und weiteren Systemen integriert. Offene APIs und fertige Konnektoren für gängige Plattformen sind entscheidend. Das PIM muss der zentrale Knoten Ihrer Produktdaten sein. Lässt es sich nicht an Ihr Ökosystem anbinden, kann es diese Rolle nicht erfüllen.
• Flexible Architektur (MACH) & kein Vendor Lock-in: Wählen Sie ein System mit offener Architektur, idealerweise nach den Prinzipien Microservices und API-first. So vermeiden Sie einen Vendor Lock-in und entwickeln sich in Ihrem eigenen Tempo weiter. Ziehen Sie Open-Source- oder Open-Core-Lösungen in Betracht, die Zugriff auf den Code bieten und Anpassungen an Ihre Anforderungen erlauben.
• Funktionen für Datenqualität: Das System sollte Validierungsregeln, Vollständigkeitsprüfungen (etwa einen Qualitäts- oder Vollständigkeits-Score) und eine einfache Massenbearbeitung bieten. Die automatische Erkennung fehlender oder falscher Daten ist eine große Hilfe: Ein gutes PIM lässt kein Produkt ohne wichtige Attribute live gehen. Achten Sie darauf, dass das PIM auch Einheiten automatisch umrechnet, Daten formatiert und die Konsistenz über Sprachen und Kanäle hinweg sichert.
• Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung: Eine intuitive Oberfläche ist entscheidend, denn viele Abteilungen nutzen das PIM (IT, Marketing, Vertrieb, Einkauf). Es muss leicht bedienbar und an ihre Anforderungen anpassbar sein. Suchen Sie nach Funktionen, die wiederkehrende Aufgaben automatisieren: Importe, Massenaktionen, Beschreibungen, Übersetzungen. KI im PIM ist ein großes Plus: KI-Module, die SEO-Beschreibungen erstellen, Keywords vorschlagen oder Trends analysieren, beschleunigen das Marketing und verschaffen Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil.
• Omnichannel und Skalierbarkeit: Prüfen Sie, ob das PIM mehrere Kanäle unterstützt (Onlineshop, Marktplätze, mobile Apps, PDF-Kataloge) und wie leicht sich neue hinzufügen lassen. Das System sollte Produktinformationen in allen Kanälen in einem Schritt veröffentlichen und aktualisieren. Das ist der Schlüssel zu kürzerer Time-to-Market. Prüfen Sie auch, ob die Lösung das erwartete Wachstum bei Produkten und Nutzern ohne Leistungsprobleme oder drastisch steigende Kosten bewältigt.
• Sicherheit und Compliance: Prüfen Sie, ob das PIM Ihre Sicherheitsanforderungen erfüllt (etwa On-Premise-Option, fein abgestufte Zugriffsrechte, Änderungsprotokoll). Ist Ihre Branche reguliert (etwa durch EU-Informationspflichten wie den DPP), prüfen Sie, wie das PIM die Compliance unterstützt: Kann es die nötigen Daten speichern, Berichte erzeugen und sich mit Compliance-Plattformen integrieren? Das PIM sollte Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden, die zu Strafen führen könnten, und mit Gesetzesänderungen Schritt zu halten.

Die Wahl eines PIM-Systems ist eine strategische Entscheidung, die die Zukunft Ihres E-Commerce prägen kann. Das richtige PIM wird zum Rückgrat Ihres Produktdatenmanagements: Es strafft Abläufe, beseitigt das Informationschaos und legt ein stabiles Fundament für Wachstum.

Wenn Sie sich an diesen Kriterien orientieren, steigen Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Implementierung deutlich. Denken Sie daran, das System auf die Besonderheiten Ihres Unternehmens abzustimmen: Ein technisches B2B-Unternehmen mit komplexen Spezifikationen braucht ein anderes PIM als ein Modehändler, der schnell kreative Inhalte benötigt.

Die gute Nachricht: Der Markt bietet Open-Source-Lösungen (etwa Pimcore, Akeneo Community, Ergonode), die IT-Teams für ihre Flexibilität schätzen, und kommerzielle SaaS-Plattformen (etwa Plytix, Salsify, Pimberly), die Fachanwender für ihre benutzerfreundliche Oberfläche loben, dazu viele hybride Modelle dazwischen.

Am wichtigsten ist, Ihre Anforderungen und Ziele für das PIM klar zu definieren und die Lösungen auf der Shortlist dann zu testen (viele Systeme bieten eine Demo oder eine Community Edition zur eigenen Installation). Beziehen Sie verschiedene Beteiligte in die Bewertung ein, sowohl die Technik als auch die künftigen Nutzer aus Produkt- und E-Commerce-Teams. Ihr Feedback hilft, ein Werkzeug zu wählen, das alle gern nutzen.

Der Aufwand für die Wahl des richtigen PIM zahlt sich vielfach aus. Wie die Beispiele zeigen, kann ein PIM ein starker Katalysator für Ordnung und Wachstum in Ihrem Unternehmen sein: Es senkt Kosten und manuellen Aufwand, steigert den Umsatz und bereitet Ihr Unternehmen auf künftige Herausforderungen vor.

In der heutigen Omnichannel-Welt ist ein gutes PIM kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit, wenn Sie wettbewerbsfähig bleiben und Ihren Kunden ein hervorragendes Einkaufserlebnis bieten wollen. Viel Erfolg bei der Wahl!

Mehr dazu: Herausforderungen bei Produktdaten in der Werkzeugbranche.